| 15.12.2003 Документальное оформление торговых операций с использованием ККМ |
|
Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" признал утратившим силу Закон РФ от 18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением"*. По закону N 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели (ИП) обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ РАБОТЫ С ККМ С помощью ККМ контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в бухгалтерской отчетности и исчисления налогов. Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета организации (или ИП) в качестве налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах (ЦТО). На территории РФ разрешается использовать только те виды ККМ, которые включены в Государственный реестр ККМ. После регистрации владелец ККМ получает в налоговой инспекции регистрационную карточку, причем день получения этой карточки считается первым днем эксплуатации ККМ. С завода-изготовителя ККМ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККМ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККМ, регистрационный номер ККМ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККМ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить. РАБОТА С ККМ И ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ С кассиром, работающим на ККМ, администрация организации обязательно заключает договор о материальной ответственности. Перед началом работы кассир обязан проверить исправность ККМ, заправить чековую и контрольную ленты, установить текущую дату, перевести нумератор на нули. Контрольно-кассовая лента оформляется на начало и конец дня. На ней проставляются число, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, а в конце рабочего дня - клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации предприятия. Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи. Затем кассир может пробить несколько нулевых чеков для проверки четкости и правильности печати всех реквизитов на чековой и контрольной лентах. Нулевые чеки необходимо приложить в конце дня к кассовому отчету. Теперь рассмотрим основные режимы работы ККМ, такие, как "касса", снятие сменного Х-отчета и Z-отчета (гашение показаний). В режиме "касса" кассир пробивает суммы денег и печатает чеки, которые он обязан выдавать покупателям. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. ККМ складывает все пробитые суммы. Для контроля со стороны налоговых органов важна только общая накопленная сумма, но для внутреннего учета руководителю предприятия и бухгалтеру необходимо знать, как эта сумма распределена, например, по секциям (отделам) торгового предприятия. Поэтому обычно, если в магазине более одной секции, ККМ накапливает суммы по каждой секции и итоговую - по всем секциям. На выдаваемом покупателям чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее ИНН, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, а также дата, время и стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Нередко на чеке можно увидеть и другие реквизиты, например сумму сдачи, идентификатор секции, наименование или код товара, шифр кассира и т.д. X-отчет - это дневной отчет без обнуления информации в оперативной памяти. Х-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККМ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений. Х-отчеты снимаются для контроля поступления выручки предприятия в течение смены по требованию администрации или для периодической сдачи наличной выручки в кассу предприятия или старшему кассиру. При такой сдаче выручки оформляется приходный ордер по форме N КО-1, квитанция которого остается у кассира для подтверждения факта передачи указанной на нем суммы денег. В течение смены можно сколько угодно раз пробивать Х-отчеты. На накоплении сумм в ККМ это никак не сказывается. Такие отчеты можно снимать по секциям, по сменному итогу и по главному итогу. Эти отчеты используют, например, для определения недостачи или излишка в кассе. При этом сверяют данные денежных счетчиков (Х-отчета) с выручкой, находящейся в денежном ящике ККМ. Z-отчет - это дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память. Z-отчет снимается представителем администрации в присутствии кассира только один раз в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККМ. Представитель администрации в присутствии кассира получает Z-отчет и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, которую необходимо хранить. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, сумму дневной выручки, дату и время окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). Затем кассир готовит денежную выручку и другие платежные документы, составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру. В Z-отчете отражаются не только показания контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, суммы скидок и аннулированные чеки. Сумма дневной выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте и с суммой денег, сданных кассиром-операционистом старшему кассиру, а в случае инкассации соответствовать сумме денег, уложенных в инкассаторскую сумку. Примеры X- и Z-отчетов даны ниже. |------------------------------------| |------------------------------------| |ООО "Техномаг" | | ООО "Техномаг" | |Улица Бутырская, 34 | |Улица Бутырская, 34 | |------------------------------------| |------------------------------------| |Х-отчет кассира | |Z-отчет за смену | |за 20.08.03 с 10:00 по 12:45 | |гашение | |------------------------------------| |за 20.08.03 с 10:00 по 20:02 | |Кассир 8 Касса 12300003 Отчет 00345 | |------------------------------------| | | |Касса 12300003 Отчет 000323 | |Администратор | | | | | |Реализация (руб.) 80937,45 | |Реализация (руб.) 80937,45 | |Количество продаж 8 | |Количество продаж 8 | | | | | |Возврат (руб.) 1325,50 | |Возврат (руб.) 1325,50 | |Чеки возврата | |Чеки возврата | | | | | | Номер Время | | Номер Время | | 00032 12:45 | | 00032 12:45 | | | | | |Возвратов 1 | |Возвратов 1 | | | | | | Выручка а | |Выручка | | | | | |Рубли 80937,45 | |Рубли 80937,45 | |------------------------------------| | | |Наличная выручка (руб.) | | | |Начальное показание 136783,97 | |Кассир-операционист Иванова И.И. | |За смену 80937,45 | | | |Конечное показание 217721,42 | |___________ 20.08.03 12:45 ________| | | | | | | |Фискальный режим (ИНН) 7654321003 | |Счетчик гашений 0001 | |------------------------------------| | | |Свободно 5991 ячеек в ФП | | | | | |Кассир-операционист Иванова И.И. | |___________ 20.08.03 20:02 _______| |Фискальный режим (ИНН) 7654321003 | |------------------------------------| При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККМ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам. Но при этом сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККМ, она будет отличаться на сумму продаж по документам, которая обязательно должна отражаться в журнале кассира-операциониста. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККМ: КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины"; КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию"; КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам"; КМ-4 "Журнал кассира-операциониста"; КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста"; КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста"; КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации"; КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ"; КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы". ВОЗВРАТ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ - ФОРМА N КМ-3 В случае отказа покупателя от покупки при наличии погашенного чека он должен обратиться к администрации предприятия. Руководитель подписывает чек и разрешает кассиру сделать возврат денег из кассы. Следует иметь в виду, что кассир-операционист может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам лишь при наличии подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующие покупке суммы. Чек сохраняется кассиром до конца рабочего дня (или смены). При сдаче и оформлении выручки за день составляется акт о возврате по форме КМ-3. Этот акт составляется в одном экземпляре членами комиссии, затем сдается в бухгалтерию организации вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, и хранится там вместе с документами за данное число. Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. Таким же образом оформляются ошибочно пробитые чеки. Если товар был частично оплачен наличными, частично - по пластиковой карте, возврат производится точно таким же образом, как производилась оплата. Иначе говоря, нельзя вернуть всю стоимость товара только по пластиковой карте или только наличными деньгами. Если кассир пробивает возвратные чеки (чеки на сумму, которая возвращается покупателю, обычно со знаком "минус"), то в Z-отчете будет отражена информация о возврате. Однако возвратный чек пробивать не обязательно, это только сервисная функция некоторых ККМ, потому что сумма возврата не вычитается из суммы продаж по денежным счетчикам, в том числе и в фискальной памяти. В фискальной памяти фиксируются все суммы продаж (без учета возвращенных сумм). Если покупатель возвращает товар, но чек у него не сохранился, то он обязательно должен написать заявление о возврате денег и указать свои паспортные данные. При этом вернуть деньги можно только из главной кассы, оформив расходный кассовый ордер и отразив эту операцию в кассовой книге. ЖУРНАЛ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА - ФОРМА N КМ-4 Журнал кассира-операциониста - форма N КМ-4 - заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера и печатью предприятия. В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККМ. Записи в журнале кассира-операциониста производятся ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера. После снятия Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6, 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира и представителя администрации (графы 7 и 8). Записи в журнале ведутся по Z-отчетам, при этом по каждому из них делается запись в книге кассира-операциониста, даже если он нулевой (выручки за день не было). Фрагмент листа журнала кассира-операциониста, содержащий две записи, показан на с. 29. В графе 1 журнала указывается дата снятия отчета. У каждого Z-отчета есть свой номер, который увеличивается с каждым снятием отчета на единицу. Эти номера отчетов и записываются в графы 4 и 5. Все Z-отчеты, полученные на ККМ, должны обязательно аккуратно собираться и храниться, например, в отдельной папке или скрепляться с отчетом кассира за день. В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 "Оплачено по документам" соответственно указывают сумму продаж по кредитным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Сумма денег по возвращенным покупателями чекам записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки по кассе. В конце смены эти данные заверяются ответственными лицами в графах 16 - 18. В случае неисправности ККМ кассир вместе с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в книге времени и причины окончания работы. Затем администрация вызывает специалиста по ремонту, который делает запись в специальном журнале - "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ" по форме N КМ-8. СПРАВКА-ОТЧЕТ КАССИРА - ФОРМА N КМ-6 Справка-отчет по форме N КМ-6 используется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляется в одном экземпляре ежедневно, подписывается кассиром-операционистом и вместе с выручкой и приходным кассовым ордером сдается старшему кассиру, в главную кассу или руководителю организации. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков (Z-отчет) на начало (графа 5) и конец (графа 6) рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (графа 8), и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. За прием денег в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Пример отчета изображен на с. 30. Если в организации несколько ККМ, то этот отчет служит основанием для составления сводного отчета (по всем кассовым аппаратам) "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7). Прием выручки в главную кассу также оформляется приходным ордером, а квитанция к нему остается у кассира-операциониста. CРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у руководителя предприятия, его заместителя или главного бухгалтера. Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет. Ответственность за их сохранность несет руководитель предприятия. Унифицированная форма N КМ-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 |-----------------| | Код | |-----------------| Форма по ОКУД | 0330103 | ООО "Техномаг" |-----------------| ______________________________________ по ОКПО | 49417586 | организация, номер телефона |-----------------| __________________________________________ ИНН | 7654321003 | Москва, ул. Бутырская, 34, тел. 765-43-21 |-----------------| __________________________________________ | | структурное подразделение |-----------------| Вид деятельности по ОКДП | 5139010 | Контрольно- АМС-100Ф |---------------+-----------------| кассовая _______________ номер|производителя | 12300003 | машина модель (класс, |---------------+-----------------| тип, марка) |регистрационный| 1234567 | "Пилот-22"|---------------+-----------------| Прикладная программа _________________________ | | наименование |-----------------| Кассир | Иванова И.И. | |-----------------| Вид операции | Возврат по чеку| |-----------------| |---------------------| УТВЕРЖДАЮ | Номер | Дата | Руководитель |документа|составления| Директор |---------+-----------| _________________ АКТ | 23 | 20.08.03 | должность |---------------------|Сидоров Сидоров Ф.С. О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ ________ ___________________ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ (КЛИЕНТАМ) подпись расшифровка подписи ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ "20" августа 2003 г. (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) Настоящий акт составлен комиссией, которая установила: Номер по по- рядку Наименование отдела, секции Код бригады Номер чека Сумма чека, руб. коп. Должность, фамилия, и., о. лица, разрешившего возврат денег по чеку 1 2 3 4 5 6 1 Аудио-Видео 3 00032 1325,50 Сидоров Ф.С. и т.д. Итого |1325,50| |-------| Выдано покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам Одна (по ошибочно пробитым чекам) согласно акту на сумму ______________ прописью тысяча триста двадцать пять 50 _______________________________________________ руб. ________ коп. На указанную сумму следует уменьшить выручку кассы. Перечисленные возвращенные покупателями (клиентами) чеки (ошибочно пробитые чеки) погашены и прилагаются к акту. Приложение ___1____. Члены комиссии: Котов Котов К.К. Заведующий отделом (секцией) ____________ ______________ подпись расшифровка подписи Зверева Зверева В.В. Старший кассир ____________ ______________ подпись расшифровка подписи Иванова Иванова И.И. Кассир - операционист ____________ ______________ подпись расшифровка подписи _________________________ ____________ ______________ должность подпись расшифровка подписи Унифицированная форма N КМ-4 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 |-----------------| | Код | |-----------------| Форма по ОКУД | 0330103 | ООО "Техномаг" |-----------------| ______________________________________ по ОКПО | 49417586 | организация, номер телефона |-----------------| __________________________________________ ИНН | 7654321003 | Москва, ул. Бутырская, 34, тел. 765-43-21 |-----------------| __________________________________________ | | структурное подразделение |-----------------| Вид деятельности по ОКДП | 5139010 | Контрольно- АМС-100Ф |---------------+-----------------| кассовая _______________ номер|производителя | 12300003 | машина модель (класс, |---------------+-----------------| тип, марка) |регистрационный| 1234567 | "Пилот-22"|---------------+-----------------| Прикладная программа _________________________ | | наименование |-----------------| Кассир | Иванова И.И. | |-----------------| Вид операции | Торговая выручка| |-----------------| ЖУРНАЛ КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА за период с 01 июля по 31 декабря 2003 года Кассир Иванова И.И. Лицо, ответственное за ведение журнала ___________ _______________ должность фамилия, имя, отчество Дата (смена) Номер отдела (секции) Фамилия, имя, отчество кассира Порядковый номер конт- рольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) Показания Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. контрольного счетчика (отчета фис- кальной па- мяти), ре- гистрирующе- го количест- во переводов показаний суммирующего денежного счетчика суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп. подпись сумма, руб. коп. кассира админи- стратора 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 20.08.03 3 Иванова И.И. 000323 000323 136783,97 Иванова Хомкин 217721,42 80937,45 21.08.03 3 Петрова П.П. 000324 000324 217721,42 Петрова Сидоров 319826,12 102104,70 По данному образцу печатать четные страницы журнала по форме N КМ-4. Сдано Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неисполь- зованным кассовым чекам, руб. коп. Подпись на конец рабочего дня (смены) наличными, руб. коп. оплачено по документам всего, руб. коп. кассира. Деньги и оплаченные счета сдал администратора (старшего кассира). Показания счетчиков сняли. Деньги принял руководителя (старшего кассира) коли- чест- во сумма, руб. коп. 11 12 13 14 15 16 17 18 79611,95 - - 79611,95 1325,50 Иванова Хомкин Сидоров 92104,70 3 10000,00 102104,70 - Петрова Сидоров Сидоров По данному образцу печатать нечетные страницы журнала по форме N КМ-4. Унифицированная форма N КМ-6 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 |-----------------| | Код | |-----------------| Форма по ОКУД | 0330103 | ООО "Техномаг" |-----------------| ______________________________________ по ОКПО | 49417586 | организация, номер телефона |-----------------| __________________________________________ ИНН | 7654321003 | Москва, ул. Бутырская, 34, тел. 765-43-21 |-----------------| __________________________________________ | | структурное подразделение |-----------------| Вид деятельности по ОКДП | 5139010 | Контрольно- АМС-100Ф |---------------+-----------------| кассовая _______________ номер|производителя | 12300003 | машина модель (класс, |---------------+-----------------| тип, марка) |регистрационный| 1234567 | "Пилот-22"|---------------+-----------------| Прикладная программа _________________________ | | наименование |-----------------| Кассир | Иванова И.И. | |-----------------| Вид операции | Торговая выручка| |-----------------| Номер документа Дата составления Время работы, ч. мин. с по 323 20.08.03 КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА |-------------------------------------------------------------------------- ----------| |Поряд- | Номер | Показания |Сумма, руб. коп.|Заведующий отделом | |ковый |---------+------------------------------+----------------| (секцией) | |номер |от- |сек-|контроль- | суммир ующего |выруч- |денег, |--------------------| |конт- |дела|ции |ного счет-| дене жного |ки за |возвра-|фамилия, | подпись | |роль- | | |чика (от- | счет чика |рабочий |щенная | и., о. | | |ного | | |чета фис- |-------------------|день |покупа-| | | |счет- | | |кальной |на начало|на конец |(смену) |телям | | | |чика | | |памяти), |рабочего |рабочего |по счет-|(клиен-| | | |(отчета| | |регистри- |дня |рабо- |чику |там) по| | | |фис- | | |рующего |(смены) |чего | |неис- | | | |кальной| | |количество| |дня | |пользо-| | | |памяти)| | |переводов | |(смены) | |ванным | | | |на | | |суммирую- | | | |кассо- | | | |конец | | |щих счет- | | | |вым | | | |рабо- | | |чиков на | | | |чекам | | | |чего | | |нули | | | | | | | |дня | | | | | | | | | | |(смены)| | | | | | | | | | |-------+----+----+----------+---------+---------+--------+-------+----------+---------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |-------+----+----+----------+---------+---------+--------+-------+----------+---------| |00323 | 3 | 4 | 00323 |136783,97|217721,42|80937,45|1325,50|Котов К.К.|Котов | |-------+----+----+----------+---------+---------+--------+-------+----------+---------| | | | | | | | | | | | |------------------------------------------------+--------+-------+--------------------| Итого |80937,45|1325,50| |----------------| Семьдесят девять тысяч шестьсот одиннадцать Итого выручка в сумме ____________________________________________ прописью 95 _______________________________________________ руб. ________ коп. Принята и оприходована по кассе, по приходному кассовому ордеру N 413 от "20" августа 2003 г. КБ "Кентавр" р/с 4071234000000000331 Сдана в банк _____________________________________________________ банковские реквизиты к/с 301101810000000000647 ______________________________________ "20" августа 2003 г. 580 Квитанция N _____________ от "20" августа 2003 г. Зверева Зверева В.В. Старший кассир __________________ __________________________ подпись расшифровка подписи Иванова Иванова И.И. Кассир - операционист __________________ ________________________ подпись расшифровка подписи Директор Сидоров Сидоров Ф.С. Руководитель ____________ __________________ ____________________ должность подпись расшифровка подписи |
Источник: АКДИ "Экономика и Жизнь" |