Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ".
9.3. Передача дел, надзорных и наблюдательных
производств в архив. Организация их архивного хранения
9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет)
сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному
начальником службы делопроизводства, согласованному с руководителем
структурного подразделения, руководителем органа районного уровня.
Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N
44), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных
подразделений.
Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:
не позднее чем через пять лет - в Генеральной прокуратуре и
центральном аппарате Следственного комитета;
не позднее чем через два года - в прокуратурах субъектов
Российской Федерации и следственных управлениях Следственного комитета
в субъектах Российской Федерации и приравненных к ним органах, в
районных прокуратурах и следственных отделах Следственного комитета в
районах и городах районного значения и приравненных к ним органах.
Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса
структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения
("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и
двух последних цифр года формирования материалов.
Например: 12вр-07, что обозначает: "12" - индекс управления, "вр"
- дела временного хранения, "07" - дела за 2007 год.
В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр"
в скобках добавляется буква "с".
Например: 12вр(с)-07.
9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись
под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Если дело
или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них
вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том
числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные
дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для
текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.
Работник архива расписывается в приеме материалов на всех
экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества
принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается
структурному подразделению, первый остается в архиве.
9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники
проверяют и уточняют сроки их хранения.
Прием материалов производится работником архива с обязательным
участием работника структурного подразделения, осуществляющего
передачу.
Все материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или
сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.
Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов
устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.
9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо,
ответственное за ведение делопроизводства данного структурного
подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела или производства, оформляет
их, составляет на них описи и передает в архив согласно установленным
правилам. Передача законченных дел по номенклатуре может
осуществляться по самой номенклатуре.
Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных
материалов.
Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в
Следственный комитет только в случаях необходимости (отмены ранее
принятого процессуального решения, возобновления следствия,
обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и
следователей Следственного комитета по конкретным уголовным делам. При
этом обязательно составляется акт приема-передачи, который
утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры
и Следственного комитета.
9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных
книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N
51). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым
они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные
и несекретные материалы отдельно.
В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах
хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность
документов, заключенных в обособленную обложку (том).
По запросу соответствующего архивного учреждения
(Государственного архива Российской Федерации и т.д.) в архиве
составляется паспорт архива.
9.3.6. Материалы в архиве хранятся по видам, годам, в порядке
номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются
отдельно от материалов с временными сроками хранения.
9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего
хранения поступивших материалов.
9.3.8. Для получения материалов во временное пользование работник
структурного подразделения должен оформить требование (приложение N
48) с указанием номера описи и порядкового номера материала.
9.3.9. Истребование документов из архива производится только
оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное
отношение.
В случае истребования документов из архива оперативным работником
другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения,
имеющего непосредственное отношение к документам.
9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится
под расписку в книге учета выдачи материалов во временное пользование
(приложение N 52) с последующим контролем за их возвратом.
На выдачу секретных и несекретных материалов заводятся отдельные
книги выдачи.
9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся
в архиве материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о
выделении их к уничтожению (приложение N 47).
9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из архивного
учреждения (например, из Государственного архива Российской Федерации)
направляется за подписью оперативного работника или руководителя
подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.
Получение дел из архивных учреждений (Государственного архива
Российской Федерации, муниципальных архивов) во временное пользование
и возврат их производятся по правилам, установленным этими архивными
учреждениями.
9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие
действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать
их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов
и противопожарными средствами.
|
Фрагмент документа "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ".