ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА. Приказ. Федеральное архивное агентство. 31.03.10 28

3. Функции Отдела
     
     3.1.  Ведет общее делопроизводство в Росархиве, в том числе прием
и  учет  входящих  документов,  осуществляет  доклад  их руководству и
передачу  на  исполнение, а также прием и учет исполненных и исходящих
документов,   отправку   корреспонденции,  подготавливает  законченные
производством дела к архивному хранению и уничтожению.
     3.2.  Осуществляет  прием,  регистрацию  и  отправку факсимильных
сообщений через аппарат факсимильной связи.
     3.3.  Контролирует  соблюдение сроков рассмотрения и исполнения в
структурных  подразделениях  Росархива  поступающих  документов, в том
числе   обращений   российских   и   иностранных   граждан,  ведет  их
статистический учет.
     3.4.  Разрабатывает  и  представляет  в  установленном порядке на
экспертизу и утверждение сводную номенклатуру дел Росархива.
     3.5.   Ведет   реестр  почтовых  адресов  уполномоченных  органов
исполнительной   власти   субъектов  Российской  Федерации  в  области
архивного     дела,     федеральных     государственных    учреждений,
подведомственных  Росархиву;  вносит  в  него  необходимые изменения и
дополнения.
     3.6.  Осуществляет  проверки  оформления  и согласование проектов
приказов   Росархива,   разрабатываемых  структурными  подразделениями
Росархива.
     3.7.   Готовит   и   оперативно   предоставляет   информацию  для
официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям.
     3.8.  Обеспечивает  хранение  и  выдачу  во временное пользование
документов архива Росархива.
     3.9.  Организует  ежедневное  дежурство  в  приемной руководителя
Росархива  и в приемной заместителя руководителя Росархива (в приемной
руководителя  -  кроме  воскресных  и  праздничных  дней,  в  приемной
заместителя - только в рабочие дни, если не установлен иной порядок).
     3.10.   Осуществляет   организацию   и   выполнение  в  Росархиве
мероприятий   по   защите   государственной  тайны  в  соответствии  с
установленными требованиями:
     взаимодействует   с   органами  Федеральной  службы  безопасности
Российской  Федерации (ФСБ России), Федеральной службы по техническому
и  экспортному контролю по вопросам, касающимся защиты государственной
тайны;
     разрабатывает  проекты  локальных  нормативных актов Росархива по
вопросам   обеспечения  режима  секретности  в  аппарате  Росархива  и
подведомственных ему федеральных государственных учреждениях;
     контролирует  выполнение  нормативных  правовых  актов и приказов
руководства Росархива по защите государственной тайны;
     оказывает   организационную  и  методическую  помощь  федеральным
государственным учреждениям, подведомственным Росархиву, в обеспечении
режима секретности;
     ведет  секретное делопроизводство в Росархиве, в том числе прием,
регистрацию,  передачу  на исполнение, отправку спецсвязью документов,
формирование  и  инвентарный  учет  секретных  дел,  подготовку  их  к
архивному хранению;
     организует  и  проводит ежеквартальные и годовые проверки наличия
секретных  документов  в  Росархиве;  составляет  акты  о  результатах
проверок;
     ведет  номенклатуру  должностей  работников  аппарата Росархива и
директоров  федеральных  государственных  учреждений, подведомственных
Росархиву, подлежащих оформлению на допуск особой важности, совершенно
секретным и секретным сведениям;
     оформляет  совместно  с  Отделом государственной службы, кадров и
наград  материалы  на допуск к особой важности, совершенно секретным и
секретным   сведениям   работников  аппарата  Росархива  и  директоров
подведомственных  Росархиву  федеральных  государственных  учреждений;
оформляет  и  выдает  справки  о  допуске  к  сведениям,  составляющим
государственную тайну;
     разрабатывает  и  ведет  номенклатуру особой важности, совершенно
секретных и секретных дел Росархива;
     определяет  состав  работников Росархива, допущенных к документам
по мобилизационной подготовке и шифртелеграммам;
     организует   печатание   и  размножение  совершенно  секретных  и
секретных документов, их регистрацию в установленном порядке;
     готовит   заключения   о  степени  осведомленности  в  сведениях,
составляющих  государственную  тайну,  работников аппарата Росархива и
директоров государственных учреждений, подведомственных Росархиву;
     осуществляет   документационное   обеспечение   работы  постоянно
действующей  Технической  комиссии Росархива по защите государственной
тайны (в соответствии с положением о комиссии и в пределах компетенции
Отдела как подразделения по защите государственной тайны).
     3.11.   Обеспечивает   Росархив   оборудованием,   инвентарем   и
канцелярскими  принадлежностями;  ведет  складской  учет находящихся в
Росархиве товарно-материальных ценностей.
     3.12. Готовит предложения и документы к рассмотрению:
     Комиссией      по      инвентаризации      основных      средств,
товарно-материальных   ценностей,   а   также  списанию  пришедшего  в
негодность имущества (по линии работы Отдела);
     Центральной  конкурсной комиссией Росархива (в части приобретения
оборудования и инвентаря для нужд аппарата Росархива).
     3.13.  Обеспечивает  совместно  с  Объединением по эксплуатации и
техническому    обслуживанию   федеральных   государственных   архивов
подготовку   к   мероприятиям   всероссийского   значения,  проводимых
Росархивом  в  г.  Москве,  в  частности  размещения  в  гостиницах  и
хозяйственного обслуживания приглашенных лиц.
     3.14. Оформляет пропуска:
     на внос в здание и вынос материалов из здания Росархива;
     на вход в здание Администрации Президента Российской Федерации;
     на въезд служебных автомобилей руководства Росархива.
     3.15.   Готовит   документы   для   прикрепления   к  медицинским
учреждениям  руководителей  Росархива  и  работников  его  структурных
подразделений,  оформления  путевок  в санаторно-курортные учреждения,
снятие с медицинского обслуживания уволенных из Росархива работников.
     3.16.  Организует  изготовление печатей и штампов для структурных
подразделений Росархива.
     3.17.  Приобретает  проездные  билеты  для выезжающих в служебные
командировки должностных лиц Росархива.
     3.18.  Принимает  участие  совместно  с  Отделом  государственной
службы, кадров и наград в подборе кадров Отдела.