О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА. Положение. Министерство путей сообщения РФ (МПС России). 06.04.00 ЦИС-763

5. Организация контролируемого электронного
                   документооборота в ИС МПС России

     5.1.   Пользователь,   разрабатывающий   электронные   документы,
указанные в пункте 2.2 настоящего Положения, должен иметь персональную
электронную  подпись.  Подпись  может  быть  реализована  или  по ГОСТ
3410-94,  ГОСТ  3411-94,  или  при  помощи  утвержденного  МПС  России
алгоритма  шифрования  и набора ключей. В первом случае подпись должна
иметь  сертификат  Центра  авторизации  подписи,  который  может  быть
реализован  на  базе  одного  из  серверов безопасности ИС МПС России.
Подписи  и персональные ключи должны готовиться на изолированной от ИС
МПС России рабочей станции.
     При  отправлении по электронной почте указанных документов должны
передаваться  все  подписи, подтверждающие их информационные элементы.
Получатель  документа,  переданного по почте, должен иметь возможность
проверить подписи в документе.
     5.2.  На  специализированном  сервере  ИС  МПС России должна быть
создана  база  данных  документов. Если документ относится к категории
ограниченного   доступа  (это  определяет  ответственный  за  документ
пользователь  в  соответствии  с  требованиями  раздела  2  настоящего
Положения)  и  (или)  в  документ  внесены  завизированные  правки или
отметки  о согласовании, то документ должен быть занесен в базу данных
(БД)  документов  путем  отправки  на  указанный сервер по электронной
почте.
     Документ   может   храниться  в  БД  документов  в  открытом  или
зашифрованном   виде  на  ключе  пославшего  его  в  БД  пользователя.
Поскольку в БД могут храниться несколько версий одного документа, то к
именам   соответствующих   версий   должен  добавляться  идентификатор
пользователя,  записавшего  документ  в БД, а также номер версии. В БД
документов  можно  только  добавлять  новые документы и версии, ничего
нельзя  стирать  и  изменять,  старые  документы должны отправляться в
архив.    БД    документов    должны   регулярно   резервироваться   и
архивироваться.
     5.3.   При   создании  бумажной  версии  документа  ответственный
исполнитель  должен  зафиксировать данный факт на электронной версии и
указать  на  бумажной  копии  название  электронной  версии  под  свою
подпись,   а   также   указать   перечень   проведенных  согласований,
зафиксированных в БД документов.
     Порядок  получения  информации  на бумажных носителях определен в
разделе 7 настоящего Положения.
     5.4.  При переносе документа с бумажной версии на электронную, на
бумажной  версии  должно  указываться  название  электронной  версии и
реквизиты  ответственного  за  электронную версию лица. На электронной
версии указывается бумажный источник.
     Уничтожение  электронного  документа  на  рабочей  станции  и его
архивирование  в  БД  определяется  пользователем, разрабатывавшим или
корректировавшим электронный документ.