Страницы: 1 2
ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ
ПИСЬМО
ОТДЕЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ
ПО Г. МОСКВЕ И МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
30 июня 2003 г.
N 06/10061
(Д)
ГУ - Отделение ПФР по г. Москве и Московской области направляет
Информационное письмо по вопросам использования архивных документов
для оценки пенсионных прав застрахованных лиц.
Указанный документ может использоваться специалистами всех
подразделений подведомственных организаций ГУ - Отделения в части
документального подтверждения общего трудового, страхового и
специального стажа работы застрахованных лиц, а также заработной платы
для установления пенсий.
1. Общие положения
С 1 января 2002 года в Российской Федерации вступило в силу новое
пенсионное законодательство. Статья 13 Федерального закона от 17
декабря 2001 года N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации"
регламентирует правила подсчета и порядок подтверждения страхового
стажа.
В развитие п. 4 ст. 13 указанного Федерального закона
постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года
N 555 утверждены Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для
установления трудовых пенсий.
Согласно п. 4 Правил "при подсчете трудового стажа
подтверждаются: периоды работы и (или) иной деятельности и иные
периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в
соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного
страхования" - документами, выдаваемыми работодателем или
соответствующими государственными (муниципальными) органами".
С целью эффективного розыска документов, обеспечивающих права и
законные интересы российских граждан, в части подтверждения общего
трудового и специального стажа, заработной платы разъясняем систему
хранения, комплектования и использования архивных документов.
Указанная система регламентирована Основами законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, подписанными
Президентом Российской Федерации 7 июля 1993 года, и Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента
Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552.
2. Состав Архивного фонда Российской Федерации
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся
на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы
независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения
и формы собственности.
Архивный фонд Российской федерации состоит из государственной и
негосударственной части.
В соответствии с Основами законодательства государственную часть
Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и
архивные документы, являющиеся федеральной собственностью,
государственной собственностью республик в составе Российской
Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов,
городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные
документы федеральных государственных архивов, центров хранения
документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и
образующиеся в деятельности федеральных органов государственной
власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального
банка Российской Федерации, а также учреждений, организаций и
предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и
архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных
и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.
Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации
составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в
собственности общественных объединений, организаций, а также с момента
отделения церкви от государства в собственности религиозных
объединений и организаций, действующих на территории Российской
Федерации, или в частной собственности и представляющие историческую,
научную, социальную, экономическую и культурную ценность.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда
Российской Федерации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых
для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений,
учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть
уничтожены без согласования с органами и учреждениями Федеральной
архивной службы России.
Государственные учреждения, организации и предприятия, документы
которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской
Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной архивной
службой России и ее территориальными органами.
Федеральная архивная служба России для отбора документов на
государственное хранение утверждает типовые перечни документов с
указанием сроков хранения.
При работе с архивными документами, приеме посетителей и
составлении запросов социально-правового характера о подтверждении
стажа, заработка, а также периодов работы, дающих право на досрочное
пенсионное обеспечение, необходимо использовать Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной
архивной службой России 6 октября 2000 года.
Выписка из типового перечня с указанием сроков хранения отдельных
видов типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, приводится в приложении 1.
3. Система хранения документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации
Постоянное хранение документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации осуществляют архивные учреждения
Федеральной архивной службы России (Росархива), система хранения
строится по территориальному признаку:
- федеральные государственные архивы, федеральные центры хранения
документации и их филиалы (приложение 2) хранят архивные фонды и
архивные документы федеральных органов государственной власти,
Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка
Российской Федерации, других банков, ранее принятых на хранение
архивных фондов и архивных документов;
- центральные государственные архивы республик, государственные
архивы, центры хранения документации краев, областей, г. Москвы и
Санкт-Петербурга, автономной области, автономных округов и их филиалы
(приложение 3) хранят архивные фонды и архивные документы органов
государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов
федерального значения, автономной области, автономных округов;
учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к государственной
собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций
и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к
федеральной собственности; ранее принятых на хранение архивных фондов
и архивных документов;
- районные и городские архивы (приложение 4) хранят документы
местных органов самоуправления, учреждений, организаций и предприятий,
отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на хранение
архивных фондов и архивных документов.
Временное хранение документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти
(приложение 5), государственные учреждения, организации и предприятия
(приложение 6) в создаваемых ими ведомственных архивах в течение
предельно допустимых сроков.
4. Предельные сроки временного хранения
документов в организациях. Депозитарное хранение
архивных документов
Приводим предельные сроки временного хранения управленческой
документации, документов по личному составу в министерствах,
ведомствах, государственных учреждениях, организациях, предприятиях:
- архивных документов федеральных, республиканских органов
государственной власти, а также архивных документов Генеральной
прокуратуры Российской Федерации и прокуратур республик, отраслевых
академий, государственных учреждений, организаций и предприятий
федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
- архивных документов органов государственной власти и прокуратур
краев, областей, городов федерального значения (Москвы,
Санкт-Петербурга), автономной области, автономных округов, прокуратур
городов и районов, государственных учреждений, организаций и
предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной
области и окружного подчинения - 10 лет;
- архивных документов органов местного самоуправления,
учреждений, организаций и предприятий городского и районного
подчинения - 5 лет;
- документов по личному составу действующих организаций, записей
нотариальных действий и судебных дел, записей актов гражданского
состояния - 75 лет ЭПК (понятие расшифровано в приложении 1).
По истечении предельных сроков временного хранения управленческая
документация, документы по личному составу министерств, ведомств и
организаций в упорядоченном виде передается на хранение в учреждения
Федеральной архивной службы России.
Учреждения, организации, предприятия, связанные определенной
системой соподчиненности или однотипные по профилю деятельности, для
хранения документов по личному составу создают объединенные
ведомственные архивы по личному составу (приложение 6).
Министерству обороны РФ, Министерству внутренних дел РФ,
Министерству иностранных дел РФ, Министерству Российской Федерации по
атомной энергии, Федеральной службе безопасности РФ и ряду других
ведомств и подведомственных им учреждений, организаций, предприятий и
воинских частей предоставлено право депозитарного хранения архивных
документов на основании соглашений, заключаемых указанными
федеральными органами исполнительной власти, организациями и
предприятиями с Федеральной архивной службой России (приложение 7).
5. Передача архивных документов при ликвидации
или реорганизации учреждений, организаций, предприятий
При реорганизации министерств, ведомств, государственных
учреждений, организаций, предприятий, а также в случае изменения форм
собственности этих учреждений, организаций, предприятий архивные
документы, образовавшиеся при осуществлении их деятельности,
передаются правопреемникам, а при их ликвидации - учреждениям
Федеральной архивной службы России (приложения 2, 3, 4).
Документы негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации поступают в собственность государства и передаются на
постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России в
случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений,
организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии
правопреемников и законных наследников.
6. Порядок выдачи, составления и оформления архивных
справок и архивных копий
Учреждения Росархива, ведомственные архивы организаций всех форм
собственности обеспечивают право юридических и физических лиц на
получение ретроспективной информации путем выдачи в установленном
порядке заверенных копий и выписок из документов, справок
социально-правового характера.
Архивная справка, официально заверенная, является документом,
имеющим юридическую силу, содержит подтверждение об имеющихся в
документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с
указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по
вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам
Российской Федерации - на основании их заявлений по вопросам,
связанным с обеспечением их права и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся
в архивном учреждении, ведомственном архиве, по установленной форме на
бланке для письма организации с обозначением названия документа
"Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах. Названия организаций в тексте
справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при
повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых
сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления справки (номера фондов, описей
дел и листов дел).
Архивная справка подписывается руководителем архивного
учреждения, организации, заверяется гербовой печатью.
В случае когда сведения, включаемые в архивную справку, не
умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону,
справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый
лист справки заверяется гербовой печатью организации.
Учреждения Росархива, организации несут ответственность за
достоверность сведений, изложенных в архивных справках.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным,
электрографическим, фото - и другим способом всего текста документа,
относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально
заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке
письма организации с обозначением названий "Архивная копия", "Архивная
выписка".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
В архивной выписке связанность содержания и точный смысл каждого
извлечения из текста документов не должны нарушаться.
Отдельные слова подлинного документа, вызывающие сомнение в их
достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр
документа.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим
способом, поисковые данные (фонд, опись, дело, лист) проставляются на
обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте
последнего листа документа.
Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя,
гербовой печатью архивного учреждения, организации.
Архивные справки (архивные копии, архивные выписки) (далее -
архивные справки), оформленные в соответствии с существующими
правилами, являются документами, имеющими юридическую силу, и могут
быть использованы для подтверждения стажа и назначения трудовой
пенсии, в том числе досрочной (приложение 8 - не приводится).
При отсутствии в архивных справках необходимых сведений можно
повторно запросить архивное учреждение, организацию, четко указав
недостающие данные.
Настоящее информационное письмо подготовлено для оказания
практической помощи специалистам территориальных органов ПФР по г.
Москве и Московской области, занятым сбором доказательств (документов)
для оценки пенсионных прав, в том числе и на досрочное пенсионное
обеспечение по старости, на стадиях назначения, перерасчета пенсий и
конвертации пенсионных прав застрахованных лиц.
При рассмотрении вопроса о местонахождении документов организации
следует учитывать, что существующие (действующие) организации хранят
документы по личному составу в ведомственном архиве (приложения 5, 6,
7), при этом документы реорганизованных ведомств, учреждений,
организаций, предприятий находятся на хранении у правопреемника, а при
ликвидации - передаются на государственное хранение (приложения 2, 3,
4).
В случае когда местонахождение организации неизвестно, следует
запросить архивный орган (приложения 2, 3, 4) по ее территориальной
принадлежности, так как он располагает сведениями об учреждениях,
организациях, предприятиях, являющихся источниками комплектования
архивных учреждений, находящихся на данной территории.
При составлении запроса о подтверждении стажа и/или иных сведений
о деятельности гражданина следует указать полностью фамилию, имя и
отчество, полное наименование организации, ее подчиненность,
юридический адрес, периоды работы (иные периоды деятельности),
сведения о реорганизации (если она имела место), требующие
подтверждения (желательно прикладывать копию трудовой книжки за
указанный период).
Для подтверждения периодов работ, дающих право на досрочное
пенсионное обеспечение, как правило, необходимы сведения о характере
выполняемой работы, которые не вносятся в трудовые книжки.
Например: о занятости на подземных работах, на работах с вредными
и опасными условиями труда, на выполнении определенных видов работ, на
определенных рабочих местах и других показателях. В запросах
желательно недостающие сведения указывать точно по тексту нормативных
актов, например, занятость на работах с радиоактивными веществами с
указанием активности на рабочем месте в милликюри радия 226.
Запрашивая подтверждение данных о работе, желательно указывать
виды документов, содержащие необходимые сведения, учитывая при этом
продолжительность сроков их хранения (приложение 1), например: табели
и наряды работников вредных профессий (75 лет); списки работающих на
производстве с вредными условиями труда (75 лет); технологические
карты и описания технологических процессов (постоянно). Не следует в
запросе указывать виды документов, сроки хранения которых к моменту их
истребования истекли и вероятность их сохранности невелика.
7. Нормативно-методическая литература
При составлении информационного письма была использована
следующая нормативно-методическая литература:
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах. - М., 1993;
Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное
Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552;
Основные правила работы архивов организаций. / Росархив, ВНИИДАД,
М., 2002;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций с указанием сроков хранения. - М., 2001;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения. - М.,1989.
Заместитель управляющего ГУ -
Отделением ПФР по г. Москве
и Московской области
С.П. Овсянников
30 июня 2003 г.
N 06/10061
Приложение 1
к информационному письму
Отделения пенсионного фонда
Российской Федерации
по г. Москве
и Московской области
от 30 июня 2003 года
N 06/10061
ВЫПИСКА
ИЗ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ <1>
--------------------------------
<1> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2001.
--------------------------------------------------------------------------------------
|Номер |Вид документа |Срок хранения |Примечание |
|статьи | |документов | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|32 |Штатные расписания | | |
| |организации и изменения | | |
| |к ним: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |3 года | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|153 |Лицевые счета работников |75 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|155 |Документы (сводные |5 лет <3> |2. При отсутствии |
| |расчетные | |лицевых счетов - 75 |
| |(расчетно-платежные) | |лет. |
| |ведомости (табуляграммы) | |3. При условии |
| |на выдачу заработной платы, | |завершения проверки |
| |пособий, гонораров, | |(ревизии). В случае |
| |материальной помощи | |возникновения споров, |
| |и др. выплат <2>; | |разногласий, |
| |доверенности на получение | |следственных |
| |денежных сумм | |и судебных дел - |
| |и товарно-материальных | |сохраняются |
| |ценностей, в том числе | |до вынесения |
| |аннулированные | |окончательного решения |
| |доверенности) о получении | | |
| |заработной платы и других | | |
| |выплат | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|188 |Документы (акты, справки, |5 лет <4> |4. При отсутствии |
| |счета) о приеме выполненных | |лицевых счетов - 75 |
| |работ | |лет |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|272 |Документы (акты, протоколы, |Постоянно | |
| |справки, докладные записки) | | |
| |об организации труда | | |
| |при совмещении профессий | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|273 |Журналы учета работников, |До минования | |
| |совмещающих профессии |надобности | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|277 |Документы (отчеты, справки, |5 лет ЭПК | |
| |информации) о переводе | | |
| |работников на сокращенный | | |
| |рабочий день | | |
| |или сокращенную рабочую | | |
| |неделю | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|280 |Документы (сводки, |3 года | |
| |сведения, докладные | | |
| |записки, баланс рабочего | | |
| |времени) об учете рабочего | | |
| |времени | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|281 |Табели (графики), журналы |1 год | |
| |учета рабочего времени | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|286 |Тарифно-квалификационные | | |
| |справочники, сетки, ставки: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До минования | |
| | |надобности | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|287 |Переписка о дополнении, |5 лет | |
| |изменении | | |
| |тарифно-квалификационных | | |
| |справочников, сеток, ставок | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|288 |Тарификационные ведомости |25 лет | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|292 |Утвержденные разряды оплаты | | |
| |труда по должностям | | |
| |работников: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|295 |Акты, предписания |5 лет ЭПК | |
| |по технике безопасности; | | |
| |документы (справки, | | |
| |докладные записки, отчеты) | | |
| |об их выполнении | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|301 |Документы (акты, справки, |5 лет ЭПК | |
| |информации) о результатах | | |
| |проверок выполнения | | |
| |соглашений по вопросам | | |
| |охраны труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|304 |Перечень профессий | | |
| |с вредными условиями труда: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|305 |Списки работающих |75 лет | |
| |на производстве с вредными | | |
| |условиями труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|306 |Табели и наряды работников |75 лет | |
| |вредных профессий | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|316 |Журналы, книги учета: | | |
| |б) инструктажа по технике |10 лет | |
| |безопасности | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|323 |Документы (доклады, |10 лет ЭПК | |
| |протоколы, справки, | | |
| |заключения, анализы) | | |
| |о вредных условиях | | |
| |производства, травматизме, | | |
| |профессиональных | | |
| |заболеваниях | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|325 |Документы (акты, докладные |5 лет ЭПК | |
| |записки, заключения, | | |
| |переписка) о сокращении | | |
| |рабочего дня в связи | | |
| |с вредными условиями труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|332 |Документы (протоколы, |5 лет ЭПК | |
| |ведомости, карты аттестации | | |
| |рабочих мест и др.) | | |
| |об аттестации рабочих мест | | |
| |по условиям труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|336 |Записки, заменяющие приказы |75 лет ЭПК <1> |1. О предоставлении |
| |по личному составу | |очередных и учебных |
| | | |отпусков, дежурствах, |
| | | |взысканиях, |
| | | |краткосрочных |
| | | |внутрироссийских |
| | | |командировках - 5 лет |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|337 |Личные дела (заявления, | | |
| |анкеты, автобиографии, | | |
| |копии и выписки из приказов | | |
| |о приеме, перемещении, | | |
| |откомандировании, | | |
| |увольнении, объявлении | | |
| |благодарностей, копии | | |
| |личных документов, | | |
| |характеристики, листки | | |
| |по учету кадров): | | |
| |а) руководителя |Постоянно | |
| |организации; членов | | |
| |руководящих исполнительных | | |
| |и контрольных органов | | |
| |организации; работников, | | |
| |имеющих государственные | | |
| |и иные звания, премии, | | |
| |награды, ученые степени | | |
| |и звания | | |
| |б) работников |75 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|338 |Трудовые договоры |75 лет ЭПК | |
| |(контракты), трудовые | | |
| |соглашения, не вошедшие | | |
| |в состав личных дел | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|339 |Личные карточки работников |75 лет ЭПК | |
| |(в том числе временных | | |
| |работников) | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|342 |Подлинные личные документы |До востребования <1> |1. Невостребованные - |
| |(трудовые книжки, дипломы, | |не менее 50 лет |
| |аттестаты, удостоверения, | | |
| |свидетельства) | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|349 |Список (штатно-списочный |Постоянно | |
| |состав) работников | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|357 |Карточки, указатели |75 лет | |
| |к приказам по личному | | |
| |составу | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|362 |Квалификационные | | |
| |требования: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|479 |Списки работников, уходящих |50 лет | |
| |на льготную пенсию | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|399 |Фотографии рабочего дня |6 месяцев <3> |2. Использован |
| |и трудового процесса <2> | |Перечень типовых |
| | | |управленческих |
| | | |документов, |
| | | |образующихся |
| | | |в деятельности |
| | | |госкомитетов, |
| | | |министерств, ведомств |
| | | |и других учреждений, |
| | | |организаций |
| | | |и предприятий, |
| | | |с указанием сроков |
| | | |хранения, - М., 1989 |
| | | |(Росархивом разрешено |
| | | |применять указанный |
| | | |Перечень для отбора |
| | | |управленческих |
| | | |документов за более |
| | | |ранний период времени |
| | | |(80-е - первую |
| | | |половину 90-х годов), |
| | | |а также специфической |
| | | |(отраслевой) |
| | | |документации. |
| | | |3. После |
| | | |использования |
| | | |при составлении норм |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|458 |Протоколы результатов |3 года |4. См. примечание 2 |
| |обследования воздушной | |к ст. 399 |
| |среды по цехам <4> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1679 |Номенклатуры, перечни, | |1. См. примечание 2 |
| |классификаторы | |к ст. 399 |
| |изготовляемой | | |
| |продукции <1>: | | |
| |а) по предприятиям |Постоянно | |
| |б) по подразделениям |10 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1781 |Технологические карты |Постоянно |2. См. примечание 2 |
| |и описания технологических | |к ст. 399 |
| |процессов <2> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1854 |Производственно-технические |Постоянно |3. См. примечание 2 |
| |паспорта на машины, | |к ст. 399 |
| |оборудование, механизмы, | | |
| |приборы и инструменты <3> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1865 |Схемы технологической |До замены новыми |4. См. примечание 2 |
| |планировки и расстановки | |к ст. 399 |
| |оборудования и поточных | | |
| |линий <4> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|6 |Приказы, распоряжения; | |5. Присланные |
| |документы (справки, сводки, | |для сведения - |
| |информации, доклады и др.) | |до минования |
| |к ним: | |надобности. |
| |а) по основной деятельности |Постоянно <5> |6. О предоставлении |
| |б) по личному составу |75 лет <6> ЭПК |очередных и учебных |
| |в) по административно- |5 лет |отпусков, дежурствах, |
| |хозяйственным вопросам | |взысканиях, |
| | | |краткосрочных |
| | | |внутрироссийских |
| | | |командировках - 5 лет |
--------------------------------------------------------------------------------------
Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа 3),
распространяются на все организации, независимо от того, поступают их
документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же
не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения
документов (графа 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются
всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми
государственными, муниципальными организациями, документы которых
поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном
порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены
соответствующие договоры, т.е. источниками комплектования архивных
учреждений.
Организации, документы которых не поступают на хранение в
государственные, муниципальные архивы, не являющиеся источниками
комплектования архивов, хранят документы постоянного срока хранения до
ликвидации данной организации вне зависимости от ее формы
собственности.
Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам
документов, означает, что часть таких документов может иметь
научно-историческое значение и в установленном порядке должна
передаваться в государственные архивы, муниципальные архивы или
храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения
организациями всех форм собственности, являющимися источниками
комплектования государственных муниципальных архивов, а также может
быть использована негосударственными организациями, осуществляющими
постоянное хранение своих документов.
Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК"
(после истечения установленного срока хранения) принимают ЭПК архивных
органов, учреждений.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,
исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986
г., начинается с 1 января 1987 г.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация
имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется
самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем,
запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных
настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано
специфическими особенностями работы организаций.
Уничтожение документов с временными сроками хранения разрешается
после утверждения описей дел организации. В акт на уничтожение
включаются документы с истекшими сроками хранения за период времени,
соответствующий утвержденным описям.
Приложение 2
к информационному письму
Отделения пенсионного фонда
Российской Федерации
по г. Москве
и Московской области
от 30 июня 2003 года
N 06/10061
ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
------------------------------------------------------------------------
| 1. Федеральная архивная служба России | 103102, Москва, |
| (располагает информацией об адресах | ул. Ильинка, |
| и телефонах территориальных архивных | д. 12, |
| органов) | 206-35-31 |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| 2. Государственный архив Российской | 121059, Москва, |
| Федерации | Бережковская |
| (документы высших органов | наб., д. 26, |
| госвласти и управления РСФСР, | 240-32-34 |
| Верховного Совета РСФСР, | |
| СНК-СМ РСФСР (1917-1974 гг.), | |
| республиканских органов отраслевого | |
| управления; органов юстиции, суда, | |
| прокуратуры, арбитража) | |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| (документы высших органов госвласти | 119817, ГСП, Москва, |
| и управления СССР; наркоматов, | ул. Б. Пироговская, |
| министерств, не связанных | д. 17, |
| с хозяйственным управлением) | 245-12-87 |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| 3. Российский государственный архив | 119817, ГСП, Москва, |
| экономики (РГАЭ) | ул. Б. Пироговская, |
| (центральные органы управления | д. 17, |
| народным хозяйством СССР, | 245-26-64, |
| министерства, ведомства СССР, | 245-81-27 |
| связанные с хозяйственным | |
| управлением) | |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| Отдел документации | 334-43-84 |
| по социально-правовой защите | |
| граждан РГАЭ (информация о местах | |
| хранения документов по личному | |
| составу министерств, ведомств (СССР | |
| и РСФСР), ликвидированных | |
| без правопреемника в 1991 году) | |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| 4. Российский государственный архив | 117630, Москва, |
| научно-технической документации | ул. Профсоюзная, |
| (сведения о местах хранения | д. 82, |
| документов проектных институтов) | 335-00-95, |
| | 245-81-05 |
|--------------------------------------------|-------------------------|
| 5. Российский государственный военный | 125884, Москва, |
| архив (служба в Красной Армии | ул. Адмирала |
| до 1940 г.; служба в войсках НКВД, | Макарова, д. 29, |
| МВД 1918-1950 гг.) | 159-79-02, |
| | 159-72-97 |
|--------------------------------------------|-------------------------|
Страницы: 1 2 |