Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОАО "РЖД"".
6. Порядок передачи документов на хранение
6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового
делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и
оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу
дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству
соответствующего подразделения ОАО "РЖД".
6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока
надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение
либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или
уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности
документов.
6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности
документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая
экспертная комиссия соответствующего подразделения ОАО "РЖД".
6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три
года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до
10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в
соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления
персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных
комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения
уничтожаются в установленном порядке.
6.5. К документам по личному составу постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о
назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении,
смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки
работников (форма N Т-2).
6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив
осуществляется специалистами служб управления персоналом, за которыми
в должностной инструкции закреплена эта функция.
6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив,
формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в
развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.
Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу
листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных
карандашей не допускается.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале
нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ.
6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом
старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать
исправления запрещается.
6.9. В соответствии с Основными правилами работы архивов
организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными
реквизитами описания обложки дела являются:
наименование организации - ОАО "РЖД";
наименование структурного подразделения ОАО "РЖД";
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
заголовок дела;
дата начала и окончания дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложке дела указывается полное наименование подразделения ОАО
"РЖД", а в скобках - принятое сокращенное наименование этого
подразделения.
6.10. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело
должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.
6.11. Передача дел в соответствующий архив подразделений ОАО
"РЖД" осуществляется по графику, который составляется заведующим
архивом (или лицом, ответственным за архив) по согласованию с
руководителем подразделения ОАО "РЖД", передающего документы. График
утверждается руководителем этого подразделения ОАО "РЖД".
6.12. В ходе подготовки дел к передаче на хранение в архив
заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет полноту состава
документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки.
Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел.
Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления,
несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то
составляется акт о происшествии в присутствии представителей
соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала,
милиции и т.п.).
6.13. Прием-передачу документов в архив подразделений ОАО "РЖД"
проводят в день, согласованный лицами, осуществляющими прием-передачу
документов.
6.14. Дела в архив доставляет специалист службы управления
персоналом, передающий документы. Дела передаются в архив в связках
или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии
с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой
ярлык, который содержит следующие элементы описания: название
подразделения, номер описи, номера дел, номер связки.
6.15. Прием каждого дела, включенного в опись, производится
заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста
службы управления персоналом, передающего документы. В ходе
приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о
наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого
экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел
(цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи
дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и
специалиста службы управления персоналом, участвовавшего в передаче
дел.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОАО "РЖД"".