ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Министерство труда и социального развития РФ. 14.04.98 102

9. Подготовка документов к последующему
                       хранению и использованию
     
     9.1. Подготовка    документов    к    последующему   хранению   и
использованию включает  экспертизу  научной  и  практической  ценности
документов,  оформление  дел,  описание  дел,  обеспечение сохранности
документов,  передачу  дел  в  Центральный  архив  министерства  и   в
государственный архив.
     9.2. Экспертиза  ценности  документов  осуществляется   постоянно
действующей Центральной экспертной комиссией министерства (ЦЭК).
     Центральная экспертная комиссия назначается приказом  руководства
министерства  в  составе  не менее 3 - 5 человек под председательством
заместителя Министра.
     9.3. Оформление  дела  включает в себя комплекс работ по описанию
дела  на  обложке,  брошюровке,   нумерации   листов   и   составлению
заверительной надписи.
     Дела временного хранения (до  10  лет  включительно)  оформляются
упрощенно:  листы  в  них  не  нумеруются,  уточнение  обозначений  на
обложках не производится,  описи на  дела  не  составляются,  учет  их
ведется по номенклатуре дел.
     Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются
в  твердую обложку,  листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу
листа,  в конце дела на  отдельном  листе  составляется  заверительная
надпись  (Приложение  8) с указанием количества листов и подписи лица,
оформившего дело.
     Внутреннюю опись   в   процессе  группировки  документов  в  дела
постоянного хранения рекомендуется составлять для дел,  сформированных
по  видам и разновидностям документов,  заголовки которых не полностью
раскрывают их содержание (Приложение 9).
     Листы внутренней   описи   нумеруются   отдельно,  их  количество
обозначается в заверительной надписи после  общего  количества  листов
дела через знак + (плюс).
     Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует
производить разборчиво.
     9.4. Сдаче  дел  в   Центральный   архив   министерства   или   в
государственный архив предшествует составление описей сдаваемых дел.
     Опись представляет собой систематизированный перечень  заголовков
и  других  необходимых сведений о составе и содержании дел (Приложение
10).
     Описи на  дела  временного хранения (свыше 10 лет) составляются в
двух экземплярах,  оформляются аналогично описям на  дела  постоянного
хранения и в государственный архив не направляются.
     9.5. Лица,  ответственные за ведение  делопроизводства,  призваны
обеспечить сохранность документов.
     Дела с момента заведения их  в  делопроизводстве  и  до  сдачи  в
Центральный  архив  министерства или уничтожения могут храниться как в
рабочих   комнатах   общего   отдела   или   секретарей    структурных
подразделений,  так  и  в специально отведенных пригодных для хранения
закрывающихся помещениях.
     Дела ставятся    корешками    наружу   в   закрывающихся   шкафах
канцелярского типа,  предохраняющих  документы  от  пыли,  воздействия
солнечного света и обеспечивающих их сохранность. Допускается хранение
дел на открытых стеллажах,  отвечающих указанным выше  требованиям.  В
этом  случае комнаты,  где находятся эти стеллажи с хранящимися на них
делами, по окончании рабочего дня опечатываются.
     Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях с
разрешения  соответствующего  начальника  подразделения  и  Управления
делами.
     9.6. В Центральный архив министерства передаются дела постоянного
и  временного  хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в
делопроизводстве структурных подразделений министерства.
     Дела временного  хранения  (до  10 лет включительно) передаются в
архив по усмотрению руководства министерства.
     Сдача дел  в  Центральный  архив  министерства  осуществляется по
графику, утверждаемому управляющим делами или его заместителями.
     Центральный архив   министерства  принимает  дела  по  описям  (2
экземпляра) и номенклатурам дел.  Заведующий архивом  расписывается  в
приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей,  указывая дату
приема и количество принятых  дел.  Один  экземпляр  годовых  разделов
описей возвращается сдатчику, другой остается в архиве министерства.
     Если отдельные дела необходимо оставить или  выдать  в  структуре
подразделению  министерства  для  текущей  работы,  архив министерства
оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
     9.7. До  передачи  в государственный архив документы,  подлежащие
государственному хранению,  хранятся в Центральном архиве министерства
15   лет.   Документы   по   личному  составу  хранятся  75  лет  и  в
государственный архив не сдаются.
     9.8. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты
рассматриваются   Центральной   экспертной   комиссией   министерства,
подписываются  председателем  и ее членами и утверждаются руководством
министерства (Приложение 11).
     Уничтожение включенных  в акт документов и дел производится после
того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период
времени будут утверждены государственным архивом.
     9.9. Работа  Центрального  архива  министерства  организуется   в
соответствии   с   Положением  об  архиве,  утвержденным  руководством
министерства.