Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
17. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
17.1. Создание архива
17.1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об
архиве (приложение 48).
17.1.2. Положение об архиве согласовывается с соответствующим
архивным учреждением и утверждается руководителем таможенного органа.
17.1.3. Начальник архивного отделения организует работу архива и
несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив
задач.
17.1.4. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному
расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются
виды работ, возлагаемые на должностное лицо архива, его обязанности и
права.
Должностные инструкции согласовываются с правовой службой
таможенного органа и утверждаются руководителем ОДО.
17.2. Планирование работы и отчетность архива
17.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение
71), план-график приема дел в архив.
17.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов
работ.
17.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со
структурными подразделениями и утверждается руководителем таможенного
органа.
17.2.4. По итогам работы архивом составляются отчет о выполнении
годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении
мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в
конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
17.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего
времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на
основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться
Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по
документационному обеспечению управления (М., 1995).
17.3. Контроль за состоянием хранения документов и их
организацией в делопроизводстве структурных подразделений
Архив осуществляет проверки состояния хранения документов и их
организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже
одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.
Организация проверок должна входить составной частью в годовой план
работы архива.
Руководители структурного подразделения должны быть заранее
поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная
записка на имя руководителя таможенного органа-куратора проверяемого
структурного подразделения, в которой отражается существующее
положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению
работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные
исполнители и руководители соответствующего структурного
подразделения.
17.4. Прием-передача документов при смене ответственного за архив
17.4.1. При смене ответственного за архив прием-передача
документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива,
инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 72).
Для приема-передачи дел ответственного за архив приказом
руководителя таможенного органа назначается комиссия в составе не
менее трех человек.
В состав комиссии включается начальник ОДО.
17.4.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и
состояние:
документов архива;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта
архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов,
книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
17.5. Порядок приема-передачи документов при реорганизации
таможенного органа
17.5.1. Порядок приема-передачи документов таможенного органа при
реорганизации последнего определяется распорядительным документом о
реорганизации таможенного органа.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного
органа должен входить представитель соответствующего государственного
архива.
17.5.2. При реорганизации таможенного органа с передачей его
функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются
таможенным органу или органам - правопреемникам.
17.5.3. При реорганизации таможенного органа, когда из его
состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного
органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела,
относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые
счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.
17.5.4. Перед передачей документов реорганизованного таможенного
органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в
делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.
Согласовано
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
4 октября 2004 года
Приложение 1
к пп. 1.4 и 1.5
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".