О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ. Приказ. Генеральная прокуратура РФ. 05.06.08 107

9.2.2. Особенности формирования и оформления
                         дел по номенклатуре

     9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии
с  номенклатурой  дел.  В  дела  группируются  документы  одного года.
Исключение составляют переходящие дела.
     9.2.2.2.  Документы  постоянного  и  временного  сроков  хранения
группируются в дела раздельно.
     В одном деле допускается группировать документы с разными сроками
хранения,  когда  они относятся к решению одного вопроса. По окончании
делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты
вопроса,  формируются  два  дела:  одно  -  из документов постоянного,
другое - из документов временного хранения.
     9.2.2.3.  Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в
хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в
их сочетании.
     В  случаях применения вопросно-хронологической последовательности
документы   в   деле   должны   быть   расположены   так,   чтобы  они
последовательно освещали определенные вопросы.
     Приказы,   указания,   распоряжения,   протоколы   коллегий   или
оперативных  совещаний  формируются  в  дела  строго в хронологическом
порядке.
     9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида:
     по    основной    деятельности    (совместно   с   указаниями   и
распоряжениями);
     по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры;
     по личному составу;
     по финансово-хозяйственным вопросам.
     Приказы  по  личному  составу  могут  группироваться  раздельно в
зависимости   от  категории  работников  (прокурорские  работники  или
федеральные   государственные  гражданские  служащие).  Так  же  могут
группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов.
     9.2.2.5.  Документы  коллегии  группируются в два дела. В одном -
протоколы,  решения  (первые  экземпляры),  в  другом  -  документы  к
заседаниям  коллегии  (повестки  дня,  доклады,  справки,  заключения,
проекты   решений   коллегии   и   др.).   Документы   к   протоколам,
сгруппированные   в   отдельные  тома,  систематизируются  по  номерам
протоколов.
     9.2.2.6.  Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того
года, к которому они относятся по содержанию (например, отчеты за 2003
г. должны быть отнесены к делам 2003 г., хотя составлены в 2004 г.).
     9.2.2.7.  Дела,  состоящие  из  документов одного вида (например,
отчеты,  докладные  записки,  штатные  расписания  и  т.п.) однотипных
органов   разных   административно-территориальных  единиц  (например,
прокуратуры  субъектов Российской Федерации), формируются в алфавитном
порядке по названиям административно-территориальных единиц.
     Лицевые  счета  работников  располагаются  в  алфавитном  порядке
фамилий.
     9.2.2.8.  Если  в  деле  группируются  статистические формы, то в
заголовке  независимо от направленности статформы указываются ее номер
и полное название.
     9.2.2.9.  В  делах  с  финансовыми документами должна соблюдаться
полнота  систематизации  документов.  Так,  например,  если  к балансу
имеются пояснительная записка и приложения, то они должны находиться в
следующем   порядке:   пояснительная   записка,   баланс,  приложение.
Последовательность  приложения определяется последовательностью статей
баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
     Утвержденные  планы,  отчеты,  сметы,  лимиты и т.д. группируются
отдельно от их проектов.
     9.2.2.10.   Оформление   обложки   дела,   внутренней   описи   и
листа-заверителя   производится   в  соответствии  с  пунктом  9.2.1.7
настоящей Инструкции.
     9.2.2.11.  По  окончании  дела  в случае необходимости уточняются
заголовки. В реквизиты на обложке вносятся соответствующие дополнения.
     На обложках дел с приказами указываются их номера.
     Например:  "Приказы Генерального прокурора Российской Федерации и
его заместителей по вопросам основной деятельности с N 1 по N 150".
     На  обложках  дел  со  справками  проверок  указывается,  в каких
органах,    организациях,    ведомствах,    учреждениях,   структурных
подразделениях и т.д., а также по какому вопросу проводилась проверка.
     На  обложках  дел с докладными записками, обзорами, методическими
пособиями, информационными письмами и т.п. указывается, о чем они.
     9.2.2.12.  Руководитель  организации или подразделения в пределах
своих  полномочий  вправе  разрешить формировать дела по номенклатуре,
срок  хранения которых составляет до 5 лет, в скоросшиватели, листы не
нумеровать,   внутренние   описи   и   листы-заверители  при  этом  не
составлять.