ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ
И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ
ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
2 августа 2005 г.
N 39
(Д)
В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных
государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности
переданных в Выставочный зал экспонатов приказываю:
1. Утвердить "Порядок работы по обеспечению сохранности
экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале
федеральных государственных архивов" (прилагается).
2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего
Порядка в практику работы по подготовке и проведению выставок в
Выставочном зале федеральных архивов.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий
(Т.Ф. Павлова).
Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ
2 августа 2005 г.
N 39
Приложение
к Приказу Росархива
от 2 августа 2005 года
N 39
ПОРЯДОК
РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ
ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
"Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при
организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных
государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом
действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта
этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала
федеральных государственных архивов (далее - Выставочного зала),
архива-организатора и учреждений - участников выставки, а также других
лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению
сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.
1. Общие положения
1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в
т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов, отражаются в
Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ
и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не
менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.
1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними
учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими
лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании
"Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо
Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).
Участие федеральных государственных архивов в выставках,
проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими
приказами Росархива.
Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры
подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с
другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности
экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их
ответственность за нарушение установленных требований.
1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от
их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам
выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений,
поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного,
температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического)
хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих
возможность их повреждения и/или утраты.
1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов,
переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от
архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки
несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии
со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности
экспонатов (далее - хранитель).
1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы
ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ
в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с
Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного
агентства.
Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных
режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в
специальном журнале показатели измерительных приборов.
1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения
сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с
ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут
осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников
выставки.
В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и
демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю
или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по
устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется
служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.
1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности
экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности
документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного
учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.
1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора)
выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор
экспонатов, разработку совместно с главным художником
тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также
осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии
доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом
выставки.
2. Обеспечение сохранности экспонатов
при их приеме-передаче в Выставочный зал
2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным
залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки,
повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график
приема-передачи экспонатов.
Количество отобранных и включенных в экспозиционный план
экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в
выставочном оборудовании Выставочного зала.
2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
только при наличии утвержденного директором архива-организатора
экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки,
повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с
графиком их приема-передачи.
При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает
его председатель.
Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план,
не допускается.
В исключительных случаях на основании специального письма,
подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты
дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
от архива-организатора в соответствии с установленными правилами.
Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче
документов во временное пользование с описанием их физического
состояния.
В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в
Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения -
участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
Прием документов осуществляется хранителем поединично с
выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их
физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих
актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения,
которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в
приеме-передаче экспонатов.
Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в
Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов
на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками
из актов и экспозиционного плана.
Одновременно с экспонатами передаются:
- специальная учетная карточка по форме Приложения N 1,
- перечень по форме Приложения N 2, который служит для контроля
за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате)
предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником
выставки, что оговаривается в Договоре.
2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут
представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в
Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей
не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных
документов эти работы организуются Выставочным залом.
2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в
специальной книге учета поступлений экспонатов по форме Приложения N
3.
2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально
оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала.
Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в
сейфах раздельно.
3. Обеспечение сохранности экспонатов
при их монтаже и демонтаже
3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На
демонтаж - не менее 5 рабочих дней.
3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала
монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования
к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть
ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных
стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах, и т.п.), а
также применяемые оформительские приемы и материалы.
3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в
Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками выставки
список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.
3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в
помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке,
определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального
архивного агентства.
Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют
личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном
месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.
Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в
Выставочный зал категорически запрещается.
3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку
необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки
(стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).
3.6. Хранитель Выставочного зала:
3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже
и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов,
особыми требованиями к их экспонированию.
3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований
сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения,
связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже,
принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или
художником только по согласованию с хранителем.
3.6.3. Обеспечивает выдачу и прием экспонатов:
- при монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту
архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;
- при демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования
экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и
расписывается в соответствующем перечне.
3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие
экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет
подключение витрин к сигнализации.
3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала
категорически запрещается.
В случае крайней необходимости составляется акт произвольной
формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор
выставки.
Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего
дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении
драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после
демонтажа), не разрешается.
3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и
раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки,
которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности
экспонатов.
Применение оформительских приемов и материалов, которые могут
привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически
запрещается <1>.
--------------------------------
<1> Недопустимо применение при работе с подлинными документами
клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых
держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.
3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов
архива-организатора и хранителя не допускается.
3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они
переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п.
категорически запрещается.
3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям,
оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных
конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически
запрещается.
3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности
экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель
принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При
необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений
руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности
документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной
формы.
3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа
(демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который
прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для
входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный
поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует
руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности
документов ГАРФ, а также учреждение - участника выставки, которые
составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения
сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных
технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших
действиях.
3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном
порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора
уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов,
которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор
выставки.
Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.
4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании
4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации
Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.
4.2. Хранитель Выставочного зала:
4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия
экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с
фиксацией результатов в названном перечне.
4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности
экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение,
крепление, средства охраны, защиты и изоляции и т.п.).
4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и
демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом
руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по
устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых
работ.
4.4. В случае выявления изменений в физическом состоянии
экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителям
Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а
также предоставившему эти экспонаты учреждению - участнику выставки.
Факт изменений в физическом состоянии экспонатов регистрируется в акте
произвольной формы.
По согласованию с учреждением - участником выставки поврежденные
экспонаты могут быть изъяты из экспозиции для принятия мер по
улучшению их физического состояния. Вопросы проведения и оплаты
реставрационных работ решаются на основании соответствующего Договора.
4.5. В случае выявления отсутствия экспоната(ов) хранитель (а
также смотритель или другой работник, заметивший их отсутствие)
немедленно информирует об этом руководителей Выставочного зала и ГАРФ.
Руководство ГАРФ информирует компетентные органы и учреждение -
участника выставки.
Вопрос о степени и размерах возмещения ущерба решается на
основании соответствующего Договора.
4.6. Вопрос о разрешении фотографирования экспонатов, проведении
кино- и фотосъемок решается руководством Выставочного зала по
согласованию с хранителем с учетом положений соответствующего
Договора.
5. Обеспечение сохранности экспонатов при их возврате
по принадлежности
5.1. После демонтажа выставки хранитель проводит проверку наличия
экспонатов каждого учреждения - участника выставки по соответствующим
актам и книге учета поступлений.
5.2. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным
залом график возврата экспонатов.
5.3. Возврат экспонатов учреждениям - участникам выставки
осуществляется поединично по актам с обязательной проверкой их
физического состояния в соответствии с графиком.
В случае выявления изменений в физическом состоянии экспонатов
хранитель и представитель учреждения - участника выставки составляют
акт произвольной формы. Вопросы проведения и оплаты реставрационных
работ решаются на основании соответствующего Договора.
5.4. Возврат подлинных документов осуществляется одновременно с
копиями документов, которые были представлены в экспозиции.
5.5. Упаковка возвращаемых экспонатов осуществляется
представителями учреждений - участников выставки в местах,
предоставленных Выставочным залом.
5.6. Документы на вывоз экспонатов в соответствии с требованиями
охранного режима предоставляются Выставочным залом.
5.7. Погрузочно-разгрузочные работы и транспортировка экспонатов
осуществляются учреждениями - участниками выставки.
Приложение N 1
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
__________________________________________________________
(название учреждения)
N по перечню _____
ШИФР ДОКУМЕНТА
Фонд ____________ опись _______ дело ________ лист _______
Кол-во листов ______________
Название дела (документа), автор, дата _______________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Материал, техника исполнения _________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Размер документа, паспарту, рамки (ширина, длина, высота или толщина)
----------------------------------------------------------------------
______________________________________________________________________
Категория ценности ___________________________________________________
Страховая оценка _____________________________________________________
Описание особенностей оформления, внешнего вида документа ____________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи
на экспонирование
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подпись передающего лица, дата _______________________________________
Подпись принимающего лица, дата ______________________________________
Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной проверке
----------------------------------------------------------------------
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подпись представителя архива, дата ___________________________________
Подпись представителя принимающей стороны, дата ______________________
Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата после
экспонирования _________________________________________________------
______________________________________________________________________
Приложение N 2
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
Перечень экспонатов _________________ (учреждение),
переданных для экспонирования на выставке
_________________________ (название)
----------------------------------------------------------------------
|N | Наименование | Экспозиционное|Выдача на|Прим.| Прием с| Прим. |
|п/п| экспоната, | место |монтаж | | монтажа| |
| | категория | | | | | |
| | ценности | | | | | |
|---|--------------|---------------|---------|-----|--------|--------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------
Перечень формируется в соответствии с экспозиционным планом.
В гр. 2 указывается полное наименование экспоната, его поисковые
данные, а также указание на подлинность или копийность.
В гр. 3 указываются особые требования к экспонированию (например,
экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя
экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в
горизонтальных витринах, и т.п.).
В гр. 4 указывается дата выдачи на монтаж, фамилия и инициалы
ответственного специалиста архива-организатора, получившего экспонаты
для монтажа, и его подпись. Подпись проставляется против каждого
экспоната отдельно.
В гр. 6 указывается дата получения экспонатов после демонтажа,
фамилия и инициалы хранителя и его подпись. Подпись проставляется
против каждого экспоната отдельно.
Приложение N 3
к Порядку работы
по обеспечению сохранности
экспонатов при организации
и проведении выставок
в Выставочном зале
Книга учета поступлений экспонатов
------------------------------------------------------------------------
|N | Дата | Название | Кол-во | Акт - | Отметка о| Прим. |
|п/п| поступления| учреждения| экспонатов| основание| возврате | |
|---|------------|-----------|-----------|----------|----------|-------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------------
В гр. 3 указывается название учреждения, которое предоставило
экспонаты для выставки.
В гр. 5 указывается название, N и дата акта, на основании
которого экспонаты переданы на выставку. |