Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
5. Основные требования к подготовке и оформлению документов
5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть
аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в них информации.
При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на
номер и дату документа (письма), на который дается ответ.
Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение
документов и соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле
лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в
соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение 2).
5.3. При подготовке и оформлении документов используется 29
реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-97 (Приложение 3).
5.4. При оформлении документов используются следующие основные
реквизиты:
5.4.1. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом
верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения,
должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.
Наименования организации и структурного подразделения указываются в
именительном падеже. Например:
Аппарат Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия -
в дательном. Например:
Институт законодательства
и сравнительного правоведения
при Правительстве Российской Федерации
Заведующему отделом
П.П. Петрову
При адресовании документа должностному лицу или гражданину
инициалы указываются перед фамилией. Например:
П.П. Петрову
ул. Лесная, дом 4, кв. 5,
г. Санкт-Петербург, 193050
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат".
Если документ адресуется руководителю организации или его
заместителю, наименование организации должно входить в наименование
должности адресата. Например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
И.И. Иванову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Б. Черкасский пер., д. 5, г. Москва, 100000
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется
список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом
экземпляре документа указывается только один адрес.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных
органов или организаций, их следует указывать обобщенно. Например:
Председателям избирательных комиссий
субъектов Российской Федерации
Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов.
Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
5.4.2. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется,
как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и
документов, оформленных на листе бумаги формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в
предложном падеже ("Об организации ...", "О состоянии ...", "О приеме
...").
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа
слева или по центру.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.4.3. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном
листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает
фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок
исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2000
Личная подпись
06.02.2000
Как правило, на документе ставится только одна резолюция.
5.4.4. Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило,
должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например,
распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, обязательно
указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и
пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например:
1. Раздел
1.2. Подраздел
1.2.3. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
5.4.5. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят:
наименование должности лица, подписывающего документ, его личная
подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или
косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то
реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица,
подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию.
Например:
Заместитель председателя подпись инициалы, фамилия
Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное
наименование должности лица, подписавшего документ, его личная
подпись, инициалы и фамилия. Например:
Заместитель председателя
избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель
избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные
должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Губернатор области Председатель областной Думы
подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того
или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей распределению обязанностей.
Например:
Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой
границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне
последней строки наименования должности у правой границы текстового
поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Исходящие письма направляются за подписью председателя
избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной
комиссии, секретаря избирательной комиссии.
5.4.6. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит
располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования необходимо перечислить после текста документа перед
подписью с указанием количества листов в каждом приложении и
количества экземпляров. Например:
Приложения:
1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Московской избирательной комиссии от
15.05.2000 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений
указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в
приложении 1"
Если в документе, к которому относится приложение, оно не
утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем
углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение
относится:
Приложение
к постановлению избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
от 29 января 2000 года N 138/995-2
Приложение
к распоряжению председателя избирательной
комиссии субъекта Российской Федерации
от 26 октября 2000 года N 275
При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые
номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово
"ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.
5.4.7. Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или ФИО)
исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой
или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу. Например:
Иванов или Иванов Иван Иванович
202-13-13 202-13-13
5.4.8. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может
утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов:
слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и
дата утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель председателя избирательной
Комиссии субъекта Российской Федерации
подпись инициалы, фамилия
25.01.2000
Если документ утверждается постановлением, решением,
распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа"
состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или
"УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
УТВЕРЖДЕНО
постановлением избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
от 22 сентября 2000 года N 1/152-2
Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом
верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова
"УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует
отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные
строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
5.4.9. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова
"СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы, фамилия) и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Секретарь избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
подпись инициалы, фамилия
28 января 2000 года
Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим
документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 26 октября 2000 года N 168
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 20 октября 2000 года N 5-10/49
"Гриф согласования документа" располагается ниже реквизита
"Подпись".
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза
включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник Правового управления
подпись инициалы, фамилия
25.04.2000
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник Правового управления
личная подпись инициалы, фамилия
25.03.2000
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа
подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии
отправляемого документа (письма).
5.4.10. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата
его подписания, утверждения или согласования. Форма написания дат
может быть словесно-цифровой или цифровой. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами. Например: 20 сентября 2000 года или
20.09.2000.
5.4.11. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии
документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись
"Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная
подпись, ее расшифровка и дата заверения.
Например:
Верно
ведущий специалист
Отдела кадров и государственной службы
подпись инициалы, фамилия
28.02.2000
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не
указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее
на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
5.4.12. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные
правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся
расходования денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
5.4.13. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа
(при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и
номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела,
в котором будет храниться документ, дата, подпись.
|
Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".