О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Постановление. Центральная избирательная комиссия РФ. 15.12.00 118/1197-3

13. Формирование дел в избирательной комиссии

     13.1.   Законченные  делопроизводством  документы  оформляются  в
соответствии  с  требованиями  Инструкции и списываются исполнителем в
дело.  При  этом  в  правом  нижнем углу лицевой стороны первого листа
документа  на  свободном  от  текста  месте  ставится  отметка  о  его
исполнении,  расшифровывается  подпись  исполнителя, указывается номер
дела  по  номенклатуре  дел  и  дата  его  списания. При необходимости
отметка  об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого
листа документа.
     13.2.   Исполненные  документы  формируются  в  дела  работником,
ответственным  за  ведение  делопроизводства избирательной комиссии, в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
     13.3.  При  формировании  дела проверяются правильность отнесения
документов   в   данное  дело,  качество  оформления  и  комплектность
документов,  наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров,
справок  или  отметок  об  исполнении,  о  списании  в  дело и других.
Неправильно  оформленные  документы  должны  быть дооформлены, а затем
помещены в дело.
     Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не
соответствует заголовку дела.
     13.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
     документы  постоянного и временного сроков хранения формируются в
дела раздельно;
     подлинные  (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от
их копий;
     в  дело  включаются  только  исполненные,  правильно  оформленные
документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
     все  документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются
в одно дело;
     в  дело  помещается  только один экземпляр документа. Черновики и
варианты  проектов  документов  в  дело не подшиваются (за исключением
тех,  на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие
первый экземпляр);
     в  дело  включаются,  как  правило, документы одного календарного
года (исключение составляют личные и переходящие дела);
     каждое  дело  не  должно превышать 250 листов; при большем объеме
документов в деле формируется несколько томов (частей).
     13.5.  В  дело  включаются  все  документы по конкретному вопросу
вместе  с  приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии
приложений,  указанных  в тексте документа, исполнитель обязан сделать
запись на документе об их местонахождении.
     13.6.  Документы  внутри  дела располагаются по хронологии или по
вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.
     Нормативные  и организационно-распорядительные документы, а также
приложения  к  ним  группируются  в  дела  по видам документов и по их
хронологии.
     Протоколы  заседаний  избирательной комиссии располагаются в деле
по  хронологии  в  порядке  возрастания номеров. Документы к заседанию
избирательной   комиссии,   в   том   числе   подлинные  постановления
избирательной  комиссии  вместе  с  относящимися  к  ним приложениями,
помещаются после соответствующего протокола.
     Распоряжения  председателя  избирательной  комиссии  по  кадровым
вопросам  вместе  с  относящимися  к  ним  приложениями  и материалами
группируются в дело отдельно от других распоряжений.
     Положения,     инструкции,     утвержденные     распорядительными
документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются вместе с
указанными документами.
     Плановая   и   отчетная   документация,  независимо  от  даты  ее
составления, включается в дело того года, к которому она относится.
     В  дело  "Переписка"  документы помещаются по дате их исполнения,
при  этом  исходящий  (ответный)  документ  находится  после входящего
(инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в
предыдущем   году,   документы  включаются  в  дело  текущего  года  и
указывается  индекс  того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в
котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
     Обращения  граждан  и  документы по их рассмотрению формируются в
отдельные  дела.  Каждое обращение и все документы по его рассмотрению
составляют  в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном
порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
     Документы  в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления.
     Лицевые   счета   работников   аппарата   избирательной  комиссии
формируются  в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном
порядке.
     13.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего
года  располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При
подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного
(10  лет  и  более)  сроков  хранения  переформировываются  в обратном
порядке:  документ,  поступивший  в календарном году последним, должен
быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
     13.8.  Если  к  письмам  или  к  каким-либо иным видам документов
приложены  секретные  документы или документы с грифом "Для служебного
пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с
грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования".