Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".
3. Прием и регистрация документов
3.1. В канцелярии общеобразовательного учреждения все конверты с
поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично")
вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов,
правильность доставки и целостность конвертов.
3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из
других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности
общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы,
пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские
документы первичного учета. Для них составляется перечень
нерегистрируемых документов.
3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.
3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу
документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления
(Приложение 12).
3.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и
внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная
карточка (РКК) (Приложение 13).
3.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота
до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах
регистрации входящих и исходящих документов (Приложения 14, 15, 16).
3.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или
рукописным способом.
3.8. Количество экземпляров РКК на документ общеобразовательного
учреждения определяется числом справочных и контрольных картотек.
3.9. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно
регистрировать следует только инициативный документ (запрос),
составленный в данном ОУ или присланный из другой организации. Данные
об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным
записям в той же РКК.
3.10. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или
методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 x 210 мм) или
формата А6 (105 x 148 мм) по ГОСТ 9327-60.
Календарная шкала РКК используется для контроля за сроками
исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому
документ должен быть исполнен.
В графе "Корреспондент" указывается название организации, от
которой поступил документ, или, если документ исходящий, организации,
в которую он направляется.
Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на
входящие документы. В ней проставляют дату поступления документа и
индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении.
В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и
индекс, присвоенный ему организацией-автором.
В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его
заголовок.
От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены
графы РКК, в значительной степени зависят дальнейший поиск и
возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в
текущей работе с документами, так и в архиве.
В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное
содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после
прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на
документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию,
инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен
документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение
вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе
делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, и
указывают индекс дела, в которое направлен документ.
На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят
отметку о контроле исполнения.
Графы "Фонд N", "Опись N", "Дело N" заполняются в архиве, куда
РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в
делопроизводстве.
3.11. Заполнение граф журналов регистрации документов
производится аналогично заполнению граф РКК.
|
Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".