Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.10.2004)".
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов.
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются структурными подразделениями Аппарата Мэра,
Аппарата Правительства в соответствии с требованиями, изложенными в
данном разделе Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра,
Вице-мэра, Правительства, членов Правительства изложены в п. 3.2.2
настоящего Регламента.
13.1.1. Документы Мэра, Правительства, Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства оформляются на бланках документов утвержденного образца
(кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав
реквизитов и установленный порядок их расположения (образцы оформления
писем приведены в приложениях 11, 12).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в
диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0
и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером
12-14 кеглей одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца
устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
- 20 - левое;
- 10 - правое;
- 15 - верхнее;
- 10 - нижнее.
13.1.2. Бланки документов.
13.1.2.1. Бланки документов Мэра, Правительства, Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x
297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
13.1.2.2. Управление по организации работы с документами
Правительства разрабатывает макеты бланков документов, составляет и
представляет на утверждение руководителя Аппарата Правительства альбом
бланков документов Мэра, Вице-мэра, Правительства, Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства. Эталон альбома хранится в Управлении по
организации работы с документами Правительства, контрольный экземпляр
находится в Финансово-хозяйственном управлении.
13.1.2.3. В Аппарате Мэра и Аппарате Правительства применяются
следующие утвержденные бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной
власти города (Мэра Москвы, Вице-мэра Москвы, первого заместителя Мэра
Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Правительства
Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя
Аппарата Мэра Москвы, управляющего делами Правительства Москвы и
т.п.). Применение указанных бланков допускается должностными лицами,
должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию
должности на бланке письма;
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром и
членами Правительства;
- Аппарата Мэра Москвы, Аппарата Правительства Москвы. Применение
бланков допускается руководителями соответствующих аппаратов и их
заместителями, а также руководителями структурных подразделений
Аппарата Мэра, Аппарата Правительства и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра Москвы и Аппарата
Правительства Москвы (Управления Мэра Москвы, Управления Вице-мэра
Москвы, Управления государственной службы и кадров Правительства
Москвы и других). Применение бланков допускается руководителями,
заместителями руководителей структурных подразделений, а также
специалистами, которым предоставлено право подписи;
- коллегий, научно-методических, научно-технических, экспертных и
иных советов и комиссий Мэра и Правительства (при Мэре и
Правительстве). Применение бланков допускается председателями
(руководителями) и заместителями председателя (руководителя),
ответственными секретарями указанных рабочих органов.
13.1.2.4. При оформлении писем на имя Мэра за подписью членов
Правительства бланки документов не применяются, при этом в подписи
указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и
должностными лицами Аппарата Мэра и Аппарата Правительства бланки
документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на
листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства может осуществляться как с
использованием бланка письма, так и без использования бланка. В этом
случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица,
подписавшего документ.
13.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и
должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра,
Вице-мэра, членов Правительства, должностных лиц Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства в сторонние организации, а также направлении в
адрес Мэра, Вице-мэра, членов Правительства документов за подписью
руководителей органов исполнительной власти города (департаментов,
комитетов, главных управлений, управлений, инспекций, префектур) и
лиц, официально их замещающих, а также при переписке между ними.
13.1.2.6. Допускается использование бланков документов Мэра и
Правительства, должностных лиц исполнительной власти города, Аппарата
Мэра и Аппарата Правительства, изготовленных только типографским
способом.
13.1.3. Реквизиты документов.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их
в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной
обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу
документов, являются: наименование организации (должностного лица) -
автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс
документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих
дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
13.1.3.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Мэра, Правительства,
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства.
13.1.3.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (указ, постановление, распоряжение, приказ, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Мэра и Правительства используется свой
бланк, на котором типографским способом воспроизведено наименование
вида документа.
13.1.3.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год (01.10.2002 - полное представление даты,
01.10.02 - сокращенное представление даты, 1 октября 2002 г. -
буквенно-цифровое представление даты).
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих
сведения финансового характера, а также в распорядительных документах
предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм
от верхнего края листа.
13.1.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах - ответах под датой и
номером документа-ответа.
13.1.3.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
13.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,
конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города, организации
(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при
адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед
фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают
после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; министр Правительства Москвы по вопросам
информации и общественно-политическим связям.
При адресовании документа первому заместителю Мэра в
Правительстве, на которого возложено руководство комплексом городского
управления, в наименование должности может включаться указание на
руководство комплексом, например:
Первому заместителю Мэра Москвы
в Правительстве Москвы, руководителю
Комплекса архитектуры, строительства,
развития и реконструкции
города Правительства Москвы
Ресину В.И.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При
этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат,
которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
список рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б. Черкасский пер., д. 5/2
Москва, 103012
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
органы, должностным лицам государственной власти города (Московская
городская Дума, Правительство, департаменты, комитеты, главные
управления, управления, инспекции, префектуры административных
округов), управы районов, а также при переписке между структурными
подразделениями Аппарата Мэра и Аппарата Правительства.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине
строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 110-120 мм от левого
края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при угловом
расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением
реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы
между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита "Адресат"
жирным шрифтом.
13.1.3.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слова "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю,
запятая после них не ставится).
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
13.1.3.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ----- л. в ----- экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Москвы от
16.11.2001 N 357-РП "Об Аппарате Правительства Москвы" на 9 л. в 1
экз.
2. Справка о документообороте в Аппарате Правительства Москвы за
I квартал 2002 г. на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: -----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(название документа и наименование организации
----------------------------------------------------------------------
или автора, дата и индекс документа)
и приложение к нему, всего на ----- л. в ----- экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа через 2 межстрочных интервала после текста документа.
13.1.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:
Заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочный представитель Мэра
Москвы в Московской городской Думе А.В. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый заместитель
(заместитель)..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью
аналогов собственноручной подписи допускается при подписании
документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и
др.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
13.1.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО, наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата,
например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы
в Правительстве Москвы
Л.И. Швецова
Подпись Дата
При согласовании документа членом Правительства, руководителем
органа исполнительной власти города указываются наименования обеих
должностей, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
продовольственных ресурсов
города Москвы
А.И. Бабурин
Подпись Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования, например: "Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата".
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при
внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
13.1.3.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на
документах за подписью Мэра располагаются в левом нижнем углу
оборотной стороны последнего листа документа; на документах за
подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа.
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
13.1.3.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
Аппарата Мэра или Аппарата Правительства и распространяется на
организации городского подчинения и граждан; в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм от его
верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и
левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
13.1.4. Применение печатей.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо
соответствие копии подлиннику.
Мэр, Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства
используют следующие печати:
- гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы", "Аппарат
Правительства Москвы", "Финансово-хозяйственное управление Мэрии
Москвы", "Городской благотворительный совет";
- простые круглые печати: "Управление государственной службы и
кадров Правительства Москвы", "Второе управление Правительства
Москвы", "Протокольный отдел Правительства Москвы", "Объединенная
коллегия исполнительных органов государственной власти Москвы и
Московской области", "Архив Правительства Москвы", "Для пакетов"
Правительства Москвы, "Для справок" Аппарата Правительства Москвы,
"Для пакетов" и "Для документов" Первого управления Правительства и
"Для пакетов" Второго управления Правительства.
13.1.4.1. Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра
на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города Москвы;
доверенностях, уполномочивающих представить интересы Мэра; договорах,
заключенных от имени Мэра; документах финансового характера,
благодарностях Мэра, дипломах к премиям города, документах к наградам
и почетным званиям города и т.д.
Печать хранится у Мэра или его доверенного лица (руководителя
Аппарата Мэра).
13.1.4.2. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется
подпись Мэра и членов Правительства на документах, требующих особого
удостоверения: доверенностях, уполномочивающих представлять интересы
Правительства; почетных грамотах Правительства; представлениях и
ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями
Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового
характера; договорах, заключенных от имени Правительства;
командировочных удостоверениях командированных в Правительство и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе.
13.1.4.3. Гербовой печатью "Аппарат Правительства Москвы"
удостоверяется подпись руководителя Аппарата Правительства, первого
заместителя, заместителей руководителя Аппарата Правительства,
управляющего делами Правительства Москвы на доверенностях; на
командировочных удостоверениях командированных в Правительство,
Аппарат Мэра и Аппарат Правительства; командировочных удостоверениях
командированных сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства,
сводной номенклатуре дел Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, и
т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства.
13.1.4.4. Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление
Мэрии Москвы" удостоверяется подпись управляющего делами
Правительства, руководителя Финансово-хозяйственного управления и его
заместителей, главного бухгалтера на документах, фиксирующих факт
расходования денежных средств и материальных ценностей, договорах,
трудовых книжках сотрудников Финансово-хозяйственного управления.
Печать хранится в отделе кадров Финансово-хозяйственного
управления.
13.1.4.5. Гербовой печатью "Городской благотворительный совет"
удостоверяются финансовые документы Совета, паспорта благотворительных
организаций, сертификаты благотворительных программ, выписки из
решений Совета и т.д.
Печать хранится в Отделе организационно-технического обеспечения
деятельности Городского благотворительного совета.
13.1.4.6. Печатью "Управление государственной службы и кадров
Правительства Москвы" удостоверяются:
- подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых
книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов,
составляющих личные дела должностных лиц органов исполнительной власти
города, сотрудников Аппарата Мэра и Аппарата Правительства;
- подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства на командировочных удостоверениях
командированных в Правительство, Аппарат Мэра и Аппарат Правительства;
характеристиках; доверенностях и т.п.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства.
13.1.4.7. Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы"
удостоверяются копии распорядительных документов Мэра, Вице-мэра,
Правительства, членов Правительства.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства.
13.1.4.8. Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов
государственной власти Москвы и Московской области" заверяются
решения, копии решений и выписки из решений Коллегии.
Печать хранится в Аппарате Объединенной коллегии органов
исполнительной власти Москвы и Московской области (Аналитическое
управление Мэра).
13.1.4.9. Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется
подпись заведующего архивом Правительства или исполняющего его
обязанности при заверении соответствия выданных из архива копий
документов подлинникам, хранящимся в архиве, а также на архивных
справках, составленных на основании хранящихся в архиве документов.
Печать хранится в архиве Правительства (Управление по организации
работы с документами Правительства).
13.1.4.10. Печать "Для пакетов" Правительства используется при
приеме и отправке корреспонденции Правительства, хранится в Управлении
по организации работы с документами.
13.1.4.11. Печатью "Для справок" Аппарата Правительства
заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата
Правительства на справках, выдаваемых государственным служащим города
Москвы.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства.
13.1.4.12. Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства используются в делопроизводстве Первого
управления Правительства, хранятся там же.
13.1.4.13. Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для
пакетов" Второго управления Правительства используются в
делопроизводстве Второго управления Правительства, хранятся там же.
13.1.5. Заверение копии документа.
Структурные подразделения Аппарата Мэра и Аппарата Правительства
могут выдать копии только тех документов, автором которых являются
Мэр, Вице-мэр, Правительство, члены Правительства и структурные
подразделения Аппарата Мэра и Аппарата Правительства.
Копия <*> должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита
"Подпись" и составляется по форме:
Верно
Главный специалист Управления
государственной службы и кадров
Правительства Москвы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- для копий распорядительных документов - печатью Протокольного
отдела и архива Правительства (в зависимости от места хранения
документа);
- для служебных документов - штампами с наименованием структурных
подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства или штампами
"Копия верна".
--------------------------------
<*> Кроме копий распорядительных документов, направляемых
Протокольным отделом в соответствии со списком рассылки.
13.1.6. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В
дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения Аппарата Мэра или Аппарата Правительства, в котором
исполнен документ.
13.2. Оформление документов, направляемых за рубеж.
13.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц
исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра
и Аппарата Правительства, органов исполнительной власти города, а
также обеспечения протокольных требований к международной переписке
проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя
руководителей государственного и муниципального уровня, представляются
на согласование (визирование) в Департамент международных связей
города Москвы.
13.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за
рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями,
изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и
телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без
использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском
языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным
партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует
соблюдать следующие правила оформления:
13.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением телексной и телеграфной связи).
13.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название учреждения
или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс,
страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или
кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится
только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте
документа. Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка указываются только имя,
отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его
подпись;
- при использовании других бланков (например, бланка письма
"Правительство Москвы", "Департамент международных связей города
Москвы") вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должность
лица, подписывающего документ, и его подпись.
Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".
13.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.
Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15
января 2002 г.
Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после
текста письма на уровне или ниже подписи.
13.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку на
этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".
13.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и
указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском, так и на
языке страны-адресата.
13.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется
исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через
Министерство связи, Министерство иностранных дел Российской Федерации
либо аккредитованные в Москве иностранные представительства, нарочным,
техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс,
международная телеграмма).
В случае отправления документа через Министерство иностранных дел
Российской Федерации или аккредитованные представительства Департамент
международных связей города Москвы готовит сопроводительное письмо на
имя начальника Управления Министерства иностранных дел с просьбой о
передаче документа адресату.
Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен
в подразделах 13.1 и 7.2.
13.3. Оформление доверенности.
13.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу
полномочий Мэра, Правительства, должностных лиц исполнительной власти
города на представление интересов или совершение каких-либо действий
конкретному должностному лицу и служащим органов исполнительной власти
города.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в
доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее
выдачи.
13.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке
документа:
- бланк письма Мэра используется при подписании доверенности
Мэром на представление интересов Мэра или совершение каких-либо
действий от его имени;
- бланк письма Правительства используется при подписании
доверенности Мэром на представление интересов Правительства или
совершение каких-либо действий от имени Правительства;
- должностной бланк письма должностного лица исполнительной
власти города - при подписании доверенности соответствующим
должностным лицом, передающим свои полномочия или полномочия органа,
представляемого указанным должностным лицом, например: бланк письма
руководителя Аппарата Правительства на представление интересов
Аппарата Правительства или совершение действий от имени Аппарата
Правительства.
13.3.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица
исполнительной власти города, передающего свои полномочия или
полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного
должностного лица органа исполнительной власти города;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица органа исполнительной власти города;
- гербовая печать Мэра, Правительства или Аппарата Правительства.
Порядок удостоверения печатями изложен в подразделе 13.1.4.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного должностного лица;
- образец его подписи.
Образцы доверенностей приведены в приложениях 8, 10 к настоящему
Регламенту.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.10.2004)".