О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОЛОЖЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РФ
30 марта 1993 г.
(Д)
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Министра
путей сообщения
О.А.МОШЕНКО
30 марта 1993 года
N ЦН-157
Согласовано
Заместитель Председателя
Росархива
А.Ф.ПРОКОПЕНКО
1. Общие положения
1.1. Центральный архив Министерства путей сообщения Российской
Федерации является структурным подразделением Управления делами
Министерства путей сообщения на правах отдела.
1.2. В Центральном архиве МПС хранятся документы, образующиеся в
деятельности Министерства путей сообщения, которые имеют историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации и
подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской
Федерации; эти документы Центральный архив МПС хранит временно, в
пределах установленных сроков, до передачи на государственное
хранение.
1.3. Центральный архив МПС хранит документы центрального аппарата
министерства, осуществляет организационно-методическое руководство и
контроль за постановкой архивного дела в управлениях и отделах МПС, на
железных дорогах, в учреждениях, организациях и предприятиях
железнодорожного транспорта, организует отбор, учет, сохранность,
использование и своевременную подготовку и передачу документов на
государственное хранение.
1.4. В своей работе Центральный архив МПС руководствуется
законодательством Российской Федерации, правилами, инструкциями,
перечнями и другими нормативно-методическими документами
Государственной архивной службы России (Росархива) и Государственного
архива Российской Федерации, приказами, указаниями и другими
нормативными актами МПС, Положением об Управлении делами МПС и
настоящим Положением.
1.5. Центральный архив МПС имеет печать со своим наименованием.
1.6. Центральный архив МПС работает по планам, утвержденным
руководством Управления делами МПС и отчитывается перед ним о своей
работе.
2. Состав документов
Центральный архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством центрального аппарата
Министерства путей сообщения Российской Федерации:
документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение;
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в
практической деятельности министерства;
документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), и
по личному составу упраздненного Министерства путей сообщения СССР.
2.3. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и
организаций, непосредственно подчиненных упраздненному Министерству
путей сообщения СССР, расположенных в г. Москве.
2.4. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и
организаций, непосредственно подчиненных Министерству путей сообщения
Российской Федерации, не имеющих правопреемников, расположенных в г.
Москве и Московской области.
2.5. Документы личного происхождения видных деятелей
железнодорожного транспорта.
2.6. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов,
необходимые для практической работы министерства.
2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами Центрального архива МПС являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящиеся, в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на
государственное хранение с соблюдением установленных правил.
3.1.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов
учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта.
3.1.5. Контроль за организацией документов в делопроизводстве,
структурных подразделений министерства.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный
архив МПС осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивам
Российской Федерации и Российским государственным архивом экономики
графики представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение
экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) госархивов и передачи документов
на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиками принимает документы структурных
подразделений министерства, обработанные в соответствии с
требованиями, установленными Государственной архивной службой России,
не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
принятых на хранение дел, организует проверку их наличия.
3.2.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и
документов.
3.2.5. Организует работу по созданию и хранению страхового фонда
копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.6. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года
после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей
дел постоянного хранения на рассмотрение Центральной экспертной
комиссии (ЦЭК) МПС и утверждение ЭПК Государственного архива
Российской Федерации и Российского государственного архива экономики.
3.2.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в Центральном архиве МПС делам и документам
(описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований,
обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к
фондам Центрального государственного архива Российской Федерации и
Российского государственного архива экономики.
3.2.8. Организует использование документов:
информирует руководство и работников министерства о содержании
документов архива, по поручению руководства министерства осуществляет
выявление документов;
выдает в установленном порядке для работы в читальном зале и во
временное пользование дела и копии документов работникам министерства
и заинтересованным учреждениям, организациям и предприятиям в целях
служебного и научного использования;
исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и
заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим вопросам
социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки, консультирует учреждения и отдельных
лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения
архивных справок.
3.2.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК МПС описи дел, подлежащих
хранению, и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками
хранения.
3.2.10. Оказывает методическую помощь в организации и проведении
экспертизы ценности документов в структурных подразделениях
министерства.
3.2.11. Устанавливает совместно с ЦЭК МПС и канцелярией
Управления делами МПС порядок проведения экспертизы ценности
документов в центральном аппарате министерства, готовит заключения на
документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК МПС.
3.2.12. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел, оказывает
методическую помощь в их составлении, контролирует правильность
формирования, оформления и хранения дел в структурных подразделениях
министерства, а также подготовку дел к передаче на государственное
хранение.
3.2.13. Разрабатывает нормативно-методические пособия по
архивному делу и принимает участие, совместно с канцелярией Управления
делами МПС, в подготовке нормативно-методических документов по
делопроизводству.
3.2.14. Участвует совместно с канцелярией Управления делами МПС в
организации и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации
работников архивов и делопроизводственной службы министерства,
учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта.
3.2.15. Проводит совместно с канцелярией Управления делами МПС
мероприятия (совещания, семинары, инструктажи и т.д.) по внедрению
нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в
министерстве, учреждениях, организациях и предприятиях
железнодорожного транспорта.
3.2.16. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе
научно-технических) в учреждениях, организациях и предприятиях
железнодорожного транспорта; обобщает опыт работы архивов и готовит
соответствующие предложения руководству министерства по улучшению
архивного дела на железнодорожном транспорте.
3.2.17. Оказывает методическую помощь в работе объединенным
архивам управлений и отделений железных дорог.
3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на
государственное хранение документы Архивного фонда Российской
Федерации.
3.2.19. Представляет в Государственный архив Российской Федерации
сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.20. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и
служебных сведений от разглашения.
4. Права и ответственность
начальника Центрального архива МПС
4.1. Центральный архив МПС возглавляет начальник, назначаемый
руководством МПС.
4.2. Начальник Центрального архива МПС имеет право:
4.2.1. Представлять в установленном порядке руководству
министерства предложения по совершенствованию архивного дела на
железнодорожном транспорте.
4.2.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях, в учреждениях, организациях
и предприятиях железнодорожного транспорта.
4.2.3. Давать в установленном порядке указания структурным
подразделениям министерства, учреждениям, организациям и предприятиям
железнодорожного транспорта по вопросам, входящим в компетенцию
Центрального архива МПС.
4.2.4. Запрашивать от структурных подразделений министерства и
подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий сведения и
документы, необходимые для работы Центрального архива МПС.
4.2.5. Рассматривать и согласовывать нормативные и методические
документы по вопросам организации архивного дела.
4.2.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и
запросам учреждений, организаций и предприятий архивные справки, копии
и выписки из документов архива.
4.2.7. Начальник Центрального архива МПС несет ответственность за
выполнение задач, предусмотренных настоящим Положением, действующего
законодательства, приказов, указаний и других нормативных актов МПС.
4.2.8. Обязанности работников Центрального архива МПС
определяются должностными инструкциями, утвержденными начальником
Управления делами МПС.
4.2.9. Положение о Центральном архиве Министерства путей
сообщения, утвержденное МПС СССР в 1984 г. N ЦН/4235, признается не
действующим в системе МПС России. |