Страницы: 1 2
их хранения (Приложение 6).
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (10 лет и более) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе
личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные
формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав
документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок,
вводных слов и сложных оборотов.
12.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел
со ссылкой на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не
указанных в Перечне, устанавливается избирательной комиссией по
согласованию с Центральной избирательной комиссией Российской
Федерации и местным архивным органом.
При определении сроков хранения следует также руководствоваться
постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и
Примерной номенклатурой дел избирательной комиссии, утвержденной
Центральной избирательной комиссией Российской Федерации.
Исчисление сроков хранения документов, законченных
делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего
года.
12.3. Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий
календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года.
При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых
на территории субъекта Российской Федерации в предстоящем году.
12.4. Номенклатура дел согласовывается с архивным органом,
подписывается секретарем избирательной комиссии, утверждается ее
председателем и вводится в действие с 1 января следующего года.
12.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел
они по согласованию с секретарем избирательной комиссии дополнительно
вносятся в утвержденную номенклатуру дел.
12.6. Резервные номера дел в номенклатуре дел избирательной
комиссии не предусматриваются.
13. Формирование дел в избирательной комиссии
13.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в
соответствии с требованиями Инструкции и списываются исполнителем в
дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа
документа на свободном от текста месте ставится отметка о его
исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер
дела по номенклатуре дел и дата его списания. При необходимости
отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого
листа документа.
13.2. Исполненные документы формируются в дела работником,
ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии, в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
13.3. При формировании дела проверяются правильность отнесения
документов в данное дело, качество оформления и комплектность
документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров,
справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.
Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем
помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не
соответствует заголовку дела.
13.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируются в
дела раздельно;
подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от
их копий;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются
в одно дело;
в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и
варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением
тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие
первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного
года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме
документов в деле формируется несколько томов (частей).
13.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу
вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии
приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать
запись на документе об их местонахождении.
13.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по
вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также
приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их
хронологии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле
по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию
избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления
избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями,
помещаются после соответствующего протокола.
Распоряжения председателя избирательной комиссии по кадровым
вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами
группируются в дело отдельно от других распоряжений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее
составления, включается в дело того года, к которому она относится.
В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения,
при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего
(инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и
указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в
котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в
отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению
составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном
порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления.
Лицевые счета работников аппарата избирательной комиссии
формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном
порядке.
13.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего
года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При
подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного
(10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном
порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен
быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
13.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов
приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного
пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с
грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования".
14. Экспертиза ценности документов
14.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления
научной, исторической и практической значимости документов,
образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью
отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
14.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических
документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел
постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения и актов на
уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и
практического значения, распоряжением председателя избирательной
комиссии создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее -
ЭК), в функции которой входит также рассмотрение и одобрение
номенклатуры дел избирательной комиссии.
14.3. ЭК в своей работе руководствуется Положением об Архивном
фонде Российской Федерации, действующими нормативами,
регламентирующими вопросы организации архивного хранения и
использования документов, Положением о Центральной экспертной комиссии
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положением об
ЭК и Инструкцией.
14.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения
или к уничтожению только на основании заголовков дел.
14.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие
исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков
хранения подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов (Приложение 7)
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел.
Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
14.6. По результатам экспертизы ценности документов ответственный
за ведение делопроизводства избирательной комиссии ежегодно составляет
описи на дела постоянного и временного (10 лет и более) сроков
хранения (Приложения 8, 9).
Ответственный за ведение делопроизводства избирательной комиссии
составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов со
сроками хранения до пяти лет.
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков
хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов
утверждаются председателем избирательной комиссии.
14.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования
надобности" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя
работниками аппарата избирательной комиссии и утверждается
председателем избирательной комиссии.
14.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии
информационных и других материалов, не подлежащих включению в
номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без
составления акта.
14.9. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или
сжигаться.
14.10. Брошюровка дел производится только после проведения
экспертизы ценности документов.
15. Оформление дел
15.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть
оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке,
нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней
описи, брошюрование.
15.2. Перед брошюрованием проверяется правильность оформления
документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и
исполнении, приложений.
Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из
картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов изымаются.
Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно
прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
15.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки,
нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу
заверительного листа дела, составление внутренней описи документов
дела, брошюрование.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному
оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или
обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные
надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях)
различного типа.
Документы в делах временного (более 10 лет) срока хранения
перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются,
внутренняя опись не составляется.
15.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение
10). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с
уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело
документов.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и
срок хранения.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
15.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и
соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это
дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа
в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в
случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются
даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций,
отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не
имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока
хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название
месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного
срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),
проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или
тушью.
15.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз,
цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными
карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом
верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине,
нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в
том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется
конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные
материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.)
нумеруется как один лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется
отдельно.
15.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска
документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую
включаются сведения о документе или группе документов по одному
вопросу (Приложение 11).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
15.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом
установленной формы (Приложение 12).
Заверительный лист составляется работником, ответственным за
ведение делопроизводства избирательной комиссии. В заверительном листе
дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается
фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных
и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и
наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков и так далее,
ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается
его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле
изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
В заверительных листах дел временного срока хранения указываются
количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника,
сформировавшего дело.
16. Хранение документов и дел в избирательной комиссии
16.1. Дела с момента их заведения и до передачи в государственный
архив хранятся в избирательной комиссии.
За сохранность документов и дел несет ответственность секретарь
избирательной комиссии.
Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для
этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел избирательной
комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре
дел.
16.2. Изъятие документов из дел постоянного и временного (10 лет
и более) срока хранения допускается в исключительных случаях и
производится только с разрешения председателя избирательной комиссии,
при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт
об изъятии подлинника.
17. Составление и оформление описей дел и передача
дел в государственный архив
17.1. Ответственным за ведение делопроизводства избирательной
комиссии перед сдачей на постоянное хранение в государственный архив
на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения
составляются описи дел по установленной форме в двух экземплярах
(Приложение 13).
17.2. Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного
срока хранения и дела по личному составу.
17.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их
расположения в номенклатуре дел избирательной комиссии. Каждое дело
вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет
самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с
теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми
заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого
дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие
реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе
заголовок этих дел воспроизводится полностью.
17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для
проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического
состояния, о наличии копий и так далее.
17.5. Передача дел осуществляется по описям дел, которые
подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме -
передаче дел. Один экземпляр описи хранится в избирательной комиссии,
а другой - в государственном архиве.
17.6. При передаче дел в государственный архив на обоих
экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых
(переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии
работников избирательной комиссии и государственного архива,
осуществляющих прием - передачу дел, ставятся их подписи и дата.
17.7. Одновременно с документами в государственный архив
передается и научно-справочный аппарат.
17.8. В подготовленном к сдаче в государственный архив деле
постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи
делается запись или проставляется штамп "В архив", который заверяется
подписью секретаря избирательной комиссии.
18. Формирование, ведение и хранение личных дел
18.1. Личное дело состоит из следующих документов:
копия постановления (решения) законодательного
(представительного) или исполнительного органа государственной власти
субъекта Российской Федерации о назначении членом избирательной
комиссии;
копия постановления избирательной комиссии об избрании на
должность председателя, заместителя председателя, секретаря
избирательной комиссии;
копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной)
основе членов избирательной комиссии и работников аппарата
избирательной комиссии с росписью об ознакомлении, личные заявления о
приеме на работу;
сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на
государственную должность или поступлении на государственную службу
субъекта Российской Федерации по установленной форме;
сведения, сообщенные членами избирательной комиссии, работающими
на постоянной (штатной) основе и работниками аппарата об изменениях в
анкетных данных;
копии документов, подтверждающих профессиональное образование,
повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания,
если таковые имеются;
сведения о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему
на праве собственности (в том числе на праве общей собственности);
справка о соблюдении ограничений, связанных с государственной
службой;
медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием
отсутствия противопоказаний для прохождения государственной службы;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение
военной или иной службы;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной
государственной должности государственной службы субъекта Российской
Федерации (если гражданин принят на государственную службу по
результатам конкурса);
копии наградных документов, если таковые имеются;
личное заявление о согласии на перемещение на другую должность,
копия распоряжения о перемещении на другую должность с росписью об
ознакомлении;
копии распоряжений о присвоении работнику квалификационного
разряда и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам;
копии распоряжений о поощрении работника, а также копии
распоряжений о наложении на него дисциплинарного взыскания (последние
хранятся в деле до снятия или отмены взыскания);
отзыв о служебной деятельности государственного служащего,
подлежащего аттестации, аттестационный лист государственного служащего
субъекта Российской Федерации.
18.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в архив
документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату,
должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю
дату, - в начало дела, первым.
18.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело,
конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его
смерти. В личное дело помещается копия распоряжения председателя
избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со
смертью.
18.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку
установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу
карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается
заверительный лист.
На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая
нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела.
Личные дела лиц, освобожденных от работы в связи с прекращением
ими государственной службы субъекта Российской Федерации, хранятся в
избирательной комиссии в течение 10 лет со дня освобождения от
должности, после чего передаются в архив субъекта Российской
Федерации.
На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном
порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце
описи делается итоговая запись о количестве сданных в архив дел. Опись
дел подписывается представителями обеих сторон, участвующих в приеме -
передаче дел. Один экземпляр описи хранится в избирательной комиссии,
а другой - в архиве субъекта Российской Федерации.
При переходе государственного служащего на работу в другой
государственный орган его личное дело передается по новому месту
работы.
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты.
4. Поздравительные письма.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, другие периодические издания
и т.п.).
Приложение 2
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ
УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора
межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный
интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,
следует печатать через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатают прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его
допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце
заголовка не ставится.
4. Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне
последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и
фамилией.
5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится
на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 6.00,
7.00 или MS Word 97.
6. При форматировании документов обязательно работать с
включенной клавишей "Непечатаемые знаки", чтобы видеть на экране все
служебные символы.
8. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
- верхнее - 1,5 см
- нижнее - 2,0 см
- левое - 3,5 см
- правое - 1,0 см.
От края до колонтитула:
- верхнего - 1,25 см
- нижнего - 1,25 см.
9. При подготовке документов используют следующие виды
реквизитов:
- Адресат
- Заголовок к тексту
- Текст документа
- Подпись
- Отметка о наличии приложения
- Фамилия исполнителя
- Гриф утверждения
- Гриф согласования
- Дата документа
- Отметка о заверении копии
- Печать
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- Идентификатор электронной копии документа.
10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких
строк, печатают с использованием стиля "Адресат" со следующими
параметрами:
- Шрифт Times New Roman Cyr
- Размер 14 пунктов
- Отступ слева 7 см
справа 0
- Интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
- Межстрочный интервал одинарный
- Отступ первой строки нет.
Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения",
"Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на
одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью
символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор НПО
"Химавтоматика"
подпись Л.И. Петров
29 ноября 2000 года
11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без
всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, оно отделяется от документа и
печатается с новой страницы.
12. Для выявления и исправления возможных ошибок правописания в
сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов,
используя системы проверки правописания.
13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещается в
отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение
помещаются в отдельные разделы.
14. Все реквизиты документа отделяются друг от друга одной пустой
строкой, образуемой символом абзаца (клавиша Enter). В тексте не
должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы
между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для
образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В
тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
16. Не допускается включать в текст документа разделительные
линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, и других).
17. Не допускается использование в русских словах сходных по
начертанию латинских букв (А, а, В, С, с, Е, е, Н, К, М, О, о, Р, р,
r, Т, X, х, y).
18. Не допускается использование символа табуляции (->) для
образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк.
Абзацный отступ устанавливается в меню Формат/Абзац или с помощью
верхнего движка на горизонтальной линейке.
19. Не допускается использование символа "-" для обозначения
переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
(комбинация клавиш Ctrl - "-").
20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные
буквы латинского алфавита (I, V, X, С, D, L, М). Использование для
этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
21. Вместо буквы "°" должна употребляться буква "Е".
22. Реквизиты "Вид документа" и "Наименование документа" должны
быть выровнены по центру и должны каждый представлять собой один
абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа
абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания
строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ
разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).
Приложение 3
ПЕРЕЧЕНЬ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
---------------------------------------------------------------------
| Наименование реквизита | Код |
| | реквизита |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Государственный герб Российской Федерации | 01 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Герб субъекта Российской Федерации | 02 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Эмблема организации или товарный знак (знак | 03 |
| обслуживания) | |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Код организации | 04 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Код формы документа | 05 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Наименование организации | 06 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Справочные данные об организации | 07 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Наименование вида документа | 08 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Дата документа | 09 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Регистрационный номер документа | 10 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | 11 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Место составления или издания документа | 12 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Гриф ограничения доступа к документу | 13 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Адресат | 14 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Гриф утверждения документа | 15 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Резолюция | 16 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Заголовок к тексту | 17 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка о контроле | 18 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Текст документа | 19 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка о наличии приложения | 20 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Подпись | 21 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Гриф согласования документа | 22 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Визы согласования документа | 23 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Печать | 24 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка о заверении копии | 25 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка об исполнителе | 26 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка об исполнении документа и направлении его в | 27 |
| дело | |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Отметка о поступлении документа в организацию | 28 |
|-------------------------------------------------------|-----------|
| Идентификатор электронной копии документа | 29 |
---------------------------------------------------------------------
Приложение 4
ФОРМА ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
------------------------------------------------------------------------------
|N | Оттиск | Наименование | Расписка | Даты проведения | Отметка об |
| | печати | печати, штампа| ответственного | сверки | уничтожении|
| | | | за печать и | и подпись | |
| | | | дата получения | проводившего | |
| | | | | сверку | |
------------------------------------------------------------------------------
Приложение 6
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
--------------------- Председатель
(место составления) избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
на -------------- год -----------------------------
(инициалы, фамилия)
"--" --------------- ---- г.
------------------------------------------------------------------
|Индекс| Заголовок дела | Кол-во |Срок хранения дела |Примечание|
| дела | | дел | (тома, части), | |
| | |(томов, | номера статей по | |
| | |частей) | перечню | |
|------|-----------------|--------|-------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
----------------------------- --------- ----------------------
(должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия)
за делопроизводство)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии Протокол Экспертно-проверочной
избирательной комиссии субъекта комиссии комитета
Российской Федерации по делам архивов
при Правительстве субъекта
Российской Федерации
"--" --------------- N ----- "--" --------------- N ------
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ---
году в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации.
------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе |
| | |----------------------------|
| | |переходящих|с отметкой "ЭПК"|
|-----------------------------|-----|-----------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------------|-----|-----------|----------------|
|Постоянного | | | |
| | | | |
|Временного | | | |
|(до 10 лет включительно) | | | |
| | | | |
|Итого: | | | |
------------------------------------------------------------------
------------------------- --------- -------------------
(должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия)
за делопроизводство)
Дата
Итоговые сведения переданы в государственный архив
------------------------- --------- -------------------
(должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия)
за делопроизводство)
Дата
Приложение 7
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
-----------------------------
(инициалы, фамилия)
"--" -------------- ----- г.
АКТ
от ---------------------- N ---------
--------------------------------------------
(место составления)
О выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих хранению
На основании ----------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня
----------------------------------------------------------------------
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
---------------------------------------------------------------------.
-----------------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок | Дата |Индекс дела |Кол-во | Сроки хранения | Примечание|
|п/п| дела или |дела или | (тома) по | дел | (тома, части) и | |
| |групповой | крайние |номенклатуре|(томов,| номера статей по| |
| |заголовок |даты дела| или номер |частей)| перечню | |
| | дела | | дела по | | | |
| | | | описи | | | |
|---|----------|---------|------------|-------|-----------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------------------
Итого ------------------------------- дел за ---------------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за --------- годы утверждены, а по
личному составу согласованы с Экспертно-проверочной комиссией --------
----------------------------------------------------------------------
(наименование архивного учреждения)
(протокол ------------- N --------).
----------------------------------------------------------------------
(наименование должности лица, проводившего экспертизу
ценности документов)
----------------- --------------------------------
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии от ------------- N ----------------------
Документы в количестве ------------------------------------------ дел,
(цифрами и прописью)
весом ------------- кг сданы в ---------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от -----------------------
(дата)
N --------------.
----------------------------------------------------------------------
(должность работника, сдавшего документы)
-------------- ----------------------------------
(подпись) (инициалы, фамилия)
Изменения в учетные документы внесены.
------------------------------------------------------------------
(должность работника, сдавшего документы)
-------------- ----------------------------------
(подпись) (инициалы, фамилия)
Дата
Приложение 8
УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
-----------------------------------
(инициалы, фамилия)
"--" ------------- ----- г.
ОПИСЬ
дел постоянного срока хранения
за -------------- год
------------------------------------------------------------------
| N |Индекс | Заголовок | Дата дела |Кол-во листов |Примечание |
|п/п | дела |дела (тома) | (тома) | в деле | |
|----|-------|------------|-----------|--------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено -----------------------------------
(количество дел цифрами и прописью)
с N ---------- по N --------, в том числе
литерные номера: -----------------------------------------------------
пропущенные номера: --------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(должность, инициалы, фамилия составителя описи)
----------------------------------------------------------------------
(должность, инициалы, фамилия работника, ответственного за архив)
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протоколом Экспертно-проверочной Протокол экспертной комиссии
комиссии государственного избирательной комиссии субъекта
архивного органа Российской Федерации
от ------------------- N ------ от ------------------- N ------
Приложение 9
УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации
-----------------------------------
(инициалы, фамилия)
"--" -------------- ----- г.
ОПИСЬ
дел временного срока хранения
за ------------- год
----------------------------------------------------------------------
| N |Индекс | Заголовок |Дата дела |Срок хранения| Кол-во |Примечание|
|п/п| дела |дела (тома)| (тома) | дела (тома) |листов в| |
| | | | | | деле | |
|---|-------|-----------|----------|-------------|--------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
----------------------------------------------------------------------
В данный раздел описи внесено ------------------------------------
(количество дел цифрами и прописью)
----------------------------------------------------------------------
с N ---------- по N ----------, в том числе
литерные номера: -----------------------------------------------------
пропущенные номера: --------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(должность, инициалы, фамилия составителя описи)
----------------------------------------------------------------------
(должность, инициалы, фамилия работника, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО
Протокол экспертной комиссии
избирательной комиссии субъекта
Российской Федерации
от -------------------- N -----
Приложение 10
Избирательная комиссия
субъекта Российской Федерации
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Дело N ----------- том N ---------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
НАЧАТО ----------- 2000 г.
ОКОНЧЕНО --------- 2000 г.
НА --------- ЛИСТАХ
--------------------------
(инициалы, фамилия)
Ф. N ------------ СРОК ХРАНЕНИЯ ------------
Оп. N -----------
Д. N ------------
Приложение 11
Фонд N ----------- Дело N --------------
Опись N -----------
Дело N -----------
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела --------
------------------------------------------------------------------
| N |Дата и номер| Автор и краткое |Номер | Примечание |
|п/п | документа | содержание документа |листов| |
|----|------------|--------------------------|------|------------|
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
ОПИСЬ СОСТАВИЛ ---------------------------------------------------
(должность, подпись, инициалы, фамилия)
-----------------
(дата)
Приложение 12
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА N ---
В дело подшито (вложено) и пронумеровано -----------------------------
----------------------------------------------------------------------
(количество листов цифрами и прописью)
--------------------------------------------- листов внутренней описи,
в том числе:
литерных листов ------------------------------------------------------
пропущенных номеров --------------------------------------------------
конвертов с вложениями -----------------------------------------------
фотографий -----------------------------------------------------------
---------------------------------------
(подпись, инициалы, фамилия, должность)
-----------------
(дата)
Приложение 13
------------------------------------
(наименование избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации)
ОПИСЬ
дел постоянного срока хранения, сданных на хранение
в государственный архив ------------------- области
------------------------------------------------------------------
| N |Номер |Заголовок дела |Кол-во | Год, месяц |Примечание |
|п/п| дела | |листов |-----------------| |
| | | |в деле |начала|окончания | |
| | | | | дела | дела | |
|---|------|---------------|-------|------|----------|-----------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Сдал -------------------------------------- "--" -------------- г.
(инициалы, фамилия, подпись)
Принял в архив ---------------------------- "--" -------------- г.
(инициалы, фамилия, подпись)
Приложение 14
------------------------------------------------------------------
| Контрольная карточка |
| на документ N --- от ----------- |
| |
|Вид документа: |
|N исходящий: |
|Кол-во экз.: Кол-во листов: |
|----------------------------------------------------------------|
|Организация: |
|Адрес: |
|Автор: |
|----------------------------------------------------------------|
|Содержание | Резолюция руководства: |
| | |
| | |
|-------------------------------|--------------------------------|
|Срок исполнения: | Отметка об исполнении |
| | |
------------------------------------------------------------------
ОБРАЗЦЫ ФОРМ БЛАНКОВ
-------
| | - Эмблема избирательной комиссии
| | или герб субъекта
------- Российской Федерации
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН Название на национальном языке
----------------------------------------------------------------------
450100, г. Уфа, ул. Фрунзе, д. 46 Адрес на национальном языке
тел. 50-66-22, факс 50-16-38
-------
| | - Эмблема избирательной комиссии
| | или герб субъекта
------- Российской Федерации
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
----------------------------------------------------------------------
394018, г. Воронеж, пл. Ленина, 1, тел. 77-55-41
------------------ N ------
На N ------------- от ------
-------
| | - Эмблема избирательной комиссии
| | или герб субъекта
------- Российской Федерации
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
---------------------- N ----------------------------
г. Воронеж
-------
| | - Эмблема избирательной комиссии
| | или герб субъекта
------- Российской Федерации
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
---------------------- N ----------------------------
г. Воронеж
-------
| | - Эмблема избирательной комиссии
| | или герб субъекта
------- Российской Федерации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
---------------------- N ------------------------
г. Воронеж
Воронеж
15 декабря 2000 года
N 118/1197-3Страницы: 1 2 |