Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Проверка наличия и состояния архивных документов
и организация розыска необнаруженных документов
2.11.5. Проверка наличия и состояния архивных документов
проводится в целях установления фактического наличия находящихся на
хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных
документов для организации их розыска; выявления и устранения
недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных
документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической
и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в
плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской
академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния
проводится:
уникальных документов - ежегодно;
особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в
государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов
определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или
другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности
использования и состояния учета архивных документов, но не менее
одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15
лет).
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов
осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных
документов.
В муниципальном архиве, музее, библиотеке плановая цикличная
проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других
обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены
архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами
проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния
всех документов архива или их отдельных частей (групп).
В начале проверки наличия и состояния архивных документов
проводится выверка учетных документов, которая включает: установление
полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные
документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка
нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и
описания) и проверку правильности составления их итоговых записей.
Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и
как самостоятельный вид работы.
Проверку наличия и состояния архивных документов в
государственном архиве проводят, как правило, два работника.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых
учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных
документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в
единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без
подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно
проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения
архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по
картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из
архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование,
проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и
в первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных
документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы
хранения других архивных фондов;
изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими
биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов
(книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда
(комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в
сроки, установленные руководством архива.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не
допускается:
вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания)
неучтенные единицы хранения;
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел,
документов и других учетных документах.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и
обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия
и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния
архивных документов.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов
составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую
опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему
архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все
описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и
состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами
листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся
уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в
валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и
подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки
наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки
наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются
акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении
архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов
(приложение N 1) и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в
конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется
штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего
проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов
(книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых
номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц
хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных
документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных
архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных
документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в
автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета
необнаруженных архивных документов.
Результаты проверки физического состояния архивных документов
заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического)
состояния архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается
завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с
архивными документами опечатываются.
Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки
наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и
проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в
других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска
на основании докладной записки руководителя соответствующего
структурного подразделения архива.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются
хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе
"Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается
отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется
подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом).
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены
документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска,
составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны (приложение N 2), и подробная справка о проведении розыска,
которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных
документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган
исполнительной власти в сфере архивного дела для принятия
окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом
руководителя архива на основании письменного разрешения
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере
архивного дела.
Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации,
одновременно входящих в состав Музейного фонда Российской Федерации,
осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком,
установленным специально уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.
Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации,
одновременно входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется в
соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным
специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти
для библиотечных фондов Российской Федерации.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о
снятии архивных документов с учета.
В сроки, установленные руководством архива, систематически
проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных
документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты
указанной проверки оформляются:
при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки
работника, ответственного за организацию проверки наличия;
при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования
- в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов
осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности
розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку
необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".