Фрагмент документа "О СОЗДАНИИ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА".
4. Порядок представления материалов для рассмотрения
4.1. Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю
коллегии за 10 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений
не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку
дня только с разрешения председателя коллегии.
4.2. Если материалы не могут быть представлены в указанные сроки
или отпала необходимость в их обсуждении, лицо, ответственное за
подготовку вопроса, до утверждения повестки дня заседания докладывает
об этом председателю коллегии и о принятом решении ставит в
известность секретаря коллегии.
В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы,
не предусмотренные планом, срок представления материалов, порядок
приглашения сторонних участников заседания определяются председателем
коллегии.
4.3. Проекты решений коллегии должны содержать в себе анализ и
исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу,
обоснованные, четко, ясно сформулированные цели и задачи предлагаемого
решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных
исполнителей, указание на кого возлагается контроль за исполнением
решения, и, как правило, не превышать 4 страниц машинописного текста.
4.4. Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы
(иметь визы) со всеми заинтересованными структурными подразделениями
Росархива. Конкретные замечания, предложения, дополнения лиц,
визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до
внесения решения на обсуждение должны быть рассмотрены заместителем
Руководителя Росархива, курирующим данные вопросы, с участием всех
заинтересованных представителей. Окончательное решение по
неустраненным разногласиям принимает коллегия.
Проекты решений по наиболее важным вопросам, относящимся к сфере
ведения Росархива, обсуждаются в аппарате Росархива и коллективах
подведомственных организаций.
4.5. Для проектов решений во исполнение документов вышестоящих
органов в констатирующей части следует указывать название, автора,
дату, номер и заголовок к тексту каждого документа.
Для отдельных проектов решений констатирующая часть в решении
может отсутствовать.
На проектах решений, содержащих правовые нормы, необходима виза
отдела правовой и кадровой работы Управления организации и обеспечения
деятельности федеральных архивов.
4.6. К проекту решения коллегии прилагаются:
- справка структурного подразделения, ответственного за
подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния
вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений коллегии
(приказов) по данному вопросу, оценку достигнутых результатов и
обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий. Для
обеспечения всестороннего освещения вопроса, справки могут готовиться
несколькими структурными подразделениями. После заседания справка
может быть разослана в качестве официального документа коллегии вместе
с решением по данному вопросу. Объем справки не должен, как правило,
превышать 6 страниц машинописного текста;
- особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту решения;
- список (с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и
должности) докладчиков, содокладчиков по данному вопросу;
- к проектам решений об утверждении нормативных документов,
инструкций и указаний - проекты самих документов и перечень не
принятых разработчиками замечаний рецензентов;
- к проектам решений по кадровым вопросам - документы,
послужившие основанием для принятия решений (справки-объективки,
представления, ходатайства, докладные записки и др.);
- список (с указанием места работы, должности, фамилии, имени,
отчества) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.
После согласования с председателем коллегии списка приглашенных и
назначения времени обсуждения вопроса, структурное подразделение,
вносящее проекты документов для рассмотрения, организует оповещение и
встречу приглашенных на заседание.
|
Фрагмент документа "О СОЗДАНИИ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА".