ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. Постановление. Правительство РФ. 15.06.09 477

V. Документальный фонд федерального органа
                         исполнительной власти
     
     26. Федеральный орган исполнительной власти:
     а)  формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе
его деятельности документов;
     б)  разрабатывает  и  утверждает  по  согласованию  с федеральным
органом  исполнительной  власти  в  области  архивного  дела  перечень
документов,  образующихся  в  процессе  его  деятельности,  а  также в
процессе  деятельности  подведомственных  ему организаций, с указанием
сроков хранения.
     27.   Формирование   документального  фонда  федерального  органа
исполнительной  власти  осуществляется  службой делопроизводства путем
составления   номенклатуры   дел,   формирования   и  оформления  дел,
обеспечения  их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального
органа исполнительной власти.
     28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:
     а)  составляется  службой  делопроизводства на основе номенклатур
дел структурных подразделений;
     б)  утверждается  после  ее согласования с центральной экспертной
комиссией  федерального  органа  исполнительной  власти  руководителем
федерального  органа  исполнительной  власти не позднее конца текущего
года и вводится в действие с 1 января следующего года;
     в)  один  раз  в  5  лет  согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией  федерального  государственного архива, в который передаются
на   постоянное   хранение   образующиеся   в   процессе  деятельности
федерального  органа  исполнительной  власти документы Архивного фонда
Российской Федерации;
     г)  в  случае  изменения  функций и структуры федерального органа
исполнительной  власти  подлежит  согласованию с экспертно-проверочной
комиссией федерального государственного архива.
     29.  Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа
исполнительной  власти являются наименования структурных подразделений
федерального органа исполнительной власти.
     30.  Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также
с  соблюдением  принципов систематизации документов и их распределения
(группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,
в  том  числе  на дела по личному составу, и на дела временного (до 10
лет включительно) хранения.
     31.  Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального
органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных
подразделениях по месту их формирования.
     32.   Дела   выдаются   во   временное   пользование  сотрудникам
структурных   подразделений   на   срок,   определяемый  руководителем
федерального  органа  исполнительной  власти,  и  после  его истечения
подлежат возврату.
     Иным  государственным  органам  и  организациям  дела выдаются на
основании   их   письменных   запросов   с   разрешения   руководителя
федерального   органа   исполнительной  власти  или  его  заместителя,
курирующего вопросы делопроизводства.
     33.  Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных   случаях  и  производится  с  разрешения  руководителя
федерального  органа  исполнительной власти с оставлением в деле копии
документа,  заверенной  в  установленном  порядке,  и  акта о причинах
выдачи подлинника.
     34.  Дела  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения
передаются  в архив федерального органа исполнительной власти не ранее
чем  через  1  год  и  не  позднее  чем  через 3 года со дня начала их
использования  или хранения в структурных подразделениях. Передача дел
в  архив  федерального  органа  исполнительной  власти производится на
основании  описей  дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет)
хранения   и   по   личному   составу,   составляемых   в  структурных
подразделениях   федерального   органа   исполнительной  власти.  Дела
временного  (до  10  лет  включительно)  хранения в архив федерального
органа  исполнительной  власти  не передаются и подлежат уничтожению в
установленном порядке.
     35.  Основой  составления  описей  дел  постоянного  и временного
(свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
     36.   Порядок   составления   номенклатуры   дел  и  описей  дел,
формирования  и  оформления  дел,  а  также уничтожения дел временного
хранения  в  федеральном  органе  исполнительной  власти  определяется
федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.