РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ УПРАВЛЕНИЕ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ, ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ (ИТОГОВОЙ) АТТЕСТАЦИИ ВЫПУСКНИКОВ, ОСВОИВШИХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ ПРОГРАММЫ ОСНОВНОГО ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ, ОРГАНИЗУЕМОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМИ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫМИ КОМИССИЯМИ). Письмо. Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки. 20.03.08 01-137/08-01

4. Учет, хранение и уничтожение
                     документированной информации

     4.1.   Перечень   документированной   информации,   отнесенной  к
документам  строгой  отчетности,  разрабатывается  и  утверждается ОУО
субъекта   Федерации   самостоятельно   с   учетом   "Перечня  типовых
управленческих  документов,  образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с
указанием сроков хранения", утвержденного Главным архивным управлением
при  Совете  Министров  СССР  от  15.08.1988, а также "Перечня типовых
управленческих  документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом от 27.10.2003.
     В   Перечень   рекомендуется   включить  материалы  и  документы,
определенные  пунктом  1.3  настоящих  Рекомендаций, и иные документы,
образующиеся  в  деятельности  по  организации  апробации  в  субъекте
Российской Федерации.
     4.2.  Особенности  и сроки хранения документов строгой отчетности
по  апробации  определяются  инструкциями  с  учетом сроков проведения
государственной (итоговой) аттестации в субъекте Российской Федерации.
     4.3.   Временное  хранение  экзаменационных  материалов  до  даты
проведения   экзамена   осуществляет   ОУО   субъекта  Федерации  либо
подведомственное  учреждение,  уполномоченное  по решению ОУО субъекта
Федерации   обеспечить   организационно-технологическое  сопровождение
апробации.   Хранение   экзаменационных  материалов  осуществляется  в
специально  выделенных  и  оборудованных  помещениях или металлических
шкафах   и   др.,   позволяющих  обеспечить  сохранность  материальных
ценностей   и   их  хранение  в  порядке,  исключающем  доступ  к  ним
посторонних лиц.
     4.4.   По   окончании   государственной   (итоговой)   аттестации
выпускников  IX  классов  общеобразовательных  учреждений  в  субъекте
Российской   Федерации   в  рамках  работ  по  подведению  итогов  все
организационные  структуры  передают  в  соответствии  с  требованиями
инструкций и распорядительными актами ОУО субъекта Федерации имеющиеся
у   них   материалы   и   документы   в  ОУО  субъекта  Федерации  или
уполномоченную им организацию (подведомственное учреждение).
     4.5.  ОУО субъекта Федерации организует и проводит следующие виды
работ по учету материалов и документов:
     4.5.1.   Осуществляет   оценку,   отбор  и  регистрацию  принятых
материалов и документов из соответствующих организационных структур.
     4.5.2.  Организует  размещение  материалов  и  документов строгой
отчетности на хранение.
     4.5.3. Проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
     4.6.  Отбор  и оценка с целью определения значимости материалов и
документов  в  соответствии  с  утвержденным  ОУО  субъекта  Федерации
перечнем   документов   строгой   отчетности   проводится   комиссией,
назначаемой ОУО субъекта Федерации.
     4.7.  Создание,  функции  и  полномочия,  порядок работы комиссий
могут   определяться   на   основе  "Основных  правил  работы  архивов
организаций"  (решение  коллегии  Росархива  от  06.02.2002).  В целях
определения  видов  и  значимости  документов,  подлежащих  передаче в
архив,   следует   руководствоваться  Федеральным  законом  Российской
Федерации   от   29.12.1994   N   77-ФЗ  "Об  обязательном  экземпляре
документов"  и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном
деле в Российской Федерации".
     4.8.  Результат  работы  комиссии оформляется актом, утверждаемым
руководителем ОУО субъекта Федерации.
     4.9.  ОУО субъекта Федерации направляет в Рособрнадзор справку об
использовании  экзаменационных материалов в соответствии со структурой
отчета о результатах ГИА, организуемой ТЭК.
     4.10.  По истечении сроков хранения материалы и документы строгой
отчетности  в  установленном  порядке подлежат уничтожению. Списание к
уничтожению   производится   на   основании   акта   об   уничтожении,
составляемого  комиссией.  Уничтожение  производится  по  распоряжению
руководителя ОУО субъекта Федерации.