Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ. КОМПЛЕКТОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ФОНДА ТЕХНИЧЕСКИХ РЕГЛАМЕНТОВ И СТАНДАРТОВ И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ".
7. Учет (регистрация) документов Федерального
информационного фонда технических регламентов и стандартов
7.1. Учет документов Федерального фонда осуществляют в целях
получения точных данных о количестве, составе, движении документов
Федерального фонда, а также конкретных сведений о каждом документе.
Учет является составной частью мероприятий, направленных на
сохранность Федерального фонда.
7.2. Учет документов Федерального фонда базируется на принципе
однократности учета документов, согласно которому в библиографическую
запись (библиографическое описание или учетную карточку) включают
информацию о документе в порядке поступления.
7.3. Документы Федерального фонда подлежат индивидуальному и
суммарному учету. Индивидуальный учет обеспечивает сведения о каждом
экземпляре документа, суммарный - о каждой партии документов и фонде в
целом.
7.4. Единицами учета документов в Федеральном фонде являются
обозначение документа и его экземпляр независимо от формы его
представления.
7.5. Учет документов Федерального фонда, справочно-поисковым
аппаратом к которому являются автоматизированные библиографические
базы данных, осуществляют в автоматизированном режиме, остальных - в
традиционном (неавтоматизированном) режиме.
7.6. Индивидуальный и суммарный учет документов Федерального
фонда в автоматизированном режиме основан на ведении электронных
картотек документов, содержащих информацию об отдельных документах.
Суммарные сведения о документах получают в результате создания
представлений в базах данных, осуществляющих выборки документов из
базы данных согласно статистическому запросу.
7.7. В традиционном (неавтоматизированном) режиме учитывают
национальные стандарты иностранных государств, информация о которых не
включена в автоматизированные библиографические базы данных
документов.
7.7.1. Для осуществления суммарного учета в традиционном
(неавтоматизированном) режиме используют книги учета. Единицей
суммарного учета является комплект документов, передаваемых в
Федеральный фонд или изымаемых из него по одному акту о регистрации.
В книгах учета фиксируют поступление документов в форме печатных
публикаций, зарегистрированных переводов, документов на CD-ROM, а
также сведения об их отмене и замене. Данные суммируют и результаты
отражают в ежеквартальных отчетах.
7.7.2. Индивидуальный учет документов в традиционном
(неавтоматизированном) режиме осуществляют на основе каталогов
нормативных документов иностранных государств и учетных карточек
нумерационных картотек.
7.8. Суммарный учет документов Федерального фонда обеспечивает
получение следующих статистических данных на заданную дату или в
интервале времени между двумя датами:
- количество действующих документов Федерального фонда;
- количество действующих документов по каждой стране,
международной организации;
- количество переводов действующих документов, имеющихся в
Федеральном фонде в целом, а также по каждой стране и/или
международной организации;
- количество документов, поступивших в Федеральный фонд (новых и
взамен);
- количество изменений, дополнений, поправок к документам;
- количество отмененных документов;
- количество переводов отмененных документов.
Режим автоматизированного учета международных стандартов и
национальных стандартов иностранных государств дополнительно
обеспечивает получение следующих данных на заданную дату или интервал
времени между двумя датами:
- количество документов по различным классификационным признакам
(кодам Международного классификатора стандартов, принадлежности к
техническим комитетам);
- количество национальных стандартов, идентичных или
эквивалентных международным стандартам;
- количество стандартов, имеющих ссылки на международные,
региональные стандарты или национальные стандарты другого иностранного
государства.
7.9. Сохранность документов Федерального фонда устанавливают
сверкой этих документов с каталогами, библиографическими базами данных
или учетными карточками, осуществляемой не реже одного раза в три
года.
7.10. Официальную регистрацию переводов ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ"
осуществляет на основании Приказа Госстандарта России "Об официальной
регистрации переводов международных и зарубежных национальных
стандартов" N 124 от 29 мая 2002 г., оформление - в соответствии с
Инструкцией по подготовке и оформлению (в электронном виде) переводов
международных стандартов.
7.11. При официальной регистрации переводов ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ"
осуществляет контроль (экспертизу) в целях:
- подтверждения аутентичности текста перевода тексту оригинала;
- соблюдения стандартизованной терминологии;
- соответствия оформления документа Инструкции по подготовке и
оформлению (в электронном виде) переводов международных стандартов.
При нарушении требований к документу ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ"
направляет перевод исполнителю на доработку.
7.12. Для подтверждения статуса "официальный перевод" на
титульном листе документа размещают штамп, в который вносят следующую
информацию:
- сокращенное наименование организации, уполномоченной
Ростехрегулированием на осуществление регистрации переводов, - ФГУП
"СТАНДАРТИНФОРМ";
- регистрационный номер перевода документа;
- дату регистрации перевода документа.
Регистрационные номера фиксируют в ведомости официальной
регистрации переводов документов, представленной в электронно-цифровой
форме.
|
Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ. КОМПЛЕКТОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ, ВЕДЕНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ФОНДА ТЕХНИЧЕСКИХ РЕГЛАМЕНТОВ И СТАНДАРТОВ И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ".