Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.05.2009)".
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов.
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются органами исполнительной власти города
Москвы и структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства
Москвы в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе
настоящего Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра
Москвы, Правительства Москвы, членов Правительства Москвы изложены в
п. 3.2.2 настоящего Регламента.
Документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и
Правительства Москвы оформляются на бланках документов утвержденного
образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный
состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образцы
оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в
текстовом редакторе "Word for Windows" (версия 7.0 и последующие) с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей,
одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через
12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
13.1.1. Бланки документов.
13.1.1.1. Бланки документов Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Аппарата Мэра и Правительства Москвы изготавливаются на бумаге
форматом А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), бланки резолюций - А5
и А6 (105 x 148 мм).
13.1.1.2. Управление по организации работы с документами
Правительства Москвы разрабатывает макеты бланков документов,
составляет и представляет на утверждение руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы альбом бланков документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Эталон
альбома хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы, контрольный экземпляр находится в Финансово -
хозяйственном управлении Мэрии Москвы.
13.1.1.3. В Аппарате Мэра и Правительства Москвы утверждены
следующие бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной
власти города (Мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, управляющего
делами Мэра и Правительства Москвы и т.п.). Применение указанных
бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение
обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром
Москвы и членами Правительства Москвы;
- Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Применение бланков
допускается руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его
заместителями, а также руководителями структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Применение бланков допускается руководителями, заместителями
руководителей структурных подразделений, а также специалистами,
которым предоставлено право подписи;
- коллегий, советов и комиссий города Москвы, Мэра Москвы и
Правительства Москвы (при Мэре Москвы и Правительстве Москвы).
Применение бланков допускается председателями (руководителями) и
заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями
указанных рабочих органов.
13.1.1.4. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью
членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в
подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и
должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы бланки
документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на
листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться
как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства
Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной
власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем
случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица,
подписавшего документ.
13.1.1.5. Применение бланков документов, в том числе и
должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра
Москвы, членов Правительства Москвы, должностных лиц Аппарата Мэра и
Правительства Москвы в сторонние организации и при направлении в адрес
Мэра Москвы, членов Правительства Москвы документов за подписью
руководителей органов исполнительной власти города Москвы и лиц,
официально их замещающих.
При переписке между органами исполнительной власти города Москвы,
а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы
применение бланков документов обязательно.
13.1.1.6. Допускается использование бланков документов Мэра
Москвы и Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти
города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, изготовленных
только типографским способом.
13.1.2. Реквизиты документов.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование
организации (должностного лица) - автора документа, название вида
документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись,
печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
13.1.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Мэра Москвы, Правительства
Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
13.1.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (указ, постановление, распоряжение, приказ, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы
используется свой бланк, на котором типографским способом
воспроизведено наименование вида документа.
13.1.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм
от верхнего края листа.
13.1.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
13.1.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля, под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
13.1.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,
конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы,
организации (структурного подразделения) указывается в именительном
падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При
этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются
перед фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают
после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, управляющий делами Мэра и Правительства Москвы;
заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
начальник Правового управления Правительства Москвы.
При направлении документа нескольким адресатам, но не более
четырех, они все указываются в документе один под другим без слова
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый
экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а
адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если
документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор
инициативного письма.
При направлении документа более чем в четыре адреса документ
размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку
рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом
документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам
направляются копии документов.
При адресовании документа Президенту Российской Федерации,
Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы
одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
органы, должностным лицам государственной власти города Москвы
(Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы
исполнительной власти города), а также при переписке между
структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от
левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при
угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным
расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже
разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение
реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
13.1.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Мотивировочная часть документа, подписываемого должностным лицом
исполнительной власти города Москвы, осуществляющим полномочия члена
Правительства Москвы по координации деятельности подведомственных
органов исполнительной власти города Москвы и иных городских
организаций, должна начинаться словами: "Исполняя обязанности по
координации деятельности Комплекса... в соответствии с распоряжением
Правительства Москвы от --- N --" или "Исполняя обязанности по
координации деятельности по вопросам, входящим в компетенцию
заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, в соответствии с
распоряжением Правительства Москвы от ----- N ----" (образцы
оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слов "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю,
запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не
рекомендуется.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
13.1.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ----- л. в ----- экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в
которые приложение направляется, например:
Приложение:
1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 28 января 2004 г.
N 70-РП "Об Аппарате Мэра и Правительства Москвы" и приложение к нему,
всего на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы за второй квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через 1 строку после текста документа.
13.1.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:
Заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочный представитель Мэра
Москвы в Московской городской Думе
А.В. Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый
заместитель (заместитель)..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании резолюции, проставлении визы, утверждении
документа и т.д. подпись должностного лица исполнительной власти
города Москвы, осуществляющего полномочия члена Правительства Москвы
по координации деятельности подведомственных органов исполнительной
власти города и иных городских организаций, должна оформляться
следующим образом: рядом с подписью должностного лица пишется фраза
"И.о. по координации деятельности комплекса" или "И.о. по координации
деятельности по вопросам заместителя Мэра Москвы" (образцы оформления
подписи приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту);
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью
аналогов собственноручной подписи допускается при подписании
документов справочно-информационного характера: приглашений, справок,
извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи
производится Управлением делами Мэра и Правительства Москвы на
основании решения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы в
связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи
воспроизводится.
В Аппарате Мэра и Правительства Москвы используются факсимильные
аналоги подписи следующих должностных лиц:
- Мэра Москвы;
- заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочного
представителя Мэра Москвы в Московской городской Думе;
- дефис утратил силу.
- первого заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
13.1.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы
Л.И. Швецова Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства Москвы,
руководителем органа исполнительной власти города возможно указывать
наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в
распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать
только наименование должности руководителя органа исполнительной
власти города, например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр Руководитель
Правительства Москвы, Департамента
руководитель продовольственных
Департамента ресурсов
продовольственных города Москвы
ресурсов города Москвы
А.И. Бабурин Подпись А.И. Бабурин Подпись
Дата Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования, например: Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу согласование оформляют
следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по
пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее
расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
13.1.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона
исполнителя на документах (кроме заявлений в суды) располагаются в
левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа
(оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем
текст документа).
В качестве исполнителя указывается сотрудник Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, органа исполнительной власти города, замещающий
должность государственной гражданской службы города Москвы:
- начальник (заместитель начальника) отдела в управлении,
заведующий сектором и т.п. - главные и ведущие должности категории
"руководители" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы;
- заместители начальника управления и отдела, начальник отдела в
управлении, заведующий сектором и т.п. - ведущие должности категории
"руководители" в органе исполнительной власти города Москвы;
- помощник и советник члена Правительства Москвы - высшие и
главные должности категории "помощники (советники)" в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы;
- помощник и советник руководителя органа исполнительной власти
города - ведущие должности категории "помощники (советники)" в органе
исполнительной власти города Москвы;
- референт члена Правительства Москвы, советник, консультант,
специалист-эксперт, главный специалист, ведущий специалист - высшие,
главные, ведущие и старшие должности категорий "специалисты" и
"обеспечивающие специалисты" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы и
органе исполнительной власти города Москвы.
При оформлении документов за подписью Мэра Москвы указываются
инициалы, фамилия и телефон исполнителя, занимающего должности
категории "руководители".
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
13.1.2.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и распространяется на организации
городского подчинения и граждан; в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его
верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и
левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
13.1.3. Применение печатей.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо
соответствие копии подлиннику.
Мэр Москвы, Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства
Москвы используют следующие печати:
- гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы", "Правительство
Москвы 2", "Аппарат Мэра и Правительства Москвы";
- рельефные гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы";
- простые круглые печати: "Управление государственной службы и
кадров Правительства Москвы", "Второе управление Правительства
Москвы", "Протокольный отдел Правительства Москвы", "Управление
координации деятельности по обеспечению безопасности города Москвы",
"Объединенная коллегия исполнительных органов государственной власти
Москвы и Московской области", "Архив Правительства Москвы", "Для
пакетов" Правительства Москвы, "Для справок" Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства Москвы и "Для пакетов" Второго управления
Правительства Москвы.
13.1.3.1. Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра
Москвы на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города
Москвы; доверенностях, уполномочивающих представлять интересы Мэра
Москвы; договорах, заключенных от имени Мэра Москвы; удостоверениях к
наградам и почетным званиям города Москвы и т.д.
Печать хранится у Мэра Москвы или его доверенного лица
(начальника Управления Мэра Москвы).
13.1.3.2. Рельефной гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется
подпись Мэра Москвы на благодарностях Мэра Москвы и дипломах к премиям
города.
Рельефная печать хранится в Управлении государственной службы и
кадров Правительства Москвы.
13.1.3.3. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется
подпись Мэра Москвы и членов Правительства Москвы на документах,
требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих
представлять интересы Правительства Москвы; представлениях и
ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями
Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового
характера; договорах, заключенных от имени Правительства Москвы;
командировочных удостоверениях командированных в Правительство Москвы
и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
Гербовой печатью "Правительство Москвы 2" заверяется подпись Мэра
Москвы и членов Правительства Москвы на документах Правительства
Москвы, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Печать хранится в Первом управлении Правительства Москвы.
13.1.3.4. Рельефной гербовой печатью "Правительство Москвы"
заверяется подпись Мэра Москвы на почетных грамотах Правительства
Москвы.
Рельефная печать хранится в Управлении государственной службы и
кадров Правительства Москвы.
13.1.3.5. Гербовой печатью "Аппарат Мэра и Правительства Москвы"
удостоверяется подпись руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, первого заместителя и заместителей руководителя Аппарата Мэра
и Правительства Москвы на доверенностях, командировочных
удостоверениях командированных в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и
Правительства Москвы, командировочных удостоверениях командированных
сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы, сводной номенклатуре
дел Аппарата Мэра и Правительства Москвы и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.6. Печатью "Управление государственной службы и кадров
Правительства Москвы" удостоверяются:
- подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых
книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов,
составляющих "личные дела" должностных лиц органов исполнительной
власти города Москвы, сотрудников Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы на командировочных удостоверениях командированных
в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы;
характеристиках; доверенностях и т.п.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.7. Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы"
удостоверяются копии распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, членов Правительства Москвы, сделанные с
подлинников распорядительных документов, хранящихся в Протокольном
отделе Правительства Москвы.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.8. Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов
государственной власти Москвы и Московской области" заверяются
решения, копии решений и выписки из решений Коллегии.
Печать хранится в Аппарате Объединенной коллегии органов
исполнительной власти Москвы и Московской области.
13.1.3.9. Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется
подпись заведующего Архивом Правительства Москвы или начальника,
заместителя начальника отдела методического обеспечения и архивного
фонда при заверении соответствия выданных из Архива копий документов
подлинникам, хранящимся в Архиве, а также на архивных справках,
составленных на основании хранящихся в Архиве документов.
Печать хранится в Архиве Правительства Москвы (Управление по
организации работы с документами Правительства Москвы).
13.1.3.10. Печать "Для пакетов" Правительства Москвы используется
при приеме и отправке корреспонденции Мэра Москвы, Правительства
Москвы, хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы.
13.1.3.11. Печатью "Для справок" Аппарата Мэра и Правительства
Москвы заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы на справках, выдаваемых государственным
гражданским служащим города Москвы.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.12. Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства Москвы используются в делопроизводстве
Первого управления Правительства Москвы, хранятся там же.
13.1.3.13. Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для
пакетов" Второго управления Правительства Москвы используются в
делопроизводстве Второго управления Правительства Москвы, хранятся там
же.
13.1.3.14. Печать "Управление координации деятельности по
обеспечению безопасности города Москвы" используется в
делопроизводстве Управления координации деятельности по обеспечению
безопасности города Москвы, хранится там же.
13.1.4. Заверение копии документа.
Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы
могут выдать копии только тех документов, авторами которых являются
Мэр Москвы, Правительство Москвы, члены Правительства Москвы и
структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Копия <*> должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
--------------------------------
<*> Кроме копий распорядительных документов, направляемых
Протокольным отделом Правительства Москвы в соответствии со списком
рассылки.
Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита
"Подпись" и составляется по форме:
Верно
Главный специалист
Управления государственной
службы и кадров
Правительства
Москвы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- для копий распорядительных документов - печатью Протокольного
отдела Правительства Москвы и Архива Правительства Москвы (в
зависимости от места хранения подлинника документа);
- для копий распоряжений первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы об утверждении проектной документации
строительства, реконструкции объектов капитального строительства,
осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными
заказчиками, - печатью Департамента городского строительства города
Москвы;
- для служебных документов - штампами с наименованием структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы или штампами "Копия
верна".
13.1.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В
дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы, в котором исполнен
документ.
13.2. Оформление документов, направляемых за рубеж.
13.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц
исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, а
также обеспечения протокольных требований к международной переписке
проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя
руководителей государственного и муниципального уровня, представляются
на согласование (визирование) в Департамент внешнеэкономических и
международных связей города Москвы.
13.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за
рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями,
изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и
телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без
использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском
языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным
партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует
соблюдать следующие правила оформления:
13.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением рабочей переписки, осуществляемой Департаментом
внешнеэкономических и международных связей города Москвы с зарубежными
партнерами, а также телексной и телеграфной связи).
13.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название учреждения
или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс,
страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или
кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится
только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте
документа. Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка указывается только имя,
отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его
подпись;
- при использовании других бланков (например, бланка письма
"Правительство Москвы", "Департамент внешнеэкономических и
международных связей города Москвы") вначале указывается имя,
отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, и
его подпись.
Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".
13.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.
Применяется буквенно-цифровой способ оформления дат: например, 15
января 2005 г.
Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа после
текста письма на уровне или ниже подписи.
13.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в Правительство Москвы, целесообразно в тексте сделать ссылку
на этот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...".
13.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и
указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и
на языке страны-адресата.
13.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется
исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через
Министерство связи Российской Федерации, Министерство иностранных дел
Российской Федерации либо аккредитованные в Москве иностранные
представительства, нарочным, техническими средствами оперативной связи
(телефакс, телекс, международная телеграмма).
В случае отправления документа через Министерство иностранных дел
Российской Федерации или аккредитованные представительства Департамент
внешнеэкономических и международных связей города Москвы готовит
сопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерства
иностранных дел Российской Федерации с просьбой о передаче документа
адресату.
Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен
в подразделах 13.1 и 7.2.
13.3. Оформление доверенности.
13.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу
полномочий Мэра Москвы, Правительства Москвы, должностных лиц
исполнительной власти города Москвы на представление интересов или
совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и
служащим органов исполнительной власти города Москвы.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в
доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее
выдачи.
13.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке
документа:
- бланк письма Мэра Москвы используется при подписании
доверенности Мэром Москвы на представление интересов Мэра Москвы или
совершение каких-либо действий от его имени;
- бланк письма Правительства Москвы используется при подписании
доверенности Мэром Москвы на представление интересов Правительства
Москвы или совершение каких-либо действий от имени Правительства
Москвы;
- бланк письма Правительства Москвы используется при подписании
доверенности руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы на
представление интересов Правительства Москвы;
- должностной бланк письма должностного лица исполнительной
власти города Москвы используется при подписании доверенности
соответствующим должностным лицом, передающим свои полномочия или
полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом,
например, бланк письма руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы на представление интересов Аппарата Мэра и Правительства Москвы
или совершение действий от имени Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
13.3.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица
исполнительной власти города Москвы, передающего свои полномочия или
полномочия органа, представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного
должностного лица органа исполнительной власти города Москвы;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица органа исполнительной власти города
Москвы;
- гербовая печать Мэра Москвы, Правительства Москвы или Аппарата
Мэра и Правительства Москвы. Порядок удостоверения печатями изложен в
подразделе 13.1.4 настоящего Регламента.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного должностного лица;
- образец его подписи.
Образцы доверенностей приведены в приложении 10 к настоящему
Регламенту.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 05.05.2009)".