Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".
11.2. Реквизиты документов
При подготовке документов должны соблюдаться требования и
правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие
оперативному исполнению и последующему использованию материалов в
служебных целях, а также созданию возможностей для автоматизированной
обработки информации.
Обязательные реквизиты документа: наименование организации
(должностного лица), автора (исполнителя) документа, название вида
документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись
должностного лица.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.
Заголовок к тексту указывается в документах формата А4. Он должен
быть кратким, точно отражать содержание документа, формулироваться в
виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля под
реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа"; может быть
выделен жирным шрифтом.
Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата проведения (принятия решения) - для протоколов заседаний и
совещаний, решений коллегии.
Элементы даты приводятся в последовательности: день месяца,
месяц, год. В документах используются буквенно-цифровое (1 января 2006
года) или цифровое написание дат (01.01.2006 - полное, 01.01.06 -
сокращенное). В тексте распорядительного документа используется
буквенно-цифровое написание дат, в служебных письмах, протоколах и
других документах, содержащих сведения финансового характера,
буквенно-цифровое оформление дат предпочтительнее. Написание дат в
пределах одного документа должно быть единообразным.
Индекс документа - это порядковый номер для приказов,
распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной
корреспонденции - входящий или исходящий номер соответственно
номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего из
вышестоящей или сторонней организации, в обязательном порядке
приводится на документах-ответах Департамента под датой и номером
документа-ответа.
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы
адресуются в организации, их подразделения, конкретному должностному
лицу. Наименование организации (подразделения) указывается в
именительном падеже, должность и фамилия адресата - в дательном:
Комитет по туризму города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если адресатом является руководитель органа (организации), то
наименование органа (организации) входит в наименование должности
адресата:
Председателю Комитета
по культуре города Москвы
С.И. Худякову
Несколько однородных организаций указываются обобщенно:
Начальникам управлений здравоохранения
административных округов
Документ может содержать до четырех адресатов. Если документ
направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор
инициативного письма. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатом не ставится. Все экземпляры документа оформляются на бланке
и подписываются. При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки и на каждом документе указывается один
адресат и адресатам направляют копии документов. При адресовании
документа Мэру Москвы, Председателю Московской городской Думы,
Министру здравоохранения и социального развития Российской Федерации
одновременное его адресование другим адресатам не допускается.
Реквизит "адресат" печатается от границы правого поля листа
(допускается выделение фамилии и инициалов адресата жирным шрифтом) и
включает:
- наименование организации или (при адресовании физическому лицу
- фамилию, имя, отчество адресата);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- область, край, автономный округ (область), республику, город;
- страну (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Генеральному директору
Фонда "Москва-Севастополь"
М.И. Аполлонову
ул. Марии Ульяновой, дом 14, Москва, 117321
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
Москвы, а также при переписке между Департаментом и подведомственными
ему структурами.
Текст строится в зависимости от вида документа и должен, как
правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается
причина составления документа, даются ссылки на основополагающие
материалы и содержится информация по существу рассматриваемого
вопроса, во второй части приводятся выводы, предложения, решения или
просьбы. Текст допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты
и подпункты, которые могут быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст
должен излагаться четко, последовательно, кратко.
Печатается документ на бланках А4 через 1-1,5 межстрочных
интервала.
При направлении документа конкретному должностному лицу
рекомендуется начинать текст с персонального обращения с
использованием слов "уважаемый" ("уважаемая"): "Уважаемый Иван
Иванович!". При адресовании документа в негосударственные организации,
а также в случаях, когда имя и отчество адресата неизвестны и
установить их не представляется возможным, допускается обращение с
использованием слов "господин": "Уважаемый господин Иванов!" или
"Господин Иванов!". В конце текста над наименованием должности
подписавшего документ должностного лица возможно проставление слов "С
уважением".
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующая страницы нумеруются. Номера проставляют посередине
верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" и
знаков препинания.
Подпись - обязательный реквизит, включающий: наименование
должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного
бланка указывать не нужно), личную подпись и ее расшифровку (инициалы
и фамилия, выделяемые жирным шрифтом). Наименование должности
печатается от границы левого поля, расшифровка подписи равняется к
границе правого края текста. При подписании документа несколькими
должностными лицами подписи располагают одну над другой в
последовательности, соответствующей должностям; при подписании
документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают на
одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель - указываются фактическая должность
подписавшего документ лица ("исполняющий обязанности..." или
"заместитель...") и его фамилия.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка
об их наличии печатается после текста документа по следующей форме:
"Приложение: по тексту на -- листах в --- экземплярах". Если
приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии делают по форме: "Приложение: по тексту на 5
листах в 2 экземплярах только в 1-й адрес".
Наименования неназванных в тексте документа приложений
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении (если
приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается) и числа
их экземпляров:
"Приложения: 1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 17 мая
2006
года N 816-РП "О командировании в Берлин" всего на 2
листах в 1 экз.
2. Справка о сотрудничестве с Берлином по линии
здравоохранения на 3 листах в 2 экз.".
Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих
предварительного рассмотрения заинтересованными органами
(организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее
согласование (или разногласие) оформляется грифом согласования,
справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения
документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица,
согласующего документ (включая наименование организации), личная
подпись должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования
печатаются от границы левого поля, располагаются ниже реквизита
"подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования (например: "Лист согласования (справка, протокол)
прилагается"; подпись и дата).
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости следует указывать должность
визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при
внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Визы согласования проставляются на подлинниках документов, за
исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
Фамилия и номер телефона исполнителя указываются в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа документа. Исполнителем
указывается сотрудник аппарата Департамента, замещающий должность
государственной гражданской службы города Москвы. При оформлении
документа за подписью руководителя Департамента указывается
исполнитель, занимающий должность категории "руководители". Для
автоматизированного поиска документа ниже отметки об исполнителе может
проставляться имя файла или иные поисковые данные.
Особым способом введения документа в действие, санкционирующим
распространение его на определенный круг организаций, подразделений,
должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие; эти документы приобретают юридическую силу с даты
утверждения. Утверждение документа возможно грифом утверждения или
изданием распорядительного документа; оба способа имеют одинаковую
юридическую силу (распорядительный документ нужен, если требуются
пояснения или действие документа выходит за рамки Департамента и
распространяется на подведомственные структуры; в иных случаях может
ставиться гриф утверждения). Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ
(печатают заглавными буквами без кавычек в правом верхнем углу, при
наличии двух грифов их располагают в правом и левом верхних углах
документа), наименование должности и подпись утвердившего документ
лица, расшифровка подписи, дата утверждения. При утверждении документа
распорядительным документом гриф может состоять из слова УТВЕРЖДЕНО,
наименования утверждающего документа, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
здравоохранения города Москвы
от 15 января 2003 года N 157
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".