О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Постановление. Центральная избирательная комиссия РФ. 15.12.00 118/1197-3

3. Отправка исходящих документов

     3.1. Отправка из избирательной комиссии писем, телеграмм и других
документов,  в  том числе связанных с рассмотрением обращений граждан,
производится ответственным за делопроизводство.
     3.2.  При  оформлении  писем  и  телеграмм  исполнитель указывает
полный почтовый или телеграфный адрес адресата.
     3.3.    Подписанные    председателем    избирательной    комиссии
(заместителем  председателя,  секретарем) письма и телеграммы вместе с
завизированными  исполнителями  копиями  передаются  для регистрации и
отправки  ответственному  за  делопроизводство.  Если исходящее письмо
является  ответом  на  входящий документ, исполнитель обязан приобщить
подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам
присваивается  исходящий  номер,  который  состоит  из индекса дела по
номенклатуре  дел  и  порядкового  номера документа, разделенных косой
чертой.   Исходящий   номер  указывается  также  на  копии  документа,
остающейся в деле.
     3.4.  В  зависимости от характера и срочности доставки документы,
как правило, отправляются адресату фельдсвязью, спецсвязью, почтой, по
телеграфу,  по  электронной  почте,  по каналам факсимильной связи или
нарочным.
     3.5.  Если  телеграмма  отправляется  более  чем в четыре адреса,
исполнитель   представляет  ее  оформленный  подлинник,  копию  и  два
экземпляра  списка  рассылки,  подписанные  исполнителем,  с указанием
почтовых или телеграфных адресов.
     3.6.  Если  письмо  направляется  более  чем  в четыре адреса, то
исполнитель  после  регистрации  письма  тиражирует  его в необходимом
количестве,  составляет  список  рассылки,  визирует и передает его на
отправку ответственному за делопроизводство.
     Если  письмо  или  телеграмма  направляется не более чем в четыре
адреса, то подписывается каждый экземпляр.
     3.7.  Исходящие  документы  с отметками, характеризующими степень
срочности   их   доставки   ("Срочно",   "Весьма   срочно",   "Вручить
немедленно"),   обрабатываются   незамедлительно.   Степень  срочности
доставки документа определяется подписавшим его лицом.
     3.8.  Документы,  передаваемые  по каналам факсимильной связи или
электронной почте, также регистрируются.
     3.9.  Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии
с номенклатурой дел избирательной комиссии.