КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ (ЧАСТЬ 1) (РЕДАКЦИЯ НА 07.11.2006). Постановление. Министерство труда РФ (Минтруд России). 21.08.98 37

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА

     Должностные   обязанности.   Выполняет   технические  функции  по
обеспечению  и  обслуживанию  работы  руководителя предприятия или его
подразделений.   Получает   необходимые   руководителю   сведения   от
подразделений  или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует  телефонные  переговоры  руководителя, принимает и передает
телефонограммы,  записывает  в  его  отсутствие  принятые  сообщения и
доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по
подготовке  заседаний  и  совещаний,  проводимых  руководителем  (сбор
необходимых   материалов,  оповещение  участников  о  времени,  месте,
повестке  дня  заседания  или  совещания,  их  регистрация),  ведет  и
оформляет   протоколы.   Обеспечивает   рабочее   место   руководителя
канцелярскими  принадлежностями,  средствами  организационной техники,
создает   условия,  способствующие  эффективной  работе  руководителя.
Передает  и  принимает  информацию по приемно-переговорным устройствам
(телекс,  факс,  телефакс  и  др.).  Печатает по указанию руководителя
различные  материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на
имя  руководителя  корреспонденцию,  осуществляет  ее систематизацию в
соответствии  с  принятым  на предприятии порядком и передает после ее
рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям
для  использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит
за  сроками  выполнения  поручений  руководителя,  взятых на контроль.
Принимает   документы   на   подпись  руководителю.  Организует  прием
посетителей,   содействует   оперативности   рассмотрения   просьб   и
предложений  работников.  Формирует дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой,  обеспечивает  их  сохранность  и в установленные сроки
сдает   в   архив.   Подготавливает  документы  для  тиражирования  на
множительной  технике,  а  также  копирует  документы  на персональном
ксероксе.
     Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы
и  нормативные  документы  по  ведению  делопроизводства;  структуру и
руководящий   состав  предприятия  и  его  подразделений;  машинопись;
правила  орфографии  и  пунктуации; порядок расположения материала при
печатании  различных  документов;  правила  печатания  деловых писем с
использованием  типовых  форм;  правила  эксплуатации  пишущих  машин,
диктофонов,  магнитофонов;  правила  пользования приемно-переговорными
устройствами; стандарты  унифицированной  системы   организационно   -
распорядительной   документации;   основы  организации  труда;  основы
законодательства о труде;  правила внутреннего  трудового  распорядка;
правила и нормы охраны труда.
     Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование
без  предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее
образование  и  специальная  подготовка по установленной программе без
предъявления требований к стажу работы.