Страницы: 1 2
дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и
результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое новый
регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства
Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа
исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному
составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на
рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и
его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью
руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и
решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального
органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных
подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной
связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях,
осуществляющих их прием и передачу.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или
электронных карточках, журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей федерального
органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым
индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре
дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и
др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга
косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной
совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав
основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера
документа и задач использования информации может дополняться другими
реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются
поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться
как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие
картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам
документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по
обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа
исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа
или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид
документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по
любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и
элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности федерального органа исполнительной власти.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в федеральных
органах исполнительной власти определяются Типовым регламентом
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305),
и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233).
5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа
на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного
документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,
обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем
федерального органа исполнительной власти.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле
документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К"
или словом (штампом) "Контроль".
5.4. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте
федерального органа исполнительной власти структурным подразделением.
5.5. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль
исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю
федерального органа исполнительной власти, заместителям руководителя
федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных
подразделений информацию о находящихся на контроле документах по
форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной
власти.
В федеральных министерствах структурное подразделение,
обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет
аналогичную информацию руководителям федеральных служб и федеральных
агентств, находящихся в ведении федерального министерства.
5.6. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет
собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел на
делопроизводственной стадии и их передачу в архив федерального органа
исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с
требованиями, установленными нормативно-методическими документами по
архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и
других федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной
власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о федеральном органе исполнительной власти и его
структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о
работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти,
их виды, состав и содержание.
6.1.3. В федеральных органах исполнительной власти составляются
номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и сводная
номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (приложение
N 21).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
(не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или
сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с
архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и
представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ
федерального органа исполнительной власти.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на
основе номенклатур дел структурных подразделений при методической
помощи архива федерального органа исполнительной власти.
6.1.6. Сводная номенклатура дел федерального органа
исполнительной власти подписывается руководителем службы ДОУ,
согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется -
ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной
проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) федерального архива, в
который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается
(не позднее конца текущего года) руководителем федерального органа
исполнительной власти. Согласовывается номенклатура дел с федеральным
архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в
функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
федерального органа исполнительной власти получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ
в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве федерального органа
исполнительной власти. Четвертый - в федеральном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального
органа исполнительной власти.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа
исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В
сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы федерального органа исполнительной
власти.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой будут
адресованы или от которой будут получены документы (адресат или
корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады,
информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при
Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией
Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной
власти возникают новые документированные участки работы,
непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для
вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2. Формирование и оформление дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в федеральном органе исполнительной
власти, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от
принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам,
ответственным за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое
должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы
одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)
номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
федеральных органов исполнительной власти и все документы по их
рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан
по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
6.2.7. Дела федерального органа исполнительной власти подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела -
подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс
работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в
обязанность которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива федерального органа
исполнительной власти.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки
дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в
деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление
в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N
24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа
исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного
подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома,
части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр
дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование федерального органа исполнительной власти
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования; наименование структурного подразделения -
записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа
исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры
дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК
федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к
делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации
основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При
этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков
хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти
черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива
(до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти
по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и
управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела
могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется инструкцией по ведению делопроизводства в федеральном
органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)
из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив федерального
органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет,
а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для
работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится
карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс
дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца. После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной
власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы федерального органа исполнительной власти являются
федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в
порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат
обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как
часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации,
относящихся к государственной собственности, и документов временного
(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также
документов по личному составу, их учета, использования, отбора и
подготовки к передаче на постоянное хранение федеральный орган
исполнительной власти образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив федерального
органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц,
ответственных в структурных подразделениях за ведение
делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в федеральном органе
исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится: при
составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке
правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к
передаче в архив федерального органа исполнительной власти.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в федеральном органе исполнительной власти создается
постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется
- ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется -
ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются руководителем
федерального органа исполнительной власти (для ЦЭК) и руководителем
структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его
утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами,
ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под
непосредственным методическим руководством архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной
власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До
минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными
сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы
ценности документов принимает ЦЭК федерального органа исполнительной
власти.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В федеральном органе исполнительной власти в каждом
структурном подразделении описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством
архива федерального органа исполнительной власти. По этим описям
документы сдаются в архив федерального органа.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел федерального органа
исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по
которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий
федеральный архив.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (приложение N 25) и представляются в архив
федерального органа исполнительной власти не позднее чем через три
года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения
имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по
описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата
дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок
хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том
приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на
необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного
подразделения.
При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК
опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с
делами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй
остается в качестве контрольного экземпляра в структурном
подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел
составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи
передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26)
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти одновременно.
Согласованные ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти акты
утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее
именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел
постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить
дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным
порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего федерального органа исполнительной власти.
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то
название каждого структурного подразделения указывается перед группой
заголовков дел этого подразделения.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив федерального органа исполнительной власти
передаются дела с исполненными документами постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится
только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа
исполнительной власти не позднее чем через три года после их
завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не
подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив федерального органа исполнительной
власти осуществляется по графику, составленному архивом,
согласованному с руководителями структурных подразделений и
утвержденному руководителем службы ДОУ.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником
архива предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного
подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива
федерального органа исполнительной власти в присутствии работника
структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против
каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В
конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также
подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти
и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти
передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные
средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и
исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или
базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения федерального органа исполнительной власти лицо,
ответственное за ведение делопроизводства данного структурного
подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их
в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от
сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и
номенклатуре дел.
Приложение N 1
к п. 2.1.3
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивном деле в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
..............................................................
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела
Органы государственной власти, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные ..................................
Президент
Российской Федерации
Образец оформления законопроекта
Приложение N 2
к п. 2.2.3.
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ------------------------------
----------------------------------------------------------------------
2. Признать утратившим силу:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
Приложение N 3
к п. 2.3.2
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "--" ------------- г. N ---------
МОСКВА
О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан Российской Федерации
имеющихся у них государственных казначейских обязательств СССР
и сертификатов Сберегательного банка СССР, размещенных на
территории Российской Федерации до 1 января 1992 г.
В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О Федеральном
бюджете на 2004 год" Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые:
1. Правила выкупа .........................................
2. Размеры средств ........................................
Председатель Правительства
Российской Федерации И.Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления проекта постановления
Правительства Российской Федерации
Приложение N 4
к п. 2.7.3.8.
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ
(РОССТАТ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
--------------- N ---------------
Москва
Об утверждении статистического инструментария
для организации статистического наблюдения на 2005 год
Федеральная служба государственной статистики постановляет:
1. Утвердить прилагаемые формы федерального государственного
статистического наблюдения и ввести их в действие:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
2. Установить представление государственной статистической
отчетности по указанным в п. 1 настоящего постановления формам
федерального государственного статистического наблюдения в адреса и
сроки, установленные в формах:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
3. С введением указанного в п. 1 настоящего постановления
статистического инструментария признать утратившими силу формы
федерального государственного статистического наблюдения:
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления постановления федеральной службы
Приложение N 5
к п. 2.7.1.6.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
ПРИКАЗ
-------------------- N ---------------------
Москва
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В связи с -------------------------------------------------------
(основание)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству.
2. --------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
3. Признать утратившим силу приказ ------------------------------
----------------------------------------------------------------------
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
----------------------------------------------------------------------
Министр Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления приказа министерства
Приложение N 6
к п. 2.7.1.6.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ПРИКАЗ
----------------- N ----------------------
Москва
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Росархиве
В связи с -------------------------------------------------------
(основание)
----------------------------------------------------------------------
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Федеральном архивном агентстве.
2. --------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
3. Признать утратившим силу приказ ------------------------------
----------------------------------------------------------------------
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ------
----------------------------------------------------------------------
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления приказа федерального агентства
Приложение N 7
к п.п. 2.7.1.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО
КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
--------------------- N ------------------------
Москва
Во исполнение ---------------------------------------------------
(основание)
----------------------------------------------------------------------
1. Утвердить ----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
2. Признать утратившим силу -------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Заместитель Министра Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Образец оформления распоряжения министерства
Приложение N 8
к п. 2.7.2.3
УТВЕРЖДЕНО
приказом ..............
от ..... N ............
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
----------------------------------------------------------------------
II. Задачи
----------------------------------------------------------------------
III. Структура
----------------------------------------------------------------------
IV. Функции
----------------------------------------------------------------------
V. Права
----------------------------------------------------------------------
VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением
----------------------------------------------------------------------
VII. Ответственность
----------------------------------------------------------------------
Руководитель
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Образец оформления положения
Приложение N 9
к п. 2.7.3.7
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ПРОТОКОЛ
заседания Научного Совета
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------ N ----------------------
Москва
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
--------------
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя Руководителя...
2. О..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления полного протокола
Приложение N 10
к п. 2.7.3.7
Герб России
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя Федерального архивного агентства
И.О. ФАМИЛИЯ
------------------------------------------------------------------
Москва
------------------------ N --------------------
Присутствовали:
---------------
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и
фамилии
в алфавитном
порядке
------------------------------------------------------------------
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
----------------------------------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2."Директору ВНИИДАД...
II. О введении мер по...
----------------------------------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Руководитель Федерального
архивного агентства И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 11
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
------------------------ Москва N -------------------------
Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства
Приложение N 12
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
--------------- N -------------
Москва
Образец оформления общего углового бланка федерального агентства
Приложение N 13
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074.
Тел. 925 11 95. Факс 928 1791.
ОКПО 00013327, ОГРН 1047796333672,
ИНН/КПП 7705596843/770501001
------------------------ N -------------------------
На N -------------------- --------------------------
Образец оформления углового бланка письма министерства
Приложение N 14
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132.
Тел. 206-35-31. Факс 206-55-87.
ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683,
ИНН/КПП 7710474216/771001001
----------------- N ---------------
На N ------------- ----------------
Образец оформления углового бланка письма федерального агентства
Приложение N 15
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074.
Тел. 925 11 95. Факс 928 1791.
ОКПО 00013327, ОГРН 1047796333672, ИНН/КПП 7705596843/770501001
----------------- N ---------------
На N ------------- ----------------
Образец оформления продольного бланка письма министерства
Приложение N 16
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132.
Тел. 206-35-31. Факс 206-55-87.
ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683, ИНН/КПП 7710474216/771001001
----------------- N ---------------
На N ------------- ----------------
Образец оформления продольного бланка письма
федерального агентства
Приложение N 17
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ
КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
МИНИСТР
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, Москва, 109074.
Тел. 925 11 95. Факс 928 1791.
ОКПО 00013327, ОГРН 1047796333672,
ИНН/КПП 7705596843/770501001
----------------- N ---------------
На N ------------- ----------------
Образец оформления бланка должностного лица министерства
Приложение N 18
к п. 2.5.6
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132.
Тел. 206-35-31. Факс 206-55-87.
ОКПО 00018483, ОГРН 1047710027683,
ИНН/КПП 7710474216/771001001
----------------- N ---------------
На N ------------- ----------------
Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства
Приложение N 19
к п. 3.6.2
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ---------------- 200 ------
(месяц)
------------------------------------------------------------------
| Документы | Количество документов | Всего |
| |-----------------------------------| |
| | подлинники | тираж | |
|------------|----------------------|------------|---------------|
|поступающие | | | |
|------------|----------------------|------------|---------------|
|отправляемые| | | |
|------------|----------------------|------------|---------------|
| внутренние | | | |
|------------|----------------------|------------|---------------|
| Итого | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма справки о документообороте
Приложение N 20
к п. 6.1.3
Наименование федерального органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ---------
-------------------------
(место составления)
На ------------------ год
------------------------------------------------------------------
| Индекс |Заголовок дела|Кол-во дел|Срок хранения дела|ПРИМЕЧАНИЕ|
| дела |(тома, частей)| (томов, | (тома, части) и N| |
| | | частей) | статей по перечню| |
|--------|--------------|----------|------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности Руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Продолжение
приложения N 20
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ---- году в
структурном подразделении
------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |--------------------------------|
| | |переходящих| с отметкой "ЭПК" |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Постоянного | | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Временного (свыше 10 лет)| | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|ИТОГО: | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 21
к п. 6.1.3
Наименование федерального органа
исполнительной власти
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
00.00.0000 N --------- руководителя федерального органа
------------------------ исполнительной власти
(место составления)
Подпись Расшифровка
На ---------------- год подписи
Дата
------------------------------------------------------------------
| Индекс |Заголовок дела|Кол-во дел|Срок хранения дела|ПРИМЕЧАНИЕ|
| дела |(тома, частей)| (томов, | (тома, части) и N| |
| | | частей) | статей по перечню| |
|--------|--------------|----------|------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|----------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от --------- N ------- от --------------- N -----------
Продолжение
приложения N 21
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в --------- году
в федеральном органе исполнительной власти
------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |--------------------------------|
| | |переходящих| с отметкой "ЭПК" |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Постоянного | | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Временного (свыше 10 лет)| | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|-------------------------|-----|-----------|--------------------|
|ИТОГО: | | | |
------------------------------------------------------------------
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 22
к п. 6.2.8
код федерального архива -------
код федерального органа
исполнительной власти ---------
-------------------------------
|Ф. N ---------------- |
---------------------------------- | |
|Оп. N ---------------- |
---------------------------------- | |
|Д. N ---------------- |
---------------------------------- | |
-------------------------------
----------------------------------
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО N ----- ТОМ N -----
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
----------------------------------------------------------------------
(ДАТА)
На ---- лист
Хранить -------
---------------------------
|Ф. N ---------------- |
|Оп. N ---------------- |
|Д. N ---------------- |
---------------------------
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение N 23
к п. 6.2.8
Лист-заверитель дела N ----
В деле подшито и пронумеровано ----------------------------- лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы -------- пропущенные номера ---------------
+ листов внутренней описи --------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И |N N листов|
| ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | |
|-----------------------------------------------------|----------|
| 1 | 2 |
|-----------------------------------------------------|----------|
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
------------------------------------------------------------------
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 24
к п. 6.2.8
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N --------------
------------------------------------------------------------------
|N пп| Индекс | Дата | Заголовок | Номера |Примечание|
| |документа|документа| документа |листов дела| |
|----|---------|---------|----------------|-----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----|---------|---------|----------------|-----------|----------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого ----------------------------------------------------- документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 25
к п. 7.1.12
-----------------------------------------------------------
(наименование федерального органа исполнительной власти)
-----------------------------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
-------------------------------------------------------------------------
| N|Индекс|Заголовок дела|Дата дела|Количество |Срок хранения| |
|пп| дела |(тома, части) | (тома, | листов в | дела (тома, |Примечание|
| |(тома,| | части) |деле (томе,| части) | |
| |части)| | | части) | | |
|--|------|--------------|---------|-----------|-------------|----------|
| 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
|-----------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-----------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
|--|------|--------------|---------|-----------|-------------|----------|
| | | | | | | |
|--|------|--------------|---------|-----------|-------------|----------|
| | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено --------------------- дел с N -------------
(цифрами и прописью)
по N -------------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от -------- N ----------
Дата
Продолжение
приложения N 25
Передал ---------------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и ------------------------------ регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <***>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял -------------------------- дел и ------------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
<***> Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение N 26
к п. 7.1.18
Наименование федерального
органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя федерального органа
исполнительной власти
-------------- N ----------- Подпись Расшифровка
подписи
---------------------------- Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ---------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов
----------------------------------------------------------------------
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
|N пп| Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Количество | Сроки | Примечание|
| | дела или | дела или | описей | (тома, | дел | хранения | |
| | групповой | крайние | (номенклатур) | части) по | (томов, | дела (тома, | |
| | заголовок | даты дел | за | номенклатуре | частей) | части) и | |
| | дел | | годы | или N дела | | номера | |
| | | | | по описи | | статей по | |
| | | | | | | перечню | |
|----|------------|----------|----------------|--------------|------------|-------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|------------|----------|----------------|--------------|------------|-------------|-----------|
| | | | | | | | |
|----|------------|----------|----------------|--------------|------------|-------------|-----------|
| | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого -------------------------- дел за ------------------------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ------------------- годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК -------------------------------
(наименование архивного
учреждения)
(протокол от -------------- N --------------------)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от -------- N --------------
Продолжение
приложения N 26
Документы в количестве ------------------------------------------ дел,
(цифрами и прописью)
весом ---------------- кг сданы в ------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------------
N --------------------------------------------------------------------
Наименование должности работника
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранениюСтраницы: 1 2 |