Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ".
2.6. Отправление исходящих документов
2.6.1. Для формирования реестров внешней отправки в электронном
виде по требованию ФГУП "Почта России" исходящая корреспонденция,
отправляемая из Генеральной прокуратуры, в обязательном порядке должна
быть зарегистрирована в автоматизированной системе ведомственного
документооборота АИК "Надзор".
2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции
оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Оформляя документы для передачи в отдел прохождения
корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить
правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой
связи (Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005
N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию
исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить
на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно,
дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие
приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - Почтовые правила.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в
службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие
нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает
документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об
этом руководителю подразделения.
2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел
прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел
документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов
следующего рабочего дня.
2.6.4. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются
работниками отдела прохождения корреспонденции в соответствии с
Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.
Документы с пометками "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются
незамедлительно.
При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки,
обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в
соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".
2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения
корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми
правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в
нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей
Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на
доработку.
2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются
организационно-распорядительные и другие документы за подписью
руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу,
штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям
органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в
арбитражный суд и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями,
корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела,
материалы проверок, надзорные (наблюдательные, контрольные)
производства, ходатайства о продлении процессуальных сроков, а также
срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах и
районных следственных органах - спецсвязью либо заказными бандеролями
и посылками.
2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату,
вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и
наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес
отправителя.
Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов
Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами,
напечатанными типографским способом или средствами оперативного
размножения.
2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по
описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса
и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а
возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.
Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются
номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным
(8р-2007, 12р-2007), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы
адресата - 9р-2007 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-2007
(Тамбовское УВД).
2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в
пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под
расписку в книге (приложение N 30). Перечень этих организаций
устанавливается руководством прокуратуры.
При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру
передачи.
2.6.10. Документы массовой рассылки (приказы, указания,
распоряжения, планы работы, информационные и методические письма,
обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и
т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и
передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по
разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и
количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается
и датируется ответственным исполнителем.
При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется
в системе и в РК документа (поле "адресат") вносятся все адресаты,
указанные в бумажном варианте разнарядки.
2.6.11. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор"
структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК
(приложение N 11): "дата", "подписал", "содержание", "визы", "адресат"
(в соответствии с п. 5.2.13), "состав". Исходящий номер генерируется
из системы автоматически.
2.6.12. В случае возврата документа, отправленного адресату по
различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его
повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.
|
Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ".