Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
2. Порядок приема, регистрации, предварительного
рассмотрения и исполнения входящих документов
2.1. Вся поступающая в министерство корреспонденция, кроме
правительственной и секретной, принимается экспедицией общего отдела
(далее - экспедиция).
Правительственная корреспонденция принимается отделом
правительственной переписки Управления делами (далее - отдел
правительственной переписки). После окончания рабочего дня, в
нерабочие и праздничные дни правительственная корреспонденция и
телеграммы принимаются секретарем Министра или ответственным дежурным
с последующей передачей документов в отдел правительственной
переписки.
2.2. При приеме работниками экспедиции поступившей
корреспонденции проверяется правильность ее адресования, целостность
конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты,
кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются экспедицией. В случаях
повреждения конвертов (упаковки), а в ценной корреспонденции - и
печати, недостачи вложенных документов или приложений к ним,
несоответствия номера, указанного на конверте (пакете), номеру
вложенного документа, отсутствия подписи на документе или каких-либо
других неточностей составляется акт в двух экземплярах, один из
которых остается в экспедиции, а второй прилагается к документу,
возвращаемому отправителю. Пересылка ошибочно направленной и
возвращение поступившей корреспонденции осуществляется за подписью
начальника общего отдела.
Конверты и другая упаковка при первоначальной обработке почты
уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить
адрес отправителя или время отправки и получения документа.
При получении доплатной и ценной корреспонденции конверты
сохраняются для представления их в Управление финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности в качестве документов,
подтверждающих расходы по оплате этой корреспонденции.
2.3. Извещения о почтовых отправлениях наложенным платежом, на
которые не был произведен заказ через Управление финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности, не выкупаются.
В этих случаях общий отдел направляет извещения в соответствующее
структурное подразделение министерства, которое обязано согласовать
вопрос об оплате с руководством Управления финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности.
2.4. Документы, принятые экспедицией, сортируются на
регистрируемые и нерегистрируемые (перечень нерегистрируемых
документов приведен в Приложении 1).
Регистрируемые документы передаются в группу по регистрации и
учету корреспонденции общего отдела и Управление по работе с
обращениями граждан.
Нерегистрируемые документы, документы с пометкой "лично"
передаются непосредственно адресату.
2.5. Вся принятая экспедицией корреспонденция, включая и
нерегистрируемую, вводится в компьютер, база которого служит для
справок и учета поступающей корреспонденции (Приложение 2).
2.6. Регистрация документов, поступивших в группу по регистрации
и учету корреспонденции общего отдела, осуществляется
дифференцированно в зависимости от их характера.
Все документы с грифом "Для служебного пользования"
регистрируются в общем отделе в соответствии с Инструкцией по работе с
документами "Для служебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по
назначению немедленно.
Правительственная корреспонденция регистрируется и передается по
назначению отделом правительственной переписки.
2.7. Каждый документ, поступивший в министерство, регистрируется
только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого
листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого
образца с указанием даты поступления документа, количества листов и
входящего номера, состоящего из делопроизводственного индекса
(Приложение 3) и очередного порядкового номера.
Порядковая нумерация правительственных документов ведется
отдельно от остальной корреспонденции.
Все входящие документы, как правило, регистрируются в день
поступления.
При компьютерной обработке входящей корреспонденции при
регистрации выводятся на печать две регистрационные карточки
специального образца, одна из которых вместе с документом направляется
на исполнение в соответствующее подразделение, вторая остается в общем
отделе и используется для организации справочно-информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник,
осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и
исполнителя.
2.8. В общем отделе все регистрируемые документы, поступившие в
экспедицию, подлежат предварительному рассмотрению. При этом
устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное
должностное лицо или подразделение, которому соответствующий документ
должен быть направлен на исполнение.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как
правило, направляются непосредственно им.
Документы, поступившие в отдел правительственной переписки,
направляются на предварительное рассмотрение в секретариат.
Министру докладываются документы, поступившие непосредственно на
его имя, правительственная почта, запросы депутатов Госдумы, Совета
Федерации, обращения руководителей министерств и ведомств, другие
документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к
деятельности министерства.
Остальные документы в зависимости от их важности направляются
заместителям Министра или непосредственно руководителям
соответствующих подразделений.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад
руководства министерства должны осуществляться, как правило, в день их
поступления.
2.9. Подготовку документов для доклада руководству министерства
осуществляют управляющий делами или его заместители.
Результаты предварительного рассмотрения документов, направляемых
от Министра и заместителей Министра на исполнение в подразделения
министерства и подведомственные ему организации, отражаются в
резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание
конкретным исполнителям о порядке и характере исполнения документов, а
в необходимых случаях - о сроках исполнения.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок
исполнения.
Содержание резолюций фиксируется в отделе правительственной
переписки, общем отделе, отделе контроля и информатизации
делопроизводства Управления делами (далее - отдел контроля и
информатизации делопроизводства).
2.10. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями,
направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие
структурные подразделения согласно резолюции, о чем в регистрационных
карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно!", "Срочно" докладываются
должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
2.11. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель определяет
порядок исполнения поручения, ему предоставляется право созыва
соисполнителей.
В необходимых случаях (по указанию руководства министерства,
решению ответственного исполнителя поручения и т.д.) производится
размножение документа, его рассылка в подразделения - соисполнители с
запиской руководителя подразделения, определенного ответственным
исполнителем. В записке указывается характер информации, которую
подразделение - соисполнитель должно представить, срок представления и
вид представления (печатный материал, дискета и т.п.).
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного
исполнителя представить все необходимые материалы для работы над
документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут
ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов
документов.
Подлинник документа - поручения передается через отдел
правительственной переписки руководителям подразделений -
соисполнителей, указанным в резолюции. После их ознакомления с
подлинником документа - поручения он возвращается руководителю
подразделения, определенного в качестве ответственного исполнителя.
Поручение считается исполненным после подписания исходящего
документа руководством министерства, проставления номера, его отправки
адресату. Второй экземпляр отправляемого адресату документа должен
быть завизирован руководителями (заместителями руководителей)
подразделений - соисполнителей и подразделения, определенного в
качестве ответственного исполнителя, и вместе с подлинником поручения,
списанным "в дело", сдан в отдел правительственной переписки.
Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, решения
Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения) после
исполнения содержащихся в них поручений не списываются "в дело", а
передаются через отдел правительственной переписки для ознакомления
руководителей заинтересованных подразделений согласно резолюции
Министра или его заместителей либо передаются в отдел анализа и
систематизации законодательства Правового департамента.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".