ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ
РЕКОМЕНДАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
24 мая 2006 г.
(Д)
УТВЕРЖДЕНЫ
письмом Рособрнадзора
от 24 мая 2006 года
N 01-290/08-01
1. Область применения
1.1. Настоящие рекомендации (далее - рекомендации) разработаны в
целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и
уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена
(далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности,
обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями
федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и
содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурой
проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке
органами управления образованием субъектов РФ (далее - ОУО) инструкций
о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При
разработке указанных инструкций в соответствии с организационной
схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте РФ ОУО устанавливает
порядок взаимодействия и ответственность при организации приема,
передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих
органов и организационных структур:
- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);
- государственной экзаменационной комиссии субъекта РФ (далее -
ГЭК);
- конфликтных комиссий субъектов РФ;
- предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;
- региональных центров обработки информации (далее - РЦОИ);
- первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);
- пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).
2. Общие положения
2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:
2.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:
- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы
(далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный,
электронный носители, аудионоситель);
- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланки
ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носители), звуковая
запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по
иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный
носитель).
2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы
проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или
документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ
полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и др.
2.1.3. Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:
- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым
ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными
номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных для проверки
этих бланков;
- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с
развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными
локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по
иностранным языкам по разделу "Говорение".
2.1.4. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.
2.1.5. Апелляционные материалы:
- апелляции;
- журналы (листы) регистрации апелляций;
- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными
представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по
апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на
задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками
по ЕГЭ);
- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.
2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ.
2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их
дубликатов.
2.1.8. Акт приемки-передачи различных материалов и документов.
2.2. Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ согласованы
и (или) утверждены Рособрнадзором инструкциями по соответствующим
технологиям проведения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия
в зависимости от используемой технологии (приложение 1).
Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями,
субъекты РФ разрабатывают и утверждают самостоятельно.
2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными
документами ЕГЭ.
2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности
и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов
и документов ЕГЭ, являются материально ответственными лицами и несут
материальную ответственность за вверенные им ценности в соответствии с
Трудовым кодексом РФ.
3. Приемка
3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект РФ из
организации, осуществляющей на федеральном уровне
организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее -
Федеральный центр тестирования).
3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с
Федеральным центром тестирования.
3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект РФ
из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование
бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты РФ
<*>.
------------------------------
<*> См. Инструкцию о порядке хранения, оформления, выдачи и учета
свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006 - 2007 годах, а также письмо
Рособрнадзора от 10.05.2006 N 01-254/08-01 "Об апробации технологии
распечатки свидетельств о результатах ЕГЭ в субъектах Российской
Федерации".
3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами
приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. п.
4.3 и 4.4).
3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 2.1,
формируются в субъекте РФ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в
соответствии с инструкциями.
4. Передача
4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из
одного органа/организационной структуры в другую регламентируются
инструкциями.
4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся
в соответствии с установленными правилами и с составлением акта
приемки-передачи.
4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень),
их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных
структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.
4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и
документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима
информационной безопасности служебной и конфиденциальной информации,
ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
5. Учет
5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте РФ в рамках работ по
подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте РФ все организационные
структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и
распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ
в ОУО (МОУО) или РЦОИ.
ОУО (МОУО) организует работы по учету материалов и документов
ЕГЭ, осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из
соответствующих организационных структур, организует отбор и оценку
материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному
и временному хранению, размещение на хранение и уничтожение
материалов, не подлежащих хранению.
5.2. ОУО субъекта РФ рекомендуется разработать и утвердить
перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием
видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить
материалы и документы, определенные пунктом 2.1 рекомендаций, и иные
документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте
РФ.
Перечень документов строгой отчетности, образующихся при
проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом
27.10.2002).
5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и
документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня материалов и
документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией,
назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.
5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных
комиссий могут определяться в соответствии с Основными правилами
работы архивов организаций (утверждены Росархивом 06.02.2002).
5.5. Результат работы экспертной комиссии оформляется актом,
утверждаемым руководителем ОУО.
В целях определения видов и значимости документов, подлежащих
передаче в архив, следует руководствоваться Федеральными законами от
29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и от
22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор
сводную справку об использовании экзаменационных материалов
(приложение 2).
6. Хранение
6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ
определяются инструкциями.
6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ
определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте РФ (приложение
3).
6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты
проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.
6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в
специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических
шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и
соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ, а также в порядке,
исключающем доступ к ним посторонних лиц.
6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и
организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые
акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки
и т.п. хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием
сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете
Министров СССР 15.08.88).
7. Уничтожение
7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой
отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков
документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат
уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об
уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение
производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.
7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой
отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.
Приложение 1
к Рекомендациям по организации
приема, передачи, учета, хранения
и уничтожения материалов и документов
по единому государственному экзамену
ФОРМЫ
И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ
ПО РАЗНЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <*>
------------------------------------------------------------------------
| Материалы/ | Базовая технология | Технология проведения |
| документы ЕГЭ | проведения ЕГЭ | ЕГЭ с использованием |
| | | АИС "Экзамен" |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 1 | 2 | 3 |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 1. | В одном спецпакете: | Спецпакеты с КИМ; |
| Экзаменационные | КИМ; | именные бланки ответов |
| материалы | бланк регистрации; | "A, B" и "C" в |
| | бланк ответов N 1; | спецпакетах с |
| | бланк ответов N 2. | комплектом |
| | Дополнительно для | документации для |
| | проведения ЕГЭ по | аудитории ППЭ; |
| | иностранным языкам: | дополнительные |
| | аудиокассеты с | (неименные) бланки |
| | записями текстов для | ответов "C" в |
| | раздела "Аудирование" | спецпакете с |
| | в спецпакетах на | комплектом |
| | письменную часть; | документации для |
| | чистые аудиокассеты | руководителя ППЭ. |
| | для записи устных | Дополнительно для |
| | ответов участников ЕГЭ | проведения ЕГЭ по |
| | в спецпакетах на | иностранным языкам: |
| | устную часть; | аудиокассеты с |
| | задания по устной | записями текстов для |
| | части в спецпакетах на | раздела |
| | устную часть | "Аудирование" в |
| | | спецпакетах с КИМ на |
| | | письменную часть; |
| | | спецпакеты с КИМ на |
| | | устную часть; |
| | | чистые аудионосители |
| | | (аудиокассеты, |
| | | диктофоны) в |
| | | комплекте |
| | | документации |
| | | для руководителя |
| | | ППЭ; |
| | | бланки для устной |
| | | части в комплекте |
| | | документации для |
| | | аудитории ППЭ |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 2. Протоколы | Протокол готовности | Протокол распределения |
| проведения ЕГЭ в | ППЭ (форма 1-ППЭ); | вариантов КИМ по |
| ППЭ и | список распределения | аудиториям ППЭ |
| сопутствующие им | выпускников | (форма ПФ-4); |
| материалы | (поступающих) по | протокол выдачи |
| | аудиториям | дополнительного бланка |
| | (форма 5-ППЭ); | ответов "C" |
| | список выпускников по | (форма ПФ-7); |
| | классам с указанием | протокол фиксирования |
| | номеров аудиторий | отсутствия документа, |
| | (форма 6-ППЭ); | удостоверяющего |
| | протокол распределения | личность участника |
| | организаторов по | экзамена |
| | аудиториям ППЭ | (форма ПФ-8); |
| | (форма 7-ППЭ); | протокол контроля |
| | протокол идентификации | качества КИМ в ППЭ |
| | личности выпускника | (форма ПФ-20); |
| | при отсутствии у него | справка "Распределение |
| | паспорта (форма 8-ППЭ); | участников экзамена по |
| | протокол допуска | аудиториям ППЭ" |
| | участника ЕГЭ, | (форма СФ-8); |
| | прибывшего на единый | ведомость |
| | государственный экзамен | распределения |
| | без пропуска | участников экзамена по |
| | (форма 9-ППЭ); | аудиториям ППЭ |
| | протокол проведения | (форма ВФ-6); |
| | ЕГЭ в ППЭ с приложением | ведомость входа |
| | (форма 13-ППЭ) | участников экзамена в |
| | | аудиторию ППЭ |
| | | (форма ВФ-7); |
| | | ведомость проведения |
| | | экзамена (форма ВФ-8); |
| | | протокол исправления |
| | | ошибки в |
| | | регистрационных данных |
| | | участника экзамена |
| | | (форма ПФ-25). |
| | | Дополнительно для |
| | | проведения ЕГЭ по |
| | | иностранным языкам: |
| | | ведомость проведения |
| | | устной части |
| | | экзамена |
| | | (форма ВФ-11); |
| | | ведомость учета |
| | | бланков проверки и |
| | | аудионосителей |
| | | (форма ВФ-12); |
| | | ведомость |
| | | аудионосителя |
| | | (форма ВФ-10) |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 3. Материалы | Бланки-копии (форма | Бланки проверки |
| предметных | 2РЦОИ); | ответов на задания |
| комиссий | бланки-протоколы | типа "C"; бланк |
| | (формы 3РЦОИ и 4РЦОИ); | проверки устной части |
| | бланки оценивания устных | |
| | ответов участников ЕГЭ | |
| | по иностранным языкам по | |
| | разделу "Говорение" | |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 4. Материалы | Апелляция по процедуре | Апелляция по процедуре |
| конфликтной | проведения БГЭ | проведения ЕГЭ (форма |
| комиссии | (форма 2-ППЭ); | ПФ-30); |
| | апелляция по результатам | апелляция по |
| | ЕГЭ (форма 1-АП); | результатам ЕГЭ (форма |
| | заключение о результатах | ПФ-15); |
| | служебного расследования | заключение о |
| | по апелляции по | результатах служебного |
| | процедуре (форма 3-ППЭ); | расследования по |
| | протоколы утверждения | апелляции по процедуре |
| | результатов рассмотрения | (форма ПФ-29); |
| | апелляций (формы 2-АП, | протоколы утверждения |
| | 3-АП) | результатов |
| | | рассмотрения апелляций |
| | | (формы ПФ-26, ПФ-27, |
| | | ПФ-28) |
|------------------|--------------------------|------------------------|
| 5. Акты приемки- | Акты приемки-передачи | Протокол |
| передачи | (форма 14-ППЭ) | приема/передачи |
| | | комплектов |
| | | документации на |
| | | экзамен (форма ПФ-19); |
| | | протокол передачи |
| | | бланков ответов из ППЭ |
| | | на обработку в |
| | | РЦОИ/ППОИ (форма |
| | | ПФ-10); |
| | | протокол передачи |
| | | материалов из ППЭ на |
| | | обработку в |
| | | РЦОИ/устная часть |
| | | (форма ПФ-31) |
------------------------------------------------------------------------
--------------------------------
<*> Субъекты РФ, работающие одновременно по двум разным
технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и в
отдельных муниципалитетах по технологии проведения ЕГЭ в
труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет
документов и материалов обеих технологий.
Приложение 2
к Рекомендациям по организации
приема, передачи, учета, хранения
и уничтожения материалов и документов
по единому государственному экзамену
СВОДНАЯ СПРАВКА
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ ЕГЭ
В 2006 ГОДУ В -------------------------------------
(наименование субъекта РФ)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | ---------------------- | Количество экзаменационных материалов, шт. | Примечания |
|п/п| (наименование |---------------------------------------------------------------------------------| |
| | общеобразовательного | полученных из | использованных | с дефектом | осталось | |
| | предмета) | организации, | при | и (или) | неиспользованных | |
| | | осуществляющей на | проведении ЕГЭ | испорченных | материалов | |
| | | федеральном уровне | | | | |
| | | организационно - | | | | |
| | | технологическое | | | | |
| | | обеспечение ЕГЭ | | | | |
| | |---------------------|-----------------|-------------------|---------------------| |
| | | для | для | на | на | на | на | после |после | |
| | | первого| второго |первом | втором |первом |втором |первого |второго | |
| | | этапа | этапа |этапе | этапе | этапе | этапе | этапа |этапа | |
| | | (май - | (июль) |(май - | (июль) |(май - |(июль) |(май - |(июль) | |
| | | июнь) | |июнь) | | июнь) | | июнь) | | |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 1 | Контрольные | | | | | | | | | |
| | измерительные | | | | | | | | | |
| | материалы <*> | | | | | | | | | |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 2 | Бланки регистрации | | | | | | | | | |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 3 | Бланки ответов N 1 | | | | | | | | | |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 4 | Бланки ответов N 2 | | | | | | | | | |
|---|------------------------|--------|------------|-------|---------|---------|---------|---------|-----------|------------|
| 5 | Аудионосители <**> | | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Руководитель органа
управления образованием субъекта РФ ---------------
(Ф.И.О)
М.П.
--------------------------------
<*> Субъекты РФ, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием
АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую
строку таблицы.
<**> Данная строка заполняется только субъектами РФ, участвующими
в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.
Приложение 3
к Рекомендациям по организации
приема, передачи, учета, хранения
и уничтожения материалов и документов
по единому государственному экзамену
------------------------------------------------------------------
| Материалы и документы ЕГЭ <*> | Срок хранения |Место хранения|
|--------------------------------|----------------|--------------|
|1. Использованные | До 1 апреля |ОУО (МОУО или |
| экзаменационные задания |следующего года | РЦОИ) |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|2. Некомплектные, лишние, | До 1 апреля |ОУО (МОУО или |
| имеющие полиграфические |следующего года | РЦОИ) |
| дефекты или испорченные | | |
| экзаменационные материалы | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|3. Документы из ППЭ о проведении| До 1 апреля |ОУО (МОУО или |
| экзамена |следующего года | РЦОИ) |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|4. Апелляционные материалы | До 1 апреля | ОУО (МОУО) |
| |следующего года | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|5. Использованные материалы для | С 1 сентября | ОУО (МОУО) |
| оформления ответов участников| текущего года | |
| ЕГЭ | до 1 апреля | |
| |следующего года | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|6. Использованные материалы | С 1 сентября | ОУО (МОУО) |
| проверки ответов участников | текущего года | |
| ЕГЭ | до 1 апреля | |
| |следующего года | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|7. Имеющие полиграфические | До 1 августа | ОУО (МОУО) |
| дефекты или испорченные | текущего года | |
| бланки свидетельств о | | |
| результатах ЕГЭ | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|8. Неиспользованные бланки | До 31 декабря | ОУО (МОУО) |
| свидетельств о результатах | текущего года | |
| ЕГЭ | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|9. Ведомости учета выдачи | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| свидетельств о результатах | | |
| ЕГЭ | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|10. Акты приемки-передачи | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| материалов и документов | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|11. Протоколы ГЭК о результатах | 5 лет | ОУО |
| ЕГЭ | | |
|--------------------------------|----------------|--------------|
|12. Внешние носители с | 5 лет | РЦОИ (ОУО) |
| электронными файлами | | |
| обработки | | |
------------------------------------------------------------------
--------------------------------
<*> В соответствии с классификацией, приведенной в пункте 2.1
настоящих рекомендаций. |