О ПОДТВЕРЖДЕНИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
ПИСЬМО
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РФ
1 августа 2005 г.
N 03-03-04/1/117
(Д)
Вопрос. На организации числится автомобиль, на котором ездит
генеральный директор. Бензин он оплачивает за счет собственных средств
(не хочет собирать чеки), и налоговую базу по налогу на прибыль фирма
на такие расходы не уменьшает. Можно ли в этом случае суммы
амортизации, которые начисляются по автотранспортному средству,
относить к расходам, учитываемым при расчете налогооблагаемой прибыли?
Могут ли путевые листы, заполненные с указанием пробега и мест
назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить
доказательством тому, что автомобиль используется в производственных и
управленческих целях?
Ответ. Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики
сообщает следующее.
В целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее -
Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму
произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270
настоящего Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные
затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, - убытки),
осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они
произведены для осуществления деятельности, направленной на получение
дохода.
Амортизируемым имуществом в целях главы 25 Кодекса признаются
имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты
интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика
на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой),
используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается
путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается
имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и
первоначальной стоимостью более 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 Кодекса).
Согласно пункту 1 статьи 257 Кодекса, под основными средствами в
целях настоящей главы понимается часть имущества, используемого в
качестве средств труда для производства и реализации товаров
(выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией.
В соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса сумма
начисленной амортизации учитывается для целей налогообложения прибыли
в составе расходов, связанных с производством и реализацией.
Таким образом, сумма начисленной амортизации по автотранспортному
средству учитывается при определении налоговой базы по налогу на
прибыль на основании подпункта 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса.
Что касается вопроса порядка применения путевых листов легкового
автомобиля, сообщаем следующее.
Согласно Федеральному закону от 21.11.96 N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" (п. 2 ст. 9), первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная
постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 в составе комплекта
унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в
автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех
форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации
автотранспортных средств (грузовых, легковых, в т.ч. служебных
автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный
характер.
Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы,
она является первичным документом по учету работы легкового
автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более
длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель
выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Что касается описания маршрута следования в путевом листе,
связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он
записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном
объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей
приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым
чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов,
подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в
унифицированных формах незаполненных реквизитов.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения
действуют только для автотранспортных организаций. Что касается
остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого
листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные
пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной
политики Министерства финансов РФ
А.И. Иванеев
1 августа 2005 г.
N 03-03-04/1/117 |