О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ. Распоряжение. Департамент имущества г. Москвы. 05.04.05 853-Р

9.2. Порядок обращения с документами, содержащими
                     конфиденциальную информацию

     9.2.1.  На  документах,  содержащих  конфиденциальную информацию,
проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
     9.2.2.  Необходимость  проставления  пометки  "ДСП"  определяется
исполнителем  и  должностным  лицом,  подписывающим  или  утверждающим
документ, который несет персональную ответственность за обоснованность
принятого решения.
     9.2.3. Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом
верхнем  углу  первой  страницы  документа, а также на первой странице
сопроводительного письма к таким документам.
     9.2.4.  Прием  и  учет  (регистрация)  документов,  поступающих в
Департамент  и  содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется
Управлением по работе с документами и письменными обращениями граждан,
а  в  структурных  подразделениях  -  сотрудниками,  ответственными за
ведение делопроизводства.
     При  этом проверяется количество листов и экземпляров документов,
а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
     В случае отсутствия в конвертах отдельных документов составляется
акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
     9.2.5.  Регистрация  всех  входящих  документов  с пометкой "ДСП"
производится совместно с документами общего делопроизводства.
     К  входящему  регистрационному  номеру  добавляется  гриф  "ДСП",
вносятся  сведения  о номере экземпляра, количестве листов документа и
приложений к нему.
     При  необходимости  направления  документа  в  несколько  адресов
составляется реестр рассылки, в котором поадресно проставляются номера
отправляемых экземпляров.
     9.2.6.  Необходимо соблюдение следующих требований к документам с
пометкой "ДСП":
     - документы  печатаются  на  специально  выделенных  (не  имеющих
выхода   на   момент  печатания  в  корпоративную  сеть  Департамента)
электронно-вычислительных машинах с последующим уничтожением введенной
в компьютер информации;
     - на  обороте  последнего письма документа указываются количество
отпечатанных   экземпляров,   фамилия   и  телефон  исполнителя,  дата
печатания;
     - отпечатанные  и  подписанные  документы  вместе  с  черновиками
передаются  для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет, после
чего  черновики  уничтожаются  с  отметкой факта уничтожения в учетных
формах;
     - документы хранятся отдельно от несекретной документации;
     - служебные   документы   пересылаются   сторонним   организациям
фельдъегерской связью заказными или ценными почтовыми отправлениями;
     - документы  размножаются  (тиражируются)  только  с  письменного
разрешения руководителя соответствующего подразделения;
     - документы   хранятся   в  надежно  запираемых  и  опечатываемых
металлических шкафах, сейфах.
     9.2.7. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
     При  этом  на  обложке  дел,  в которых помещены такие документы,
также проставляется гриф "ДСП".
     9.2.8. Уничтожение дел документов с грифом "ДСП", утративших свое
практическое назначение, производится по акту.
     9.2.9.  Передача  документов и дел от одного сотрудника к другому
осуществляется     с    разрешения    руководителя    соответствующего
подразделения.
     9.2.10. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с
пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который
утверждается соответствующим руководителем.
     9.2.11.   Передача   документов   с   пометкой   "ДСП"  сторонним
организациям  допускается  только  при наличии письменного обращения в
адрес   руководителя   Департамента   и  соответствующего  письменного
разрешения на обращение.
     9.2.12.  Проверка  наличия документов с пометкой "ДСП" проводится
Комиссией,  назначаемой  приказом  руководителя  Департамента, не реже
одного раза в год.
     Результаты проверок оформляются актами.
     9.2.13.   О   фактах   утраты  документов  с  грифом  "ДСП"  либо
разглашения   этой  информации  ставится  в  известность  руководитель
Департамента  и  назначается  Комиссия для расследования обстоятельств
утраты или разглашения.
     Результаты расследования докладываются руководителю Департамента.
     9.2.14.  На  утраченные  документы составляется акт, на основании
которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
     9.2.15.  При  снятии грифа "ДСП" на документах, а также в учетных
формах  делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты,
которым эти документы отправлялись.