ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ,
ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РФ
6 июля 2005 г.
N 281
(Д)
В целях дальнейшего совершенствования использования архивных
документов, поступивших в государственные архивы, в интересах
организаций и граждан приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования книг
государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических
книг, переданных в государственные архивы.
Министр
А.С.СОКОЛОВ
6 июля 2005 г.
N 281
УТВРЕЖДЕНО
Приказом Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 6 июля 2005 года
N 281
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ
АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ,
ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
I. Общие положения
1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным
законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N
43, ст. 4169), Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об
актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1997, N 47, ст. 5340; 2001, N 44, ст. 4149; 2002, N 18, ст.
1724; 2003, N 17, ст. 1553; N 28, ст. 2889; N 50, ст. 4855; 2004, N
35, ст. 3607; 2005, N 1, ст. 25), Федеральным законом от 25 февраля
1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 8, ст. 609;
2003, N 2, ст. 167), Постановлением Правительства Российской Федерации
от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об
актах гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1998, N 28, ст. 3359; N 45, ст. 5522).
2. Положение устанавливает порядок использования (в том числе
порядок доступа к актовым и метрическим книгам и порядок внесения
исправлений и изменений в актовые и метрические книги) книг
государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из
первых экземпляров записей актов гражданского состояния (далее -
актовые книги), и метрических книг, составленных до образования или
восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее -
метрические книги), переданных органами записи актов гражданского
состояния на хранение в государственные архивы, а также порядок
доступа к актовым и метрическим книгам.
II. Доступ к актовым книгам и метрическим
книгам, хранящимся в государственных архивах
Российской Федерации
3. Право на доступ к актовым книгам и метрическим книгам,
переданным на государственное хранение по истечении установленного
срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, и их
использование имеют все категории пользователей.
4. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим
персональные данные и поступившим в государственные архивы до
истечения установленного срока их хранения в органах записи актов
гражданского состояния, ограничен.
В этом случае право на получение информации, содержащейся в
актовых и метрических книгах, имеют:
лица, в отношении которых были составлены записи актов
гражданского состояния;
близкие родственники, при предъявлении документов, удостоверяющих
личность и подтверждающих родство, в случае смерти лица, в отношении
которого была составлена запись акта гражданского состояния;
наследники, при предъявлении документов, удостоверяющих личность
и подтверждающих право наследования;
иное лицо, в случае предоставления нотариально удостоверенной
доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом
право на получение доступа к этой информации;
органы записи актов гражданского состояния;
суд, органы прокуратуры, дознания и следствия;
органы опеки и попечительства.
5. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим
сведения об усыновлении (удочерении), имеют только сами усыновители,
суд, а также органы записи актов гражданского состояния, прокуратуры,
дознания и следствия, опеки и попечительства.
6. Сотрудники государственных архивов несут ответственность за
нарушение режима защиты конфиденциальной информации в установленном
законодательством Российской Федерации порядке.
III. Использование актовых книг
и метрических книг, переданных в государственные
архивы из органов записи актов
гражданского состояния
7. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов
записи актов гражданского состояния на постоянное хранение,
распространяются правила обеспечения сохранности, учета и
использования документов, действующие в государственных архивах
Российской Федерации.
8. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов
записи актов гражданского состояния в государственные архивы,
предоставляются пользователям для ознакомления в читальных залах
государственных архивов, в целях проведения научных,
социально-правовых, социологических, генеалогических и иных
исследований и используются в выставочной, публикационной и
справочно-информационной работе, в том числе для исполнения запросов
граждан социально-правового, генеалогического и биографического
характера, а также для изготовления копий.
9. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах
государственные архивы выдают архивные справки, выписки из них и
архивные копии о рождении, смерти, заключении или расторжении брака,
установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени.
10. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и
архивных копий из актовых книг и метрических книг определяется
действующими правилами работы государственных архивов Российской
Федерации.
11. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся
в актовых записях сведений (приложение N 1). Данные о лице приводятся
в точном соответствии с актовыми записями.
Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и
метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе пользователя,
не является препятствием для включения их в справку при условии, если
остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором
упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения.
Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво
написанные записи в актовых и метрических книгах оговариваются в
архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала",
"в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".
12. В случае наличия в актовой книге или метрической книге
исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и
заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную
справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для
получения документа (паспорта), повторных свидетельств о
государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения
включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием
поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение N
2).
В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о
первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с
обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения
этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом "Об
актах гражданского состояния" (приложения N 3, 4).
13. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов
гражданского состояния, предназначенные для направления за пределы
Российской Федерации, в том числе в государства - участники СНГ,
подписываются руководителем государственного архива и заверяются
гербовой печатью.
Справки, предназначенные для направления в государства,
подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требования
легализации иностранных официальных документов, за исключением тех, с
которыми у Российской Федерации имеются соответствующие соглашения,
заверяются апостилем и направляются заявителям в соответствии с
установленным порядком.
14. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов записи
актов гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и
следствия, справки и копии записей актов гражданского состояния
выдаются за плату.
15. Архивная справка или архивная копия записи акта гражданского
состояния направляется заявителю, после представления в
государственный архив квитанции о ее оплате, по почте или выдается ему
или доверенному лицу на руки.
Архивная справка с проставленным апостилем и предназначенная для
использования за границей выдается заявителю после предъявления
квитанции об оплате государственной пошлины в соответствии с
законодательством Российской Федерации о государственной пошлине.
IV. Внесение исправлений, изменений,
восстановление или аннулирование записей актов
гражданского состояния, поступивших на хранение
в государственные архивы
16. Внесение исправлений, изменений, восстановление или
аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на
хранение в государственные архивы, не производится.
17. Заключения органа записи актов гражданского состояния или
решения суда о внесении исправлений, изменений, восстановлении или
аннулировании записи актов гражданского состояния приобщаются
(подшиваются) к соответствующей актовой книге или метрической книге,
нумеруются и учитываются в листе-заверителе дел в описи.
Возможно также формирование отдельных дел из решений судов и
заключений органов записи актов гражданского состояния для организации
их постоянного хранения и учета в установленном порядке.
18. В актовой книге или метрической книге рядом с записью, к
которой имеется заключение органа записи актов гражданского состояния
или решения суда, проставляется специальный штамп "Изменение"
(приложение N 5).
В листах использования таких актовых книг и метрических книг
делаются отметки о внесении изменений со ссылкой на номера записей и
листов данного дела или шифров и листов, вновь сформированных дел с
соответствующими заключениями органов записи актов гражданского
состояния или решениями суда.
19. В случае получения от органов записи актов гражданского
состояния или судебных органов иностранных государств поручения о
внесении изменений, исправлений, восстановлении или аннулировании
записей актов гражданского состояния, содержащихся в актовых и
метрических книгах, поступивших на хранение в государственные архивы,
указанные изменения вносятся в соответствии с существующими договорами
о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и
уголовным делам, а в случае их отсутствия - в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
Приложение N 1
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Вологодской духовной консистории в
метрической книге Городищенской Всехсвятской церкви Велико-Устюгского
уезда за 1885 год в записи N 31 значится:
МАРИЯ - родилась 19 (крещена 21) июля.
Отец - Матвей Иванов Горбунов
Мать - Евдокия Петрова Горбунова.
Основание: ф. 361. оп. 11. д. 60. л. 151.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 2
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В документах архивного фонда Ярославской духовной консистории в
метрической книге Владимирской церкви города Ярославля за 1918 год в
записи от 11 октября N 346 и с внесенными в нее на основании решения
городского суда г. Ярославля от 11 апреля 1992 года N 13\65
изменениями значится:
МИХАИЛ - родился 1 (крещен 2) мая.
Отец - Иван Семенович Николаев,
Мать - Елена Петровна Николаева.
Основание: ф. 36. оп. 2. д. 160. л. 51; д. 178. л. 2.
Директор архива (Расшифровка подписи)
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 3
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге евангелическо-реформаторской церкви села
Голый Карамыш Камышинского уезда Саратовской губернии за 1912 год
имеется запись от 11 октября N 346 о рождении 17 сентября 1912 г. у
поселян-собственников Гейнриха и Елизаветы (урожденной Фрикк) Шпет -
дочери Берты.
Основание: ф. 637, оп. 18, д. 2, л. 15.
Решением суда Саратовской области от 19 ноября 1999 г. N 13\5
в актовую запись N 346 внесены следующие изменения: "отец -
Генрих Иванович, мать - Елизавета Николаевна (урожденная Фрик)
Шпет - дочери Беаты".
Основание: ф. 637. оп. 18. д. 2. л. 311а.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 4
Бланк государственного архива Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
В метрической книге римско-католической церкви села Остроговка
Навоузенского уезда Самарской губернии за 1918 год имеется запись от
17 ноября N 283 о рождении 15 ноября 1918 года у граждан Иоанна и
Клементины (урожденной Гунгер) Квинт - сына Фридриха.
В актовую запись N 283 по заключению отдела ЗАГС Саратовской
области от 16 мая 1996 г. N 4-7р. внесено следующее исправление: "отец
- Иван Иванович Квинт, немец, мать - Клементина Яковлевна (урожденная
Гунгер) Квинт - немка".
Основание: ф. 428. оп. 35. д. 9, л. 83.
Директор государственного (Расшифровка подписи)
архива
Исполнитель (Расшифровка подписи)
Гербовая печать
Приложение N 5
Штамп о внесении исправлений и изменений
в записи актов гражданского состояния
--------------------------------------------
| "Изменение" |
| |
| фонд..., опись..., дело..., лист. |
-------------------------------------------- |