Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
5. Построение справочного аппарата
5.1. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать
требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и
содержания документов, обеспечения их оперативного поиска, быстрого
получения необходимой документной информации.
5.2. Основой справочного аппарата к служебным документам являются
компьютерные банки данных или картотеки, создаваемые в группе по учету
и регистрации корреспонденции общего отдела, отделе правительственной
переписки, секретариатах заместителей Министра и в структурных
подразделениях министерства.
Электронная база данных строится по видам документов, которые
располагаются по порядку входящих и исходящих номеров.
Электронная база данных отдела контроля и информатизации
подразделяется по исполнителям и порядковому входящему номеру
документа.
5.3. База данных в секретариатах заместителей Министра создается,
как правило, на основе действующих программ компьютерной обработки и
регистрации документов или на основе дубликатов регистрационных
карточек на входящие документы, направляемых отделом правительственной
переписки, группой по учету и регистрации корреспонденции общего
отдела, Управлением по работе с обращениями граждан.
В разделе "неисполненные документы" карточки систематизируются по
видам документов (поручения Правительства Российской Федерации,
поручения Министра, почта на имя заместителей Министра) и по
подразделениям, закрепленным за соответствующим заместителем Министра.
Регистрационные карточки на документы с указанными в резолюциях
сроками исполнения или с резолюциями "Срочно", "Весьма срочно" и
"Прошу переговорить" помещаются отдельно, систематизируются по срокам
исполнения и используются для регулярной информации заместителей
Министра с целью обеспечения исполнения поручений в установленные
сроки.
По мере исполнения документов регистрационные карточки с
проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в раздел
"исполненные документы" и систематизируются по видам документов и
входящим номерам.
5.4. В картотеках структурных подразделений министерства,
построенных на основе регистрационных карточек, в разделе
"неисполненные документы" карточки систематизируются по исполнителям,
корреспондентам или срокам исполнения, а в разделе "исполненные
документы" - по определенному вопросу и порядку номеров.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".