Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
8. Составление номенклатуры и формирование дел
8.1. Документы после их исполнения формируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый
поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация
документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в
номенклатуре дел, являющейся систематизированным перечнем заголовков
дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием срока их хранения
(Приложение 6).
Номенклатура дел служит для распределения и группировки
исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, в
качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные
документы и является учетным документом в Центральном архиве
министерства для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
В номенклатуру дел включаются все дела, которые отражают
документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности
министерства. Сводная номенклатура дел, заводимых в министерстве,
разрабатывается Центральным архивом на основе номенклатур структурных
подразделений и после согласования с соответствующим архивным
учреждением утверждается руководством министерства. Ответственность за
подготовку номенклатур дел, заводимых в структурных подразделениях,
возлагается на руководителей этих подразделений.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений Правительства Российской Федерации, брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс - информация и другие подобные материалы.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения министерства получают выписку из соответствующих ее
разделов для использования в работе.
8.2. Утвержденная в министерстве сводная номенклатура дел
является документом длительного действия и подлежит пересоставлению
или переутверждению в случае изменения функций и структуры
министерства. Если таких изменений не происходит, сводная номенклатура
дел в конце каждого года (в период с 1 по 15 декабря) уточняется и
вводится в действие с 1 января следующего года.
Если в течение года в министерстве возникают новые
документируемые участки работы, то в сводную номенклатуру дел
дополнительно вносятся соответствующие заголовки.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом
постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры общего отдела.
В течение всего срока действия сводной номенклатуры дел в ней
своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в
Центральный архив министерства, выделении дел к уничтожению, лицах,
ответственных за формирование дел.
8.3. В сводной номенклатуре дел указываются наименования разделов
и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел.
Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как
правило, соответствуют утвержденной структуре министерства. В качестве
первого раздела номенклатуры указывается Управление делами, затем
функциональные подразделения министерства.
Заголовки дел отражают все документируемые участки работы и
вопросы деятельности министерства, осуществляемые соответствующим
подразделением. В заголовках указывается вид документов (приказы,
протоколы, акты), вид дела (переписка, документы и т.д.), а также
уточняющие содержание дела данные об авторах документов,
корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности
документов и т.п.
8.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго
определенный индекс.
Индексы дел должны состоять из индекса структурного подразделения
и порядкового номера дела в делопроизводстве (Приложение 3).
8.5. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов
в дела, в соответствии с номенклатурой дел, как правило, должно
осуществляться по месту регистрации исходящих документов.
Структурные подразделения министерства группируют в дела
документацию по своему профилю. Не рекомендуется формирование и
хранение дел у исполнителей.
В дела группируются документы одного делопроизводственного года.
8.6. Списание документов "В дело" осуществляется по окончании
исполнения документа и снятия его с контроля (по документам, взятым на
контроль).
Списание "В дело", как правило, производится руководителем или
заместителем руководителя структурного подразделения, в которое
документ был направлен на исполнение, с приложением справки об
исполнении документа.
Документы, направляемые на ознакомление, "В дело" списываются по
окончании ознакомления управляющим делами или начальником общего
отдела в зависимости от формы документа.
8.7. При формировании дел следует строго соблюдать их объем и
состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение
в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков,
вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не
допускается.
В процессе группировки документов проверяется правильность
оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, заверительной
подписи, отметок "В дело N ..." и т.п.). Недооформленные и неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения следует
группировать в отдельные дела.
На обложке каждого дела должны быть написаны без сокращений:
наименование министерства, структурного подразделения, заголовок дела,
даты начала и окончания дела или год заведения дела, количество листов
в деле (только для дел постоянного хранения), срок хранения. Кроме
того, после внесения дела в опись на обложке проставляются номер описи
и номер дела по описи (Приложение 7).
Формируемое дело должно сдержать не более 250 листов (30 - 40 мм
толщины), при большем количестве листов дело должно быть разделено на
тома. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому
отдельно (это касается документов постоянного хранения и временного -
свыше 10 лет).
Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома.
Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они
относятся.
8.8. Расположение документов внутри дела производится в порядке
разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и
т.д.
В деле документы подшиваются сверху вниз по датам их исполнения.
При этом документ - ответ подшивается за документом - запросом.
8.9. Документы (постановления, разъяснения, приказы) группируются
в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.10. Документы заседаний коллегии министерства группируются
отделом организации работы коллегии и подготовки нормативных
документов в два дела: первое - протоколы заседаний коллегии; второе -
материалы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки,
заключения, проекты решений и другие документы).
При этом протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом
порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегии
систематизируются по номерам протоколов. Внутри группы документов,
относящихся к одному протоколу, производится их систематизация в
последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный
документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.
8.11. Поручения вышестоящих органов формируются в дела в отделе
правительственной переписки по структурным подразделениям
министерства. Документы внутри дел располагаются в хронологическом
порядке.
8.12. Документы, регистрируемые и отправляемые группой по
регистрации и учету корреспонденции общего отдела, формируются в дела
этой группой по подразделениям министерства. В подразделениях
министерства документы формируются в дела по группам документов,
вопросам.
8.13. Приказы по личному составу, о командировках и личные дела
формируются в дела в Управлении кадров и учебных заведений.
8.14. Документы в личных делах располагаются по мере их
поступления.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".