Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА".
VII. Формирование дел
57. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой,
или в государственной нотариальной конторе документы формируются в
дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и
систематизируются внутри дела.
58. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов,
относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования
профессиональной ответственности нотариуса), определенному
нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), области
деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.
59. В дела группируются документы одного календарного года,
исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких
календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом
порядке; в деле "Переписка" документы-запросы группируются с
документами-ответами.
60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в
утвержденной номенклатуре дел;
- раздельно формировать в дела документы с различными сроками
хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного
вопроса (нотариального действия);
- группировать в дела документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- документы независимо от даты их утверждения или составления
присоединяются к документам, к которым они относятся (например,
распоряжение об отмене завещания присоединяется к отмененному
завещанию);
- не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики;
- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные
по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если
количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела
помечаются на обложке каждого тома с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
61. Постановления и распоряжения нотариуса, связанные с
оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные
дела.
62. Постановления об отложении нотариальных действий группируются
с документами, связанными с отложенными нотариальными действиями.
Постановления об отказе в совершении нотариальных действий
присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении
нотариальных действий.
63. Постановления и распоряжения нотариуса, не указанные в
пунктах 61, 62 Правил, группируются с документами, относящимися к
разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное
постановление или распоряжение нотариуса.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА".