Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.10.2004)".
7. Организация работы со служебными документами
и обращениями граждан
7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка
корреспонденции.
7.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан,
адресованных Мэру и Правительству, осуществляются следующими
способами:
- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами (через окно приема почты);
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием Интернет-узла Правительства;
- с использованием телексной и телеграфной связи;
- в виде телефонограмм.
7.1.2. Прием служебных документов и обращений граждан,
направленных Мэру, Вице-мэру, Правительству по почте, осуществляется в
соответствии с Инструкцией о порядке работы с почтовой
корреспонденцией для сотрудников сектора приема и отправки
корреспонденции.
7.1.3. Прием и отправка документов в Аппарате Правительства
производятся централизованно, за исключением факсимильной, телефонной
связи и электронной почты.
Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной
связи и электронной почты без использования в установленном порядке
технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому
указанные способы не могут быть использованы для передачи документов,
требующих удостоверения подлинности документа.
7.1.4. Регистрация и прохождение документов, поступивших в
Аппарат Мэра, Аппарат правительства и отправляемых из данных органов
любым из перечисленных способов, регламентируется настоящим
Регламентом.
7.1.5. Централизованный прием и отправку документов с
использованием телексной, факсимильной связи и электронной почты
осуществляет пункт связи Правительства.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для
приема и отправки документов, не требующих централизованной
регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием
специальной аппаратуры, установленной в структурных подразделениях
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства.
7.1.6. Прием, первичная обработка, доставка и отправка
корреспонденции осуществляются сектором приема и отправки
корреспонденции Управления по организации работы с документами (далее
- сектор приема и отправки корреспонденции).
7.1.6.1. Служебные документы и обращения граждан, лично
передаваемые в сектор приема и отправки корреспонденции, принимаются
только при вскрытых конвертах.
7.1.6.2. При приеме от нарочных служебных документов в разносной
книге отправителя ставятся штамп Правительства Москвы, дата и подпись
сотрудника сектора, принявшего документ, на копии документа - штамп
Правительства Москвы с указанием даты приема.
7.1.6.3. При приеме обращений от граждан при наличии копии
обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп Правительства
Москвы с указанием даты поступления документа в Аппарат Правительства.
7.1.6.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни от Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными
Приемной Мэра с последующей передачей в сектор приема и отправки
корреспонденции (с указанием, какие документы доложены Мэру или
должностному лицу).
Указанная корреспонденция передается в сектор приема и отправки
корреспонденции для ее обработки не позднее 9.30 следующего рабочего
дня.
7.1.6.5. При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с
пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента
получения.
7.1.6.6. Все конверты с поступившими в Аппарат Правительства
документами вскрываются.
Проверенные в соответствии с Инструкцией о порядке работы с
почтовой корреспонденцией для сотрудников сектора приема и отправки
корреспонденции вложения - документы, отправленные из-за рубежа или на
иностранном языке, а также с пометкой "Лично" передаются
соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.
7.1.6.7. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией
проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также
наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых
реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием
причин возврата.
7.1.6.8. Порядок получения и работы с анонимными документами,
содержащими сведения о признаках госпреступлений, осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции о порядке получения, обработки
и работе с анонимными документами, адресованными Мэру, Вице-мэру,
Правительству Москвы.
7.1.6.9. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в
сектор приема и отправки корреспонденции до 14.00 текущего дня,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей в сектор после 14.00,
проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
7.1.6.10. На документы, требующие срочного рассмотрения, - с
грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также
адресованные Мэру, Правительству Москвы и поступившие из Администрации
Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Московской городской Думы, телеграммы, заявления
граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций,
манифестаций и т.д. проставляется штамп с указанием даты текущего дня
(дня поступления), доставка их осуществляется незамедлительно (вне
графика курьерских маршрутов).
7.1.7. Сотрудники сектора приема и отправки корреспонденции и
пункта связи распределяют документы в структурные подразделения
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, осуществляющие регистрацию
поступившей корреспонденции, в соответствии с п. 7.2.2 настоящего
Регламента.
7.1.8. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
Аппарате Мэра и Аппарате Правительства в пределах зданий 11 и 13 по
Тверской улице, здания 21 по Вознесенскому переулку и здания 26 по
Леонтьевскому переулку осуществляется инспекторами - курьерами в
соответствии с графиком курьерских маршрутов.
7.1.9. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
Аппарате Мэра и Аппарате Правительства осуществляется под расписку в
реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения
документа и полной фамилии расписавшегося).
7.1.10. Отправка документов из Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства производится после регистрации документа (резолюции к
нему) в соответствующем структурном подразделении.
При отправке корреспонденции сектором приема и отправки
корреспонденции и пунктом связи проверяется наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в
неподведомственные Мэру и Правительству организации);
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
7.1.11. Руководители сектора приема и отправки корреспонденции и
пункта связи (а также всех подразделений, осуществляющих
документационное обеспечение) имеют право в случае неправильно
оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера
для исправления допущенной ошибки.
7.1.12. Документы, переданные в сектор приема и отправки
корреспонденции, отправляются внешним адресатам через фельдъегерскую
службу в 12.00 (утренний маршрут) и в 16.30 (вечерний маршрут) при
сдаче документов в сектор до 11.30 и 16.00 соответственно.
Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма
срочно", "Вручить немедленно", сдаются в группу фельдсвязи для
незамедлительной отправки (вне графика маршрутов).
К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:
- стенографические поручения Мэра;
- протоколы совещаний, проводимых Мэром;
- поручения (как вид распорядительного документа) Мэра,
Вице-мэра;
- поручения по исполнению (резолюции) служебных документов и
обращений граждан, требующих оперативного решения.
7.1.13. При отправке заказной, простой и отправляемой службой
фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры.
7.1.14. Выдача документов на руки автору или адресату допускается
в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов,
поставленных в документах.
По документам, централизованно зарегистрированным, выдача
производится в отделах Управления по организации работы с документами
под роспись получателя и при наличии записки руководителя структурного
подразделения Аппарата Правительства либо лица, его замещающего,
рассматривавшего документ.
7.2. Регистрация документов.
7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и
использования в справочных целях (служебные документы и обращения
граждан).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа
(как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы,
поступающие из Администрации Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации.
7.2.2. Регистрация документов в Аппарате Правительства
осуществляется:
- в Управлении по организации работы с документами:
адресованных Мэру;
адресованных Вице-мэру, в том числе поступивших в ходе приема
Вице-мэром представителей организаций и граждан;
поступивших в ходе приема Мэром граждан;
адресованных первым заместителям и заместителям Мэра в
Правительстве, аппараты которых размещены по адресу: ул. Тверская, 13,
в том числе поступивших в ходе приема указанными должностными лицами
представителей организаций и граждан;
адресованных руководителю Аппарата Правительства, в том числе
поступивших в ходе приема руководителем Аппарата Правительства
представителей организаций и граждан;
адресованных советникам Мэра, Вице-мэра;
адресованных должностным лицам, находящимся на централизованном
документационном обеспечении (в соответствии с номенклатурой дел);
поступивших в Правительство без указания конкретного адресата;
адресованных члену Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации - представителю от исполнительного органа
государственной власти города Москвы;
адресованных в Комиссию по вопросам помилования, образованную на
территории города Москвы;
поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов;
ответов по исполнению данных поручений;
инициативной переписки Вице-мэра, первых заместителей,
заместителей Мэра в Правительстве, руководителя Аппарата
Правительства, советников Мэра, Вице-мэра, должностных лиц -
руководителей структурных подразделений Аппарата Правительства (в
соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Мэра, Аппарата
Правительства) и документов - ответов по их исполнению;
дефис исключен.
- в Управлении Мэра:
поступивших в ходе приема Мэром представителей организаций и
частных лиц, а также подготовленных на доклад в Управлении Мэра;
инициативных документов Мэра и ответов по ним;
протоколов совещаний, проводимых Мэром, в том числе протоколов
заседаний Комиссии Правительства по финансовому обеспечению городских
программ, протоколов заседаний Оперативной группы по
продовольственному снабжению города и других, а также ответов по ним;
поручений Мэра (в том числе стенографических) и ответов по ним;
проектов распорядительных документов, поступивших в ходе приема и
направленных на доработку с поручениями Мэра и ответов по ним;
поручений по исполнению (резолюций) документов, адресованных Мэру
и поставленных на особый контроль;
- в Приемной Правительства:
поручений и документов по исполнению поручений должностных лиц
исполнительной власти города, данных в ходе приема представителей
организаций и граждан, организованного Приемной Правительства;
- в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства:
адресованных соответствующим структурным подразделениям;
инициативных документов руководителей структурных подразделений
(в соответствии с номенклатурой дел);
протоколов совещаний, проводимых Вице-мэром, руководителем
Аппарата Правительства, первыми заместителями и заместителями Мэра в
Правительстве, министрами Правительства.
7.2.3. Регистрация документов (служебной корреспонденции и
обращений граждан) осуществляется в Аппарате Мэра и Аппарате
Правительства в автоматизированном режиме.
Моментом регистрации документа (в том числе и обращения
гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа
путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированный
банк регистрационных данных и проставление на документе даты и
регистрационного номера.
7.2.4. Регистрация документов, поступивших в Управление по
организации работы с документами, производится:
- в отделе служебной корреспонденции:
служебных документов, в том числе телеграмм, телексов, факсов;
обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской
городской Думы;
парламентских и депутатских запросов;
договоров и соглашений города;
- в отделе писем граждан:
обращений граждан (в том числе поступивших с сопроводительными
письмами из других организаций, а также поступивших с приема Мэра,
Вице-мэра);
обращений граждан, поступивших в отдел по электронной почте;
обращений депутатов с приложением писем граждан.
7.2.5. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также
обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные Мэру либо в
Правительство без указания конкретного адресата, регистрируются в
Управлении по организации работы с документами при наличии идентичного
текста на русском языке либо после перевода документа (или
сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа) в
Отделе заместителя Мэра в Правительстве по внешним связям.
Корреспонденция на иностранном языке, адресованная членам
Правительства, руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства, направляется непосредственно адресату без
регистрации в Управлении по организации работы с документами.
7.2.6. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Мэру,
Вице-мэру, первым заместителям и заместителям Мэра в Правительстве,
руководителю Аппарата Правительства, министрам Правительства (или
подписанных ими), производится секретарями или дежурными приемных
вышеназванных должностных лиц и Оперативно-распорядительным
управлением Мэра (далее - Оперативно-распорядительное управление) с
регистрацией телефонограмм в специальных журналах.
7.2.7. Документы, зарегистрированные в Управлении по организации
работы с документами, как правило, в тот же день направляются
адресатам:
- адресованные Мэру - через руководство Аппарата Мэра, Аппарата
Правительства, начальника Оперативно-распорядительного управления;
- адресованные члену Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации - представителю от исполнительного органа
государственной власти города Москвы - через Управление по организации
работы с документами и группу помощников члена Совета Федерации;
- адресованные Вице-мэру, руководителю Комплекса экономической
политики и развития - через Управление координации экономической
политики и контроля за ее реализацией Правительства;
- адресованные руководителю Аппарата Правительства - через
Управление по организации работы с документами,
Организационно-аналитическое управление и Отдел руководителя Аппарата
Правительства;
- адресованные в Аппарат правительства - через руководителей
структурных подразделений Аппарата Правительства в соответствии с их
компетенцией;
- адресованные членам Правительства - по принадлежности членам
Правительства;
- поступившие без указания конкретного адресата - по
принадлежности членам Правительства, руководителям органов
исполнительной власти города в соответствии с их функциональными
обязанностями;
- адресованные должностным лицам, находящимся на централизованном
документационном обеспечении, - соответствующим адресатам.
Документы, адресованные Мэру, вместе с подготовленными
соответствующими структурными подразделениями Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства проектами резолюций (требования по подготовке и
оформлению резолюций изложены в п. 7.5) направляются Вице-мэру,
руководителю Аппарата Правительства, руководителю Аппарата Мэра либо
должностным лицам, их замещающим, для принятия решения о докладе
документов Мэру и подписания резолюций.
Документы, адресованные Вице-мэру, первым заместителям и
заместителям Мэра в Правительстве, руководителю Аппарата
Правительства, министрам Правительства, после регистрации в Управлении
по организации работы с документами направляются для подготовки
проекта резолюции в отделы первых заместителей, заместителей Мэра в
Правительстве и другие структурные подразделения Аппарата
Правительства, обеспечивающие деятельность указанных должностных лиц.
7.2.8. Документы, поступившие Мэру, Вице-мэру, первым
заместителям и заместителям Мэра в Правительстве, руководителям
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, министрам Правительства, в
ходе приема представителей организаций и граждан, по которым указанные
должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат
регистрации в Управлении Мэра или Управлении по организации работы с
документами до направления исполнителям в соответствии с
распределением обязанностей.
7.2.9. Повторными считаются документы, поступившие в Аппарат Мэра
и Аппарат правительства по одному и тому же вопросу из одной
организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в
течение года, считая от даты первичной регистрации документа в
соответствующем аппарате, и если со времени подачи первого обращения
истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если
первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не
удовлетворило заявителя или организацию.
Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же
организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам, не считаются повторными.
7.2.10. Для подготовки проекта резолюции и принятия решения о
процедуре исполнения повторных документов в соответствующие
структурные подразделения Аппарата Мэра, Аппарата Правительства
(должностным лицам) вместе с документами направляется предыдущая
переписка (дело) либо информация в виде справки, содержащаяся в базах
данных Правительства.
7.2.11. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения
документов, несут ответственность за сохранность как самих документов,
так и информации о них в базах данных, а также за оперативное
представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее
получение.
7.2.12. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.
При регистрации документов структурные подразделения Аппарата
Мэра и Аппарата Правительства используют номера в соответствии с
утвержденной Мэром индексацией структурных подразделений данных
органов.
7.2.13. По документам, зарегистрированным в Управлении по
организации работы с документами под номерами с 4-01 по 4-22,
фиксируется только заключительный этап работы по исполнению документа
(документы-отчеты, адресованные Мэру, и документы-ответы авторам
обращений за подписью Мэра, членов Правительства и других
уполномоченных им должностных лиц).
7.3. Особенности работы с обращениями граждан.
7.3.1. Работа с обращениями граждан в Аппарате Мэра и Аппарате
Правительства осуществляется на основании Закона города Москвы "Об
обращениях граждан", а также данного Регламента.
7.3.2. В соответствии с законом под обращениями понимаются
изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления,
жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции
граждан.
7.3.3. Письменные обращения граждан, адресованные Мэру,
Правительству, но относящиеся к компетенции органов исполнительной
власти города, органов местного самоуправления, отдел писем граждан
Управления по организации работы с документами (далее - отдел писем
граждан) и Приемная Правительства вправе адресовать в трехдневный срок
со дня поступления и регистрации обращения тому органу или
должностному лицу, к компетенции которого относится решение
поставленных в обращении вопросов.
Обратившимся к Мэру, Правительству лицам отдел писем граждан
направляет уведомление о том, куда направлено на рассмотрение его
обращение.
7.3.4. Письменные обращения граждан должны содержать наименование
и адрес органа власти города или должностного лица, которым они
адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или
ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса,
контактный телефон, дату и личную подпись.
Обращения, в которых отсутствует фамилия, адрес и личная подпись,
считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие
честь и достоинство других лиц.
7.3.5. Обращения граждан, поступившие по электронной почте,
должны содержать наименование органа власти города или должностного
лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, фамилию,
имя, отчество обращающихся, почтовый адрес места жительства заявителя,
контактный телефон, дату.
Электронные письма, не содержащие фамилии и адреса места
жительства гражданина, считаются анонимными и не подлежат
рассмотрению. Электронный адрес Правительства указан на официальном
сервере Правительства (www.mos.ru) в разделе "Обращения граждан".
Сообщения граждан, содержащие сведения о готовящихся
преступлениях, направляются для информации в правоохранительные
органы.
7.3.6. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях,
когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют
дополнительной проверки, личности обращающихся известны или
установлены.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной
форме.
В отдельных случаях ввиду сложного характера вопросов,
поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости
дополнительной проверки изложенных в них фактов должностные лица дают
соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.
Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся
на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения
заинтересованных лиц в порядке, установленном законом.
7.3.7. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем органам
власти города и должностным лицам, действия (бездействие) которых
обжалуется.
Жалоба - обращение гражданина по поводу восстановления прав или
законных интересов, нарушенных действиями (бездействием), решениями
органов государственной власти города, органов местного
самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями
организаций.
В случае если руководитель органа исполнительной власти города не
принимал личного участия в рассмотрении обращения гражданина,
впоследствии направившего в адрес Мэра, Правительства жалобу на
соответствующий орган исполнительной власти города, должностных лиц
данного органа, отдел писем граждан вправе направить данную жалобу
гражданина на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти
города для принятия необходимых мер.
Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.
7.3.8. Работа с телефонными обращениями граждан осуществляется
Справочно-информационной службой (далее - СИСМ).
7.3.8.1. СИСМ принимаются телефонные обращения граждан по
вопросам, связанным с функционированием отраслей городского хозяйства,
а также жалобы на неправомерные действия сотрудников
правоохранительных органов и работников исполнительной власти города
при исполнении ими служебных обязанностей.
7.3.8.2. Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на
контроль, осуществляется СИСМ в день поступления.
Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу
данных СИСМ в день их регистрации и при необходимости направляется на
рассмотрение в органы исполнительной власти города.
7.3.8.3. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам,
требующие дополнительной проверки и принятия необходимых мер,
адресуются в трехдневный срок со дня поступления и регистрации в
органы исполнительной власти города по принадлежности для решения
поставленных проблем.
7.4. Особенности работы с рассмотрением обращений Уполномоченного
по правам ребенка в городе Москве.
7.4.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам ребенка
(далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города
Москвы "Об Уполномоченном по правам ребенка в городе Москве", а также
данного Регламента.
7.4.2. Должностные лица органов исполнительной власти города,
руководители городских организаций обязаны в двухнедельный срок
представлять сведения, материалы и документы по запросам
Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий.
7.4.3. Органы исполнительной власти города, их должностные лица,
руководители городских организаций, в решениях или действиях
(бездействии) которых Уполномоченный усматривает нарушения прав,
свобод и законных интересов ребенка и направляет им свое заключение,
содержащее рекомендации относительно возможных и необходимых мер по
восстановлению нарушенных прав, свобод и законных интересов ребенка, а
также предотвращению подобных нарушений в дальнейшем, обязаны
рассмотреть заключения и рекомендации Уполномоченного в двухнедельный
срок и уведомить Уполномоченного о принятых мерах в письменной форме.
В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе
должно содержаться обоснование причин их невыполнения.
7.4.4. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное
участие в рассмотрении и обсуждении поставленных им вопросов. О
времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен не
позднее чем за три дня до даты рассмотрения вопроса.
7.5. Подготовка и оформление резолюций.
7.5.1. На документы, адресованные Мэру, проекты резолюций
готовят:
- Управление по организации работы с документами (отдел контроля
и анализа, отдел писем граждан);
- Организационно-аналитическое управление (по документам,
содержащим информацию о выполнении поручений Мэра по подготовке
распорядительных документов Мэра и Правительства; выполнении указов и
распоряжений Мэра, постановлений и распоряжений Правительства;
выполнении планов работы Правительства; проведении общегородских
мероприятий);
- Первое управление (по документам, содержащим сведения,
составляющие государственную тайну, и другим, поступившим в данное
Управление);
- Управление Мэра (по документам, поступившим непосредственно в
Управление, переданным лично Мэру, являющимся ответами на поручения
Мэра, поставленным на особый контроль и являющимся ответами на
поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Мэра);
- Оперативно-распорядительное управление (по документам,
подготовленным в Управлении и в соответствии с поручениями Мэра).
На служебные документы, адресованные Вице-мэру, руководителю
Комплекса экономической политики и развития Правительства и
зарегистрированные в Управлении по организации работы с документами,
проекты резолюций готовят Управление Вице-мэра и Управление
координации экономической политики и контроля за ее реализацией
Правительства.
Подготовку проектов резолюций по исполнению документов,
адресованных руководителю Аппарата Правительства, а также пункта
распорядительного документа Мэра и Правительства, исполнителем
которого является руководитель Аппарата Правительства либо в целом
Аппарат правительства, осуществляет Отдел руководителя Аппарата
Правительства.
На документы, адресованные первым заместителям и заместителям
Мэра в Правительстве, проекты резолюций готовят структурные
подразделения, обеспечивающие деятельность указанных должностных лиц
(за исключением обращений граждан, по которым проекты резолюций
готовит отдел писем граждан Управления по организации работы с
документами).
7.5.2. Для принятия решения по процедуре исполнения документов по
вопросам, отнесенным к компетенции Мэра, Мэру докладываются (документы
с проектами резолюций):
- личные обращения и поручения Президента Российской Федерации,
Председателя Правительства Российской Федерации, а также Председателя
Государственной Думы, Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации, руководителей органов законодательной и
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и других
должностных лиц, замещающих должности государственной службы категории
"А", по вопросам социально-экономического развития города, имеющим
важное государственное значение;
- личные обращения руководителей зарубежных государств, органов
власти зарубежных государств и субъектов зарубежных государств, мэров
столиц зарубежных государств, при необходимости мэров зарубежных
городов, руководителей международных организаций, руководителей
зарубежных дипломатических миссий и представительств, зарубежных
общественных и политических деятелей, руководителей зарубежных
компаний и других деловых партнеров;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на
действия (либо бездействие) первых заместителей и заместителей Мэра в
Правительстве, министров Правительства, префектов административных
округов, руководителей органов исполнительной власти города,
координацию и контроль деятельности которых осуществляет Мэр, и
требующие вмешательства Мэра;
- служебные документы, личные и коллективные обращения граждан,
содержащие проблемные или социально значимые вопросы в целом для
города.
7.5.3. Служебные документы и обращения граждан, адресованные в
Правительство и не требующие доклада, направляются по принадлежности
членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти
города, структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства.
7.5.4. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.
Бланк резолюции скрепляется с документом.
Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
7.5.5. В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,
которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы
должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и
участия в решении вопроса (при необходимости), а также контроля за
ходом исполнения.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в
резолюции первым.
Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что
исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца (см. сроки
рассмотрения и исполнения, п. 8.3 настоящего Регламента).
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение
(его подпись расшифровывается на бланке) и датируется.
На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя,
подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии,
имени, отчества исполнителя).
7.5.6. Резолюции по исполнению документов, адресованных
должностным лицам или структурным подразделениям Аппарата Мэра,
Аппарата Правительства, имеют право подписывать:
- должностное лицо - адресат или руководитель структурного
подразделения-адресата;
- исполняющие их обязанности;
- их заместители (кроме первых заместителей и заместителей Мэра в
Правительстве);
- уполномоченные ими лица.
7.5.7. Право проставлять резолюции (давать поручения по
исполнению) на документах, адресованных Мэру, Вице-мэру, первым
заместителям и заместителям Мэра в Правительстве, руководителю
Аппарата Правительства, министрам, членам Правительства, от имени и по
поручению указанных должностных лиц имеют:
- от имени Мэра - Вице-мэр (по вопросам, не требующим доклада
Мэру, а также в случае отсутствия Мэра, осуществляя его полномочия в
пределах, установленных указом Мэра), руководитель Аппарата
Правительства и первый заместитель руководителя Аппарата Правительства
(по вопросам, не требующим доклада Мэру), один из первых заместителей
Мэра в Правительстве, которому это право предоставлено Мэром на время
отсутствия Мэра и Вице-мэра;
- от имени Вице-мэра - уполномоченное им должностное лицо;
- от имени членов Правительства - должностное лицо, которому
такое право предоставлено членом Правительства.
7.5.8. Право, предоставленное Мэром, Вице-мэром, членами
Правительства, давать от их имени поручения по исполнению документов,
определенным должностным лицам должно быть зафиксировано в
соответствующих нормативных или организационных документах.
7.5.9. Резолюции по исполнению документов по вопросам компетенции
Мэра, требующие доклада Мэру, оформляются для подписания Мэром на
бланке резолюции Мэра.
Резолюции по исполнению документов, содержащих вопросы, не
требующие доклада Мэру, оформляются для подписания Вице-мэром на
бланке резолюции Вице-мэра (а в случае его отсутствия - по поручению
Мэра одним из первых заместителей Мэра в Правительстве на бланке
резолюции первого заместителя Мэра в Правительстве).
Резолюции по исполнению документов, содержащих вопросы, не
требующие доклада Мэру, оформляются для подписания руководителем
Аппарата Правительства на бланке резолюции руководителя Аппарата
Правительства, для подписания первым заместителем руководителя
Аппарата Правительства - на бланке резолюции первого заместителя
руководителя Аппарата Правительства.
7.5.10. В случае временного отсутствия Мэра его полномочия по
указу Мэра осуществляет Вице-мэр, который выступает в качестве
исполняющего обязанности Мэра.
В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на
имя Мэра, Вице-мэр подписывает как "Исполняющий обязанности Мэра
Москвы" с использованием бланков резолюции Мэра.
7.5.11. В случае когда поручение, оформленное на бланке
резолюции, подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило,
используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного
лица либо бланк резолюции соответствующего структурного подразделения
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства.
7.6. Рассмотрение документов.
7.6.1. Рассмотрение документа в Аппарате Мэра и Аппарате
Правительства предполагает ознакомление с содержанием документа,
подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад
руководству, подписание резолюции.
7.6.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в
базу данных производится не позднее 3 рабочих дней с момента
регистрации документа в структурных подразделениях Аппарата Мэра и
Аппарата Правительства.
7.6.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в
резолюциях.
При подготовке проектов резолюций должностных лиц исполнительной
власти города учитывается распределение обязанностей между членами
Правительства и функции, возложенные на органы исполнительной власти
города, Аппарат Мэра, Аппарат Правительства и структурные
подразделения, входящие в данные органы.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких
должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом
последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в
них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его
исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения документа при
изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь
докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и
должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом
изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
7.6.4. Служебные документы и обращения граждан,
зарегистрированные в Управлении по организации работы с документами
(кроме документов, имеющих регистрационный номер с 4-01 по 4-19),
направляются на исполнение в соответствии с резолюциями через отделы
служебной корреспонденции и писем граждан.
7.6.5. Управление по организации работы с документами по
документам, подписанным Мэром и должностными лицами, имеющими право
подписи от его имени, обеспечивает соисполнителей необходимым
количеством копий (по другим документам данная функция возложена на
структурные подразделения Аппарата Мэра и Аппарата Правительства).
Руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра, Аппарата
Правительства, органов исполнительной власти города, подготовившим
инициативные аналитические и информационные записки, Управление по
организации работы с документами направляет копии резолюций
соответствующих должностных лиц по их исполнению либо предоставляет
соответствующую информацию.
7.7. Оформление исходящих документов.
7.7.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные)
подписываются Мэром, Вице-мэром, первыми заместителями и заместителями
Мэра в Правительстве, руководителем Аппарата Правительства,
руководителями структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства (если это право оговорено в положениях об их
деятельности) в соответствии с их компетенцией, а также их
заместителями и лицами, их официально замещающими.
7.7.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.
В Аппарате Мэра и Аппарате Правительства используются бланки,
включенные в альбом бланков документов Мэра, Вице-мэра, Правительства,
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, утверждаемый приказом
руководителя Аппарата Правительства.
7.7.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность
которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
Право подписи на бланках с указанием наименования органа власти
или структурного подразделения Аппарата Мэра и Аппарата Правительства
имеют должностные лица, обладающие исполнительно-распорядительными
полномочиями, их заместители и лица, исполняющие их обязанности:
- на бланках Правительства - подписи Мэра и членов Правительства;
- на бланках Аппарата Мэра - подписи руководителей структурных
подразделений Аппарата Мэра, штатных советников и помощников Мэра;
- на бланках Аппарата Правительства - подписи заместителей
руководителя Аппарата Правительства, руководителей структурных
подразделений Аппарата Правительства;
- на бланках структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства - подписи руководителей структурных подразделений
соответствующих аппаратов, их заместителей и лиц, их официально
замещающих.
Абзац исключен.
7.7.4. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются
к отправке в случае направления документа в один адрес - в двух
экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком
количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству
адресатов на документе плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен
быть завизирован соответственно членом Правительства, руководителем
органа исполнительной власти города или структурного подразделения
Аппарата Мэра и Аппарата Правительства, подготовившего документ, а
также непосредственным исполнителем (с указанием фамилии и номера
телефона).
Исходящие документы передаются для отправки полностью
оформленными.
7.7.5. После исполнения документа при направлении ответа автору
исходящим номером этого ответа является входящий номер документа,
данный при регистрации обращения (если ответ автору направляется через
отделы Управления по организации работы с документами).
7.7.6. Инициативным документам присваивается самостоятельный
исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
7.8. Формирование дел, их хранение, справочная работа.
7.8.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по
документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в
Управлении по организации работы с документами, так и в структурных
подразделениях Аппарата Мэра, Аппарата Правительства в зависимости от
того, где были зарегистрированы данные документы в соответствии с
номенклатурой дел, утвержденной руководителем Аппарата Правительства.
7.8.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным
документам осуществляют:
- по служебной корреспонденции - отдел служебной корреспонденции
Управления по организации работы с документами;
- по обращениям граждан - отдел писем граждан Управления по
организации работы с документами;
- по вопросам контрольной деятельности за служебной
корреспонденцией, поступившей в адрес Мэра и зарегистрированной в
Управлении по организации работы с документами, а также в Управлении
Мэра, - отдел контроля и анализа Управления по организации работы с
документами и Организационно-аналитическое управление в соответствии с
возложенными функциями;
- по контрольной деятельности за документами, поступившими в
адрес Мэра и поставленными на особый контроль, протоколам совещаний,
проводимым Мэром, поручениям Мэра, в том числе стенографическим, -
Управление Мэра.
Руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства, органов исполнительной власти города отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в
базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу дел в архив Правительства
(в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
7.8.3. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или
другого согласованного в установленном порядке срока остаются в
структурных подразделениях Аппарата Мэра и Аппарата Правительства для
справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются
в архив Правительства.
Оформление дел для передачи в архив Правительства производится
работниками структурных подразделений Аппарата Мэра и Аппарата
Правительства при методической помощи и под контролем заведующего
архивом Правительства.
7.8.4. Архивом Правительства осуществляется сохранность
документов, справочная работа по переданным документам, выдача
документов во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений Аппарата Мэра и Аппарата Правительства; архивных
справок, копий, выписок из документов - организациям и гражданам в
соответствии с Положением об архиве Правительства и Правилами работы
ведомственных архивов.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.10.2004)".