Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Оформление архивных справок,
архивных выписок и архивных копий
5.9. Архивная справка (приложение N 13) и архивная выписка
составляются с обозначением названия информационного документа
"Архивная справка", "Архивная выписка".
5.9.1. Текст в архивной справке (приложение N 13) дается в
хронологической последовательности событий с указанием видов архивных
документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование
архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями,
изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в
архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений
не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых
говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные
воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а
расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени,
отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте
справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных
заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются
неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся
прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте
оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,
комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных
документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера
листов единиц хранения архивных документов, печатные издания,
использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной
справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов
единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого
факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы
должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для
муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью
органа местного самоуправления).
Архивная справка, предназначенная для использования на территории
Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем
и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося
юридическим лицом, - печатью органа местного самоуправления). Архивная
справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается
руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального
архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного
самоуправления).
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных
документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в
архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие
Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется
консульская легализация официальных документов, заверяются
проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". На
архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом
апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа
исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль не
проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в
государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о
правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и
уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие
Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования
архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о
сотрудничестве.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для
исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ,
подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.
При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных
документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по
данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.
5.9.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер
и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных
документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.
Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного
документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие
оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,
исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения
текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие
сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте
оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки
указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного
документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок
удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного
должностного лица и печатью архива (для муниципального архива, не
являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного
самоуправления).
5.9.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются
печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного
должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за
рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.
5.10. Архивная справка (приложение N 13), архивная выписка,
архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми
письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия,
предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая
ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом
непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия,
предназначенные для направления в государства, не являющиеся
участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений,
оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и
т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган
исполнительной власти в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае
личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются
ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего
документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности,
оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и
архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте
сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и
архивная копия в случае личного обращения гражданина или его
доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении
квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".