Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся
ответственным за ведение делопроизводства.
2.2. Регистрация документов - это фиксация факта создания или
поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на
нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах.
2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в
избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от
граждан.
2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,
комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется
соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах.
Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются
по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов
или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или
несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте,
ответственный за делопроизводство в избирательной комиссии составляет
акт в трех экземплярах, один их которых посылается отправителю, другой
приобщается к принятым документам, а третий остается у ответственного
за делопроизводство.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в
правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном
виде".
2.6. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если
адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно
установить только по нему.
2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и
нерегистрируемые (Приложение 1).
2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и
передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
2.9. При регистрации поступившего документа вводятся следующие
обязательные реквизиты регистрации: наименование организации (фамилия,
имя, отчество гражданина), справочные данные об организации
(гражданине), наименование вида документа, дата документа,
регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, краткое
содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и
направлении документа в дело.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты
регистрации, а также количество листов основного документа и
количество листов приложения проставляется, как правило, в правом
нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении
проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
2.10. Зарегистрированные документы докладываются председателю
(заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.
К повторным документам прикладывается информация о ранее
поступивших документах и результатах их исполнения.
Документы, адресованные членам избирательной комиссии,
регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю
(заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после
чего передаются исполнителям согласно резолюции.
2.11. Документы с резолюцией председателя (заместителя
председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются
ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи
документов исполнителям, которые за них расписываются.
2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в
дело председателем (заместителем председателя, секретарем)
избирательной комиссии и передаются работнику, ответственному за
ведение делопроизводства в избирательной комиссии, для помещения в
дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной
комиссии.
|
Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".