Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".
6.1. Прием, первичная обработка и отправка
корреспонденции
Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в
Департаменте осуществляется:
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично от граждан;
- с использованием факсимильной связи;
- в виде электронной почты;
- в виде телефонограмм.
Прием, первичная обработка и отправка документов производятся
централизованно (канцелярией Департамента), кроме случаев их
поступления посредством факсимильной и телефонной связи
(осуществляется структурными подразделениями Департамента). Служебные
документы и обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию,
принимаются только при вскрытых конвертах.
Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной
связи, электронной почты и с официального сервера Департамента в сети
Интернет без использования в установленном порядке технологии
электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому
указанные способы не используются для передачи документов, требующих
удостоверения подлинности.
При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге
отправителя или на копии документа при необходимости ставится штамп
Департамента, дата и подпись сотрудника, принявшего документ. При
приеме обращений граждан в случае наличия копии обращения на ней по
просьбе заявителя ставится штамп Департамента с указанием даты
поступления документа в Департамент.
Почта, доставленная в канцелярию фельдъегерской службой,
передается сотрудниками канцелярии в секторы служебной корреспонденции
или письменных обращений граждан отдела руководителя Департамента
незамедлительно.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и
праздничные дни от Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Минздравсоцразвития России, Московской городской Думы, принимается
дежурными Департамента с последующей передачей в сектор служебной
корреспонденции отдела руководителя Департамента не позднее 9 часов 30
минут следующего рабочего дня.
При приеме почты проверяется правильность адресования и
целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция
возвращается отправителю отделом руководителя не позднее 3 рабочих
дней с даты получения.
Конверты с поступившими в Департамент документами вскрываются в
отделе руководителя Департамента (за исключением поступивших от
должностного лица в адрес должностного лица Департамента и содержащих
пометку "лично"). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией
проверяется наличие документов с указанными в них приложениями и
удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.); при обнаружении
недостачи или отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются
отправителю с указанием причин возврата.
Служебные документы и письменные обращения граждан, лично
передаваемые в канцелярию, принимаются в незапечатанных конвертах,
кроме случаев, оговоренных выше.
Конверты, в которых документы поступают в канцелярию, скрепляются
с документами и сопровождают их на всех этапах рассмотрения (при
поступлении документов, связанных с рассмотрением дел в суде,
документы регистрируются в специальном журнале с отметкой о наличии
конвертов и времени поступления документов в Департамент; в другие
структурные подразделения такие документы передаются с конвертами под
расписку с фиксацией времени передачи).
На служебных документах и письменных обращениях граждан,
поступивших в канцелярию до 14 часов текущего дня, проставляется штамп
с указанием даты текущего дня. На корреспонденции, поступившей в
канцелярию после 14 часов, проставляется штамп с указанием даты
следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного
рассмотрения, а также поступившие из вышестоящих и судебных инстанций,
ставится штамп с указанием даты текущего дня.
Сотрудники канцелярии распределяют поступающие документы и
направляют их на регистрацию.
Отправка документа адресату производится канцелярией после его
регистрации в соответствующем подразделении и проверки канцелярией
наличия:
- адреса с индексом (не проставляется на документах, направляемых
в органы, должностным лицам государственной власти России и Москвы, а
также при переписке между Департаментом и подведомственными ему
структурами);
- исходящего регистрационного номера;
- ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи должностного лица на документе.
В случае неправильного оформления документа сотрудники канцелярии
должны вернуть документ исполнителю с указанием ошибки либо пригласить
исполнителя к себе (по документам срочного характера) для ее
исправления.
Выдача документов на руки адресату допускается в исключительных
случаях, в связи со срочностью решения поставленных вопросов. Выдача
производится под роспись получателя по разрешению начальника
(заместителя начальника) структурного подразделения, рассматривавшего
документ.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".