КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ (ЧАСТЬ 1) (РЕДАКЦИЯ НА 07.11.2006). Постановление. Министерство труда РФ (Минтруд России). 21.08.98 37

СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА

     Должностные   обязанности.   Выполняет   технические  функции  по
обеспечению  и  обслуживанию  работы  руководителя предприятия или его
подразделений.   Получает   необходимые   руководителю   сведения   от
подразделений  или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует  телефонные  переговоры  руководителя, принимает и передает
телефонограммы,  записывает  в  его  отсутствие  принятые  сообщения и
доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по
подготовке  заседаний  и  совещаний,  проводимых  руководителем  (сбор
необходимых   материалов,  оповещение  участников  о  времени,  месте,
повестке  дня  заседания  или  совещания,  их  регистрация),  ведет  и
оформляет   протоколы.   Обеспечивает   рабочее   место   руководителя
канцелярскими  принадлежностями,  средствами  организационной техники,
создает   условия,  способствующие  эффективной  работе  руководителя.
Стенографирует   тексты   подготавливаемых   руководителем   приказов,
распоряжений,    писем    и   других   организационно-распорядительных
документов  с  последующей  их  расшифровкой  и  печатанием на пишущей
машине  или  вводом  информации  в  банк  данных. Передает и принимает
информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс
и  др.).  Выполняет  различные  операции с использованием компьютерной
техники,   предназначенной   для   сбора,  обработки  и  представления
информации   при   подготовке   и   принятии   решений.   Осуществляет
делопроизводство,    принимает   поступающую   на   имя   руководителя
корреспонденцию,  систематизирует  ее  в  соответствии с установленным
порядком  и  передает после рассмотрения руководителем в подразделения
или  конкретным  исполнителям  для  использования в процессе их работы
либо  подготовки  ответа.  Ведет контрольно-регистрационную картотеку,
следит   за  сроками  выполнения  поручений  руководителя,  взятых  на
контроль.  Принимает  документы  на  подпись  руководителю. Организует
прием  посетителей,  содействует  оперативности  рассмотрения просьб и
предложений  работников.  Формирует дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой,  обеспечивает  их  сохранность  и в установленные сроки
сдает   в   архив.   Подготавливает  документы  для  тиражирования  на
множительной  технике,  а  также  копирует  документы  на персональном
ксероксе.
     Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы
и  нормативные  документы  по  ведению  делопроизводства;  структуру и
руководящий  состав  предприятия  и  его  подразделений;  стенографию;
машинопись;  правила  орфографии  и  пунктуации;  порядок расположения
материала   при  печатании  различных  документов;  правила  печатания
деловых  писем  с  использованием  типовых  форм; правила эксплуатации
пишущих   машин,   диктофонов,   магнитофонов  и  других  используемых
технических   средств;   правила   пользования   приемно-переговорными
устройствами;         стандарты         унифицированной        системы
организационно-распорядительной   документации;   основы   организации
труда;  основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового
распорядка; правила и нормы охраны труда.
     Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование
без  предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее
образование  и  специальная  подготовка по установленной программе без
предъявления требований к стажу работы.