ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ
ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ФЕДЕРАЛЬНОМ
АГЕНТСТВЕ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
1 июня 2005 г.
N 24
(Д)
В целях повышения эффективности договорной работы и укрепления
договорной дисциплины в Федеральном агентстве железнодорожного
транспорта приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке осуществления
договорной работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.
2. Руководителям территориальных управлений Агентства разработать
и утвердить с учетом Положения о порядке осуществления договорной
работы в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта Положения о
договорной работе в территориальных управлениях Агентства.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на и.о.
начальника Правового управления С.А. Коробова.
Руководитель
М.П.АКУЛОВ
1 июня 2005 г.
N 24
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Федерального агентства
железнодорожного транспорта
от 1 июня 2005 года
N 24
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В ФЕДЕРАЛЬНОМ
АГЕНТСТВЕ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок подготовки,
заключения, регистрации и хранения договоров в Федеральном агентстве
железнодорожного транспорта (далее - Агентство).
1.2. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые
договоры (контракты, соглашения), договоры с победителями конкурсов на
размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание
услуг для государственных нужд, заключаемые от имени Агентства
уполномоченными лицами (в том числе на дополнительные соглашения,
изменения и дополнения к договорам).
1.3. Договорная работа при подготовке договора, содержащего
сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в
соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей,
предусмотренных законодательством Российской Федерации и внутренними
документами Агентства.
1.4. Договорная работа осуществляется на основании:
протоколов и соглашений о намерениях между Агентством и
предполагаемым контрагентом по договору, подписанных уполномоченными
представителями сторон;
программ и планов, утвержденных руководителем Агентства;
распоряжений и поручений руководителя Агентства;
решений конкурсной комиссии Агентства.
1.5. Выступающие с инициативой установления договорных отношений
начальники структурных подразделений центрального аппарата Агентства,
руководители территориальных управлений Агентства, предприятий и
учреждений, подведомственных Агентству, обосновывают целесообразность
заключения договора.
Начальник Правового управления отвечает за соответствие договора
законодательству Российской Федерации.
2. Обоснование целесообразности заключения договора,
определение контрагента и цены договора
2.1. До подготовки проекта договора структурное подразделение
Агентства, инициирующее заключение договора (далее -
подразделение-инициатор), обеспечивает подготовку обоснования
целесообразности заключения договора в форме технико-экономического
обоснования (ТЭО) либо пояснительной записки к проекту договора.
2.2. Как правило, ТЭО либо пояснительная записка к проекту
договора должно содержать описание предполагаемой сделки, цели и
мотивировку необходимости ее совершения, а также информацию об
ожидаемых результатах и экономическом эффекте от реализации договора
(в отношении договоров, предполагающих экономический эффект).
3. Подготовка проекта договора
3.1. Подготовка проекта договора осуществляется подразделением -
инициатором либо предполагаемым контрагентом в письменной форме в
соответствии с законодательством Российской Федерации, а также
внутренними документами Агентства. Не допускается оформление текста
проекта договора на обеих сторонах листа.
В случае необходимости для разработки проекта договора по решению
руководителя Агентства могут создаваться специальные рабочие группы.
3.2. Проект договора должен состоять из следующих частей:
преамбула; предмет договора; порядок расчетов; порядок выполнения,
сдачи и приемки работ; права и обязанности сторон; ответственность
сторон; обстоятельства непреодолимой силы; заключительные условия
договора; адреса и реквизиты сторон; подписи уполномоченных подписать
договор.
3.3. Проект договора составляется в количестве экземпляров, как
правило, соответствующем количеству сторон договора, один из которых
должен содержать визы, предусмотренные настоящим Положением (далее -
визовой экземпляр).
Если договор требует нотариального удостоверения либо
государственной регистрации, то он составляется в количестве,
необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора,
представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение
либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо
пометок или виз.
3.4. При заключении договора с иностранными лицами подразделение
- инициатор представляет проект договора, содержащий аутентичный
перевод текста на русский или иностранный язык.
4. Согласование проекта договора
4.1. Согласование проекта договора осуществляется путем
проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием его
фамилии и инициалов, наименования подразделения, даты визирования.
Визирование проекта договора осуществляется начальником
соответствующего структурного подразделения, а в его отсутствие -
заместителем начальника управления.
Подразделение-инициатор представляет проект договора для
визирования, как правило, с приложением ТЭО или пояснительной записки
к проекту договора, протоколом согласования договорной цены и иными
документами, предусмотренными настоящим Положением и внутренними
документами Агентства.
4.2. Помимо документов, предусмотренных в пункте 4.1 настоящего
Положения, подразделение-инициатор представляет в Правовое управление
следующие документы по контрагенту:
1) нотариально заверенные копии учредительных документов, всех
изменений к ним, свидетельств о государственной регистрации внесенных
изменений и дополнений, свидетельства о государственной регистрации в
качестве индивидуального предпринимателя, паспорта (последнее - только
для физических лиц);
2) подтверждение полномочий лица на подписание договора,
оформленных надлежащим образом (нотариально заверенная копия протокола
(решения) уполномоченного органа управления контрагента о назначении
единоличного исполнительного органа; оригинал доверенности, если
договор со стороны контрагента подписан не единоличным исполнительным
органом; согласование соответствующего органа управления контрагента о
совершении сделки, предусмотренной договором, в случаях, если это
определено законодательством Российской Федерации и учредительными
документами контрагента);
3) нотариально удостоверенные копии свидетельств о внесении в
государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не
связанных с внесением изменений в учредительные документы,
свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о
постановке на учет в налоговом органе;
4) выписку регистрирующего органа из единого государственного
реестра юридических лиц, выданную не позднее, чем за один месяц до
представления проекта договора на согласование;
5) нотариально заверенную копию лицензии, если деятельность,
которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с
законодательством Российской Федерации лицензированию;
6) бухгалтерский баланс контрагента на последнюю отчетную дату с
отметкой налогового органа (только для победителей конкурсов).
В случае заключения договоров с органом государственной власти,
неоднократного заключения договоров с конкретным контрагентом, по
заключению Правового управления, перечень представляемых документов
может быть сокращен до перечня документов, указанных в подпунктах 1),
2), 4) настоящего пункта.
4.3. Проект договора визируется на оборотной стороне последнего
листа визового экземпляра текста проекта договора в следующей
последовательности:
подразделение-инициатор;
Управление экономики и финансов;
Правовое управление (также визы на всех листах экземпляров
приложений);
Заместитель руководителя, курирующий вопросы, связанные с
предметом договора.
4.4. Время рассмотрения и визирования проекта договора не должно
превышать двух рабочих дней с даты поступления в соответствующее
подразделение за исключением случая, предусмотренного пунктом 4.7
настоящего Положения.
4.5. В случае несогласия с отдельными положениями проекта
договора подразделение, в которое поступил проект для рассмотрения и
визирования, представляет в подразделение-инициатор свои замечания.
Визирование проекта договора при этом не производится.
4.6. После устранения замечаний проект договора подлежит
направлению в подразделение, представившее замечания, для повторного
рассмотрения. При этом срок нахождения на визировании считается с даты
повторного поступления проекта договора и всех необходимых документов
в подразделение. После повторного рассмотрения и при отсутствии
дополнительных замечаний проект договора визируется в порядке,
предусмотренном настоящим разделом.
4.7. Представление проекта договора на согласование в Правовое
управление и в Управление экономики и финансов осуществляется при
наличии на проекте подписи и печати контрагента.
Проекты договоров, имеющие подчистки, исправления, незаполненные
места текста на согласование (визирование) Управлением экономики и
финансов и Правовым управлением не принимаются.
4.8. В случае если по предложениям и замечаниям Правового
управления были внесены изменения и дополнения в проект договора, не
меняющие его сути, Правовое управление осуществляет визирование новой
редакции проекта договора. Визы других управлений прикладываются
вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
Если изменения носят характер, существенно затрагивающий
компетенцию других управлений, новую редакцию проекта договора помимо
Правового управления визируют управления, к компетенции которых
относятся внесенные изменения. Визы остальных управлений
прикладываются вместе с предыдущей редакцией проекта договора.
4.9. Контроль за сроками нахождения проекта договора на
визировании в причастных Управлениях осуществляется подразделением -
инициатором.
5. Подписание договора, его регистрация и хранение
5.1. Проект договора представляется на подпись руководителю
Агентства, а в его отсутствие - лицу, исполняющему его обязанности,
подразделением-инициатором при наличии виз, предусмотренных пунктом
4.3 настоящего Положения.
5.2. Доверенности на право заключения договоров, а также
представительства перед третьими лицами от имени Агентства при ведении
договорной работы выдаются руководителем Агентства или лицом,
исполняющим его обязанности.
5.3. Проект доверенности готовит подразделение-инициатор в двух
экземплярах в соответствии с установленными правилами
делопроизводства, один из экземпляров визируется
подразделением-инициатором, Управлением экономики и финансов и
Правовым управлением. На оборотной стороне последнего листа визового
экземпляра доверенности указываются фамилия и инициалы, сокращенное
наименование подразделения и номер телефона исполнителя.
5.4. Подписанная доверенность и ее визовой экземпляр направляются
в Правовое управления для регистрации и учета.
Правовое управление осуществляет в течение одного рабочего дня
регистрацию поступившей доверенности и проставляет на доверенности
печать Агентства. В случае если доверенность составлена более чем на
одном листе, после регистрации ее подлинник и визовой экземпляр
брошюруются и скрепляются печатью Агентства.
Визовой экземпляр доверенности хранится в Правовом управлении, а
подлинный экземпляр передается лицу, которому выдана доверенность.
Копия доверенности прикладывается к проекту договора.
5.5. Доверенность может быть отменена руководителем Агентства или
лицом, исполняющим его обязанности, в том числе посредством издания
приказа об отмене доверенности, при этом об отмене доверенности должны
быть уведомлены лица, с которыми поверенный совершал сделки на
основании такой доверенности, а также лица, на заключение договоров с
которыми выдана доверенность. Проекты приказа и извещения готовит
подразделение-инициатор выдачи доверенности и/или
подразделение-инициатор заключения договоров и других сделок с
использованием доверенности.
5.6. Все экземпляры договора и две копии визового экземпляра
направляются подразделением-инициатором в течение одного рабочего дня
после подписания договора для регистрации и учета в Правовом
управлении. На оборотной стороне последнего листа визового экземпляра
указываются фамилия и инициалы, сокращенное наименование подразделения
и номер телефона исполнителя.
Правовое управление осуществляет регистрацию поступившего
договора в течение одного рабочего дня. После регистрации визовой
экземпляр и его копии брошюруются и скрепляются печатью Агентства.
Если договор требует нотариального удостоверения либо
государственной регистрации, подразделение-инициатор обеспечивает
удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это
предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо
государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
Другой экземпляр договора передается подразделению-инициатору для
передачи их контрагентам по договору под расписку. Копия визового
экземпляра передается для контроля за исполнением договора
подразделению-инициатору и в Управление экономики и финансов.
5.7. Визовой экземпляр договора вместе со всеми документами,
прилагаемыми к нему в соответствии с настоящим Положением, хранится в
Правовом управлении в течение 5 (пяти) лет с даты подписания договора.
6. Проведение переговоров
6.1. На стадиях подготовки обоснования целесообразности
заключения договора, определения контрагента и цены договора,
подготовки, согласования и подписания договора с целью снятия
разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры.
6.2. Организацию переговоров осуществляет
подразделение-инициатор.
В переговорах в обязательном порядке принимают участие
представители Правового управления.
7. Прием исполненных обязательств по договору
на основании акта сдачи-приемки
7.1. В случаях, если исполнение договора фиксируется актом
сдачи-приемки, подразделение-инициатор проверяет соответствие
выполненных обязательств условиям договора на основе представленных и
подписанных контрагентом двух экземпляров акта сдачи-приемки, при
отсутствии замечаний один из них визирует и передает его на
согласование в Управление экономики и финансов, после чего оба
экземпляра направляются на подпись лицу, заключившему от имени
Агентства договор.
7.2. После подписания акта сдачи-приемки подразделение-инициатор
снимает с акта две копии, одну для себя, другой экземпляр направляет в
Управление экономики и финансов, один подлинный экземпляр акта
передает контрагенту по договору, а второй - в Правовое управление.
8. Контроль за исполнением договоров
8.1. Контроль за исполнением договоров осуществляет
подразделение-инициатор, которое ежеквартально до 20 (двадцатого)
числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, направляет в
Управление экономики и финансов справку о ходе исполнения договоров по
следующей форме:
-------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Контрагент | Предмет | Цена| Дата| Номер| Срок | Отметка об | Принятые |
|п/п| по договору| договора| | | | действия| исполнении | меры (в случае |
| | | | | | | | этапов договора| неисполнения) |
| | | | | | | | с указанием | |
| | | | | | | | документов, | |
| | | | | | | | подтверждающих | |
| | | | | | | | исполнение | |
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
|---|------------|---------|-----|-----|------|---------|----------------|----------------|
-------------------------------------------------------------------------------------------
8.2. В случае нарушения контрагентом условий договора
подразделение-инициатор направляет в Правовое управление документы,
подтверждающие факт нарушения договора, в том числе: расчет суммы
задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие документы,
необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту.
9. Организация договорной работы в территориальных
управлениях Агентства
9.1. Организация договорной работы в территориальных управлениях
Агентства осуществляется на основе положений о договорной работе в
соответствующих территориальных управлениях Агентства, разработанных с
учетом настоящего Положения. Указанные положения утверждаются
руководителями территориальных управлений Агентства.
9.2. Структурные подразделения территориальных управлений
Агентства, осуществляющие регистрацию, учет и хранение визовых
экземпляров договоров, ежеквартально до 20 (двадцатого) числа месяца,
следующего за последним месяцем квартала, по форме, приведенной в
пункте 8.1 настоящего Положения, представляют в Управление экономики и
финансов перечень договоров, заключенных в течение квартала
руководителями территориальных управлений Агентства или другими
работниками территориальных управлений Агентства по доверенности. |