ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

III. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

     3.1.  Определение количества и состава документов Архивного фонда
Российской   Федерации   и  других  архивных  документов  в  архиве  в
установленных  единицах учета и отражение этого количества и состава в
учетных  документах  обеспечивает  организационную  упорядоченность  и
возможность  адресного  поиска  архивных  документов,  контроля  за их
наличием и состоянием.
     Архив  осуществляет  государственный  учет  архивных  документов.
Состав  и  порядок  ведения документов государственного учета архивных
документов,  в  том  числе  формы паспорта архива и паспорта источника
комплектования  архива,  и  порядок  их  представления устанавливаются
Регламентом   государственного   учета   документов   Архивного  фонда
Российской Федерации.
     Учету подлежат:
     хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и
непрофильные  для  данного  архива,  а  также страховые копии архивных
документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
     документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы
по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
     Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам
хранения/единицам  учета) учетных номеров, являющихся составной частью
архивных шифров.
     Архивный  шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения
с  целью  обеспечения  ее  учета и идентификации) состоит из следующих
элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры)
и  номеров:  архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения,
единицы учета.
     В   состав   архивного  шифра  единицы  хранения  аудиовизуальных
документов   включаются   также  обозначения  (буквенные  и  цифровые)
элемента   комплекта,   размера   негатива,   вида  носителя  звуковой
информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и
вида носителя информации.
     3.1.1.    Документы   Архивного   фонда   Российской   Федерации,
одновременно  входящие  в состав Музейного фонда Российской Федерации,
учитываются   в  соответствии  с  порядком,  установленным  настоящими
Правилами   и   порядком,   установленным   специально  уполномоченным
федеральным   органом   исполнительной   власти  для  Музейного  фонда
Российской Федерации.
     Документы  Архивного  фонда  Российской  Федерации,  одновременно
входящие  в  состав  библиотечных фондов, учитываются в соответствии с
настоящими    Правилами    и    порядком,   установленным   специально
уполномоченным   федеральным   органом   исполнительной   власти   для
библиотечных фондов Российской Федерации.
     3.2.   Учет   архивных   документов   в  государственном  архиве,
государственном   и   муниципальном   музее,  библиотеке,  организации
Российской академии наук осуществляется специальным подразделением или
возлагается на специально выделенного работника.
     В архивохранилище государственного архива, организации Российской
академии  наук  назначается  работник,  ответственный за учет архивных
документов архивохранилища.
     Учет  архивных документов, хранящихся в источниках комплектования
архива,   осуществляется   специальным   подразделением   архива   или
возлагается  на  специально  выделенного  работника,  ответственных за
организацию комплектования архива архивными документами.
     Учет  архивных  документов  в  муниципальном  архиве  и  архивных
документов,  хранящихся  в его источниках комплектования, осуществляют
заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
     Записи   в   учетные   документы   вносятся  только  работниками,
ответственными за учет.
     3.2.1.  В  архиве  разрабатываются порядок и схема учета архивных
документов.
     Порядок  учета  архивных  документов  определяет  состав  учетных
документов  и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом
архивохранилище;
     закрепляет  последовательность  выполнения  работ по учету. Схема
учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
     Порядок  и  схема учета архивных документов в архиве утверждаются
приказом руководителя (заведующего) архива(ом).
     3.2.2.   Учетные   документы,   кроме   описей  дел,  документов,
предназначены  для служебного пользования и пользователям не выдаются.
В  отдельных  случаях  по решению руководства архива может быть выдано
дело фонда.
     3.2.3. Хранение учетных документов осуществляется в установленном
порядке (см. п. 2.11.4.1.3).