Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ".
10.2. Реквизиты документов
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их
в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной
обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу
документов, являются: наименование организации (должностного лица) -
автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс
документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих
дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
10.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Департамента.
10.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (распоряжение, приказ, поручение, протокол, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Департамента используется свой бланк, на
котором типографским способом воспроизведено наименование вида
документа.
10.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год.
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих
сведения финансового характера, а также в распорядительных документах
предпочтительным является буквенно-цифровой способ оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40
мм от верхнего края листа.
10.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
10.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
10.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы
адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному
должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города, организации
(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия адресата - в дательном, например:
Комитет образования города Москвы
Начальнику Управления
дошкольного и среднего образования
О.Н. Держицкой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресации документа физическому лицу инициалы указывают после
фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресации документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; министр Правительства Москвы по вопросам
информации и общественно-политическим связям.
При адресации документа первому заместителю Мэра в Правительстве,
на которого возложено руководство комплексом городского управления, в
наименование должности может включаться указание на руководство
комплексом, например:
Первому заместителю
Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
руководителю Комплекса экономической
политики и развития города
Ю.В. Росляку
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При
этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат,
которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
список рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресации документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б. Черкасский пер., д. 5/2
Москва, 103012
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и в
органы, должностным лицам государственной власти города (Московская
городская Дума, Правительство, департаменты, комитеты, главные
управления, управления, инспекции, префектуры административных
округов, управы районов), а также при переписке между структурными
подразделениями Департамента.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине
строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 110-120 мм от левого
края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при угловом
расположении реквизитов). На бланках с продольным расположением
реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже разделительной полосы
между реквизитами бланка. Допускается выделение реквизита "Адресат"
жирным шрифтом.
10.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресации документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слова "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю,
запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и
более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера
страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
10.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: по тексту на --- л. в --- экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение:
1. Копия приказа Департамента имущества города Москвы от
01.01.2003 N 1-п "Об утверждении плана работы Департамента" на 10 л. в
1 экз.
2. Справка о документообороте в Департаменте имущества города
Москвы за IV квартал 2004 г. на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: -----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(название документа и наименование организации или
----------------------------------------------------------------------
автора, дата и индекс документа)
и приложение к нему, всего на --- л. в ---- экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через два межстрочных интервала после текста документа.
10.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:
Заместитель руководителя Департамента
имущества города Москвы В.В.Белов
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
10.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах документов,
требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами
(организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО, наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата,
например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы
Ю.В. Росляк
Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства, руководителем
органа исполнительной власти города указываются наименования обеих
должностей, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
продовольственных ресурсов
города Москвы
А.И. Бабурин Подпись
Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования, например: Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при
внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
10.2.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на
документах за подписью руководителя Департамента или его заместителей
располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа
документа.
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
10.2.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
одного структурного подразделения, в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входят слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм от его
верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и
левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ".