Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА МОСКВЫ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ГОРОДА МОСКВЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ПОДПИСАННЫМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСЬЮ".
2. Организационные и технические требования при
использовании электронных документов
2.1. Электронный документ создается, хранится и используется с
использованием средств вычислительной техники.
2.2. Информация, содержащаяся в электронном документе и
предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной
техники, должен быть представлен в форме, пригодной для восприятия
человеком.
2.3. Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его
идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа
определяются действующим законодательством, нормативными правовыми
актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ
создается, используется и хранится, а также в регламенте
информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном
документообороте с использованием данного документа.
В регламенте информационного взаимодействия определяются: тип
документа, структура передаваемой информации, формат передачи данных,
периодичность представления информации и способ передачи.
2.4. Требования к внутренней структуре и содержательной части
электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства
и предметной сферы, где данный электронный документ создается и
используется.
2.5. При составлении, хранении, изменении и передаче электронного
документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать
составителя электронного документа, отправителя электронного
документа, автора изменений, внесенных в электронный документ и
получателя электронного документа, используется электронная цифровая
подпись в соответствии с действующим законодательством.
2.6. Категории электронных документов по источнику их
возникновения:
2.6.1. Документы, созданные на основании получаемых от физических
и юридических лиц документов, представленных в окончательно
оформленном и действительном виде (заявления, удостоверения личности,
доверенности, документы о государственной регистрации актов
гражданского состояния, учредительные документы, свидетельства о
регистрации, лицензии, сертификаты и иные личные документы).
2.6.2. Официальные документы органов исполнительной власти -
документы, содержащиеся в официальных информационных ресурсах города
Москвы (нормативные документы, распорядительные документы, иные ранее
созданные официальные информационные ресурсы правового, или
административного характера).
2.6.3. Документы, создаваемые в результате деятельности органов
исполнительной власти города Москвы и городских организаций
(поручения, заключения, справки, согласования, протоколы, решения,
копии, уведомления и иные документы).
2.7. Категории электронных документов по их отношению к
оригиналу:
2.7.1. Электронный оригинал - документ, изначально созданный в
электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью, для
которого не существует бумажного исходного оригинала, подписанного тем
же лицом.
Электронные оригиналы создаются и используются в случаях, когда
решение об этом принято владельцем информационной системы или
участвующими в документообороте сторонами, а также, если это
предписано нормативными правовыми актами.
2.7.2. Электронный дубликат бумажного документа - документ,
произведенный в электронной форме вместе с идентичным бумажным
документом, имеющим те же реквизиты, структуру и содержание, и
подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое
подписало оригинал бумажного документа.
Электронные дубликаты бумажных документов создаются в случаях,
когда одним пользователям документа требуется и бумажный и электронный
экземпляр.
2.7.3. Электронная копия бумажного документа - электронный
документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного бумажного
документа и его графическое изображение, заверенный в установленном
порядке электронной цифровой подписью лица, которое является автором
(составителем) бумажного документа, либо обладает полномочиями на
заверение данного документа электронной цифровой подписью. Полномочия
на заверение электронных копий бумажных документов в информационной
системе предоставляются в порядке, определяемом владельцем этой
системы, а при использовании в системах документооборота - соглашением
сторон, участвующих в данном электронном взаимодействии.
Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда
работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не
противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную
обработку и использование информации, содержащейся в бумажном
документе.
2.8. Способы создания электронных документов:
2.8.1. Сканирование бумажного документа - создание электронного
образа бумажного документа с помощью специальных средств,
обеспечивающих преобразование изображения на бумажном или ином
материальном носителе в цифровую форму.
2.8.1.1. Сканирование бумажного документа без распознавания.
Результатом сканирования бумажного документа без распознавания
является файл, содержащий растровое графическое изображение.
Растровое графическое изображение пригодно для просмотра образа
документа с экрана, для распечатки графического образа документа с
сохранением расположения графических элементов, а также для возможного
копирования графических элементов в целях создания иных документов.
Растровое графическое изображение без этапа распознавания не
пригодно для какой-либо автоматизированной обработки содержательной
части электронного документа.
2.8.1.2. Сканирование бумажного документа с распознаванием.
Результатом распознавания растрового графического изображения является
файл, содержащий текст с повторением разметки страниц и формата
шрифта, а также с возможными представлениями графических объектов, не
поддавшихся текстовому распознаванию (такими графическими объектами
могут являться: печать, штамп, герб, рисунок, диаграмма или рукописный
текст).
При автоматизированном распознавании возможны: потеря данных,
искажение формата шрифта, смещение расположения графических элементов,
частичная потеря графических элементов (таких как рукописные надписи,
слабоконтрастные фрагменты).
Распознанный текстовый электронный документ пригоден для
частичной автоматизированной обработки текста.
Распознанный текстовый электронный документ предоставляет
возможность осуществлять копирование и редактирование фрагментов
текста.
Результатом сканирования формализованного бумажного документа с
распознаванием полей формы документа является структурированный файл,
содержащий все сведения в виде пар: "название поля" - "значение поля".
2.8.2. Ручной ввод текстовых данных - создание электронного
документа при помощи текстового редактора или специализированной
автоматизированной информационной системы при непосредственном участии
оператора.
Результат ручного ввода данных - электронный текстовый документ.
2.8.2.1. Неформализованный ручной ввод данных - ручной ввод
данных без применения шаблона электронного сообщения, без
использования классификаторов, словарей, справочников, реестров и иных
высокоструктурированных общих ресурсов.
Результат неформализованного ручного ввода данных - текстовый
документ без строгой внутренней структуры.
Электронный документ без строгой внутренней структуры пригоден
для использования человеком, для автоматизированного поиска ключевых
слов по тексту документа.
2.8.2.2. Формализованный ручной ввод данных - ручной ввод данных
с применением шаблона, с использованием общих классификаторов,
словарей, справочников, реестров и иных высокоструктурированных общих
ресурсов.
Результат формализованного ввода данных - электронный документ со
строгой внутренней структурой данных.
Электронный документ со строгой внутренней структурой данных
пригоден для интеграции и полностью автоматизированного анализа
данных.
2.8.3. Автоматическая генерация электронного документа - создание
электронного документа при помощи специализированных
автоматизированных информационных систем на базе существующих
информационных ресурсов без участия оператора или с минимальным
управляющим участием оператора. Результат автоматической генерации
электронного документа подразделяется по уровню структурирования
информации.
2.8.3.1. Автоматическая генерация электронного документа,
предназначенного для использования только человеком.
Результатом является электронный документ, предназначенный для
просмотра или распечатки.
2.8.3.2. Автоматическая генерация электронного документа,
предназначенного для использования иной автоматизированной системой.
Результатом является электронный документ с сохранением уровня
внутренней структурированности информации.
2.8.4. Формирование файлов в специализированном программном
обеспечении.
Результатом работы является файл, пригодный для работы в
специализированном программном обеспечении, что позволяет получателю
использовать дополнительные возможности специализированного
программного обеспечения по анализу и использованию данных (отображать
файл как карту, чертеж, электронную таблицу или презентацию).
2.9. Рекомендуемые форматы файлов электронного документа.
Выбор формата файла электронных сообщений зависит от условий
создания и использования информации и определяется участниками
электронного документооборота соответствующих органов исполнительной
власти (далее - ОИВ) и/или городских организаций.
2.9.1. Визуальное воспроизводство графического образа.
2.9.1.1. Электронная копия бумажного документа, предназначенная
для подробного воспроизведения графического образа, создается с
использованием растровых графических форматов (BMP, JPEG, TIFF, GIF
или PNG) или гибридных текстово-растровых форматов (PDF, DjVu).
2.9.1.2. Электронный оригинал, изготовленный
полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий
сохранение графического оформления документа с возможностью
форматирования текста и внедрения графических элементов создается с
использованием форматов PDF, DOC, RTF, HTML.
2.9.2. Возможность текстового поиска.
Если при использовании электронного сообщения требуется
обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то
электронная копия бумажного документа, содержащая информацию,
предназначенную для распознавания текста и сохранения в текстовом
формате создается в формате с разметкой текста (PDF, DjVu, DOC, RTF,
HTML) или простом текстовом формате (ТХТ).
2.9.3. Возможность интеграции и автоматизированного анализа.
Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или
автоматизированным образом, предполагающий необходимость
автоматизированной интеграции информации создается в формате файла
XML.
2.10. Бумажная копия электронного документа.
При необходимости использования информации электронного документа
в бумажном документообороте могут быть сделаны бумажная копия
электронного документа или бумажный дубликат электронного документа.
2.10.1. Бумажная копия электронного документа, используемая для
внутреннего документооборота организации должна содержать всю
информацию из соответствующего электронного документа, а также:
- оттиск штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом)
"копия электронного документа верна";
- номер или идентификатор электронного документа и наименование
информационной системы, из которой он получен;
- собственноручная подпись должностного лица, его фамилия и дата
создания бумажного документа - копии электронного документа.
Указанная информация размещается на той же стороне листа
документа, на которой началось размещение информации соответствующего
электронного документа. Если документ продолжается на другой стороне
листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись без
расшифровки фамилии и должности ставится на каждом листе, на одной или
на обеих сторонах, на которых размещена информация.
2.10.2. Бумажная копия электронного документа, выдаваемая
организацией по запросам граждан, органов исполнительной власти и
городских организаций, должна содержать всю информацию из
соответствующего электронного документа, а также:
- оттиск штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом)
"(наименование организации),(наименование информационной системы),
копия электронного документа верна";
- номер или идентификатор электронного документа;
- собственноручная подпись должностного лица, его фамилия и дата
создания бумажного документа - копии электронного документа.
- печать организации - владельца информационной системы.
Указанная дополнительная информация размещается на той же стороне
листа документа, на которой началось размещение информации
соответствующего электронного документа. Если документ продолжается на
другой стороне листа или на других листах, то дополнительная
заверяющая подпись и печать без расшифровки фамилии и должности
ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых
размещена информация.
Страницы многостраничных документов следует пронумеровать.
Допускается брошюрование листов многостраничных документов и заверение
первой и последней страницы.
2.10.3. Бумажный документ - дубликат электронного документа может
создаваться лицом, уполномоченным на создание соответствующего
электронного документа.
Бумажный дубликат электронного документа, предназначенный для
резервного хранения и архивирования внутри организации - владельца
информационной системы заверяется также, как бумажная копия
электронного документа для целей внутреннего документооборота.
Бумажный дубликат электронного документа, предназначенный для
выдачи гражданам, направления в иные организации и органы власти
должен быть заверен в порядке, указанном в п.2.10.2 настоящего
Порядка.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ГОРОДА МОСКВЫ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ГОРОДА МОСКВЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ПОДПИСАННЫМИ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСЬЮ".