О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ РАБОТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ
ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В МОСКОВСКОЙ ЮЖНОЙ ТАМОЖНЕ
ПРИКАЗ
МОСКОВСКАЯ ЮЖНАЯ ТАМОЖНЯ
15 сентября 2006 г.
N 294
(Д)
В целях повышения эффективности работы по осуществлению контроля
за исполнением документов в Управлении, руководствуясь требованиями
Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных
органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных
постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160,
приказываю:
1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением
документов в Московской южной таможне (приложение).
2. Заместителям начальника таможни, начальникам таможенных
постов, отделов, отделений и руководителям функциональных групп:
2.1. Принять Положение об организации контроля за исполнением
документов в Московской южной таможне к руководству и неукоснительному
исполнению.
2.2. Не допускать формального отношения к исполнению документов,
приводящего к представлению несвоевременной, неполной и недостоверной
информации в вышестоящие таможенные органы, таможни, организации и
гражданам.
3. Признать утратившим силу приказ таможни от 29.08.2002 N 408
"Об организации и осуществлении контроля за исполнением документов
(поручений) в таможне".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
И.о. начальника таможни
полковник таможенной службы
Н.Б. Рощин
15 сентября 2006 г.
N 294
Приложение
к приказу МЮТ ЦТУ
от 15 сентября 2006 года
N 294
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
В МОСКОВСКОЙ ЮЖНОЙ ТАМОЖНЕ
1. Общие положения
1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов
в Московской южной таможне (далее - Положение) разработано в
соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможенных органах (региональных таможенных
управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС
России от 18.10.2004 N 160, в целях обеспечения своевременного и
качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей
корреспонденции, резолюциях руководства Московской южной таможни
(далее - Таможня), распорядительных документах таможни.
1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
поступившие в Таможню и требующие исполнения, а также поручения,
содержащиеся в резолюциях руководства Таможни и
организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе
деятельности Таможни.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Документов ФТС России, таможенных органов,
правоохранительных органов, организаций с поручениями (резолюциями)
руководства Таможни, приказов по основной деятельности и распоряжений
Таможни, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц
таможенных органов и граждан - отдел документационного обеспечения,
если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного
документа).
1.3.2. Поручений, содержащихся в решениях коллегий, в протоколах
оперативных совещаний у руководителя ФТС России, начальника ЦТУ,
Таможни, планах работы (мероприятий) вышестоящих таможенных органов,
таможни - функциональная группа по организационно-аналитической
работе.
1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных
органов и/или их должностных лиц, протестов прокурора, заявлений о
предоставлении консультации, жалоб на постановления таможенных постов
по делам об административных правонарушениях - правовой отдел.
1.3.4. Документов с поручениями начальника структурного
подразделения - должностные лица, ответственные за делопроизводство
структурного подразделения <*>.
--------------------------------
<*> Под структурным подразделением понимаются таможенные посты,
отделы и отделения, функциональные группы.
2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и функциональной группе
по организационно-аналитической работе
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе
документационного обеспечения и функциональной группе по
организационно-аналитической работе осуществляется с применением
автоматизированной системы контроля исполнения документов.
2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
информирование руководителей в целях своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ
хода и результатов исполнения документов.
2.3. При постановке документов на контроль отделом
документационного обеспечения и функциональной группой по
организационно-аналитической работе в правом верхнем углу документа
проставляется:
на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного
обеспечения и функциональной группе по организационно-аналитической
работе - штамп "Контроль" с указанием даты контроля;
на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях -
штамп "Контроль в подразделении".
2.4. Отдел документационного обеспечения и функциональная группа
по организационно-аналитической работе осуществляют:
2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов,
поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля
(ежедекадное направление в структурные подразделения
сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10
дней, информирование руководителей и ответственных за ведение
делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до
истечения контрольного срока по наиболее важным документам).
Все напоминания и информация о них фиксируются в электронных
карточках документов.
2.4.2. Проверку соответствия содержания материалов,
подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в
исполняемом документе вопросам.
2.4.3. Еженедельное и ежемесячное обобщение и анализ данных
контроля, составление информационных справок о состоянии
исполнительской дисциплины в Таможне и представление их начальнику
Таможни.
3. Организация контроля в структурных
подразделениях Таможни
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение
непосредственных исполнителей, а также контроль за своевременным
качественным исполнением документов по существу вопросов.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в
руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины,
проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения,
принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов
(поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость должностных лиц структурного
подразделения. Передачу контролируемых документов другому должностному
лицу в случае болезни ответственного исполнителя или убытия его в
отпуск, командировку и т.д. Отсутствие непосредственного исполнителя
или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву
установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях, обеспечивают:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе
документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству
структурного подразделения и доведение до непосредственного
исполнителя в течение одного дня после рассмотрения.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а
также отдела документационного обеспечения или функциональной группы
по организационно-аналитической работе (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений),
изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с
момента исполнения) представление в отдел документационного
обеспечения или функциональную группу по организационно-аналитической
работе письменных сведений об исполнении документов для снятия их с
контроля.
3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из
Таможни, осуществляют исполнители этих документов и ответственные за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях Таможни.
3.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию таможенного органа, направляются по принадлежности в срок,
установленный действующим законодательством Российской Федерации, о
чем уведомляется заявитель.
4. Организация контроля исполнения документов
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в
соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях
руководства вышестоящих таможенных органов, Таможни, или сроками,
установленными действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно
установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях:
документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов,
органов государственной власти субъектов Российской Федерации и
местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания
(утверждения) документа;
документов, поступивших из других организаций, предприятий,
таможенных органов и обращений граждан - с даты поступления в Таможню.
Сроки исполнения документов приведены в приложении к настоящему
Положению.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не
распространяется:
на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен
уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о
гражданском судопроизводстве, законодательством об административных
правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации;
на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа
или его должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых
установлен главой 7 Таможенного кодекса Российской Федерации.
4.3. В случае если в документе или резолюции указаны несколько
исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное
первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение
поручения, если не оговорено иное.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и
качественное исполнение документа и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух
третей от общего срока исполнения) необходимых материалов: проектов,
справок, сведений.
В случае направления правовым отделом в связи с рассмотрением
жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их
должностных лиц, протеста прокурора, жалобы на постановление по делу
об административном правонарушении запроса в иное структурное
подразделение Таможни данное структурное подразделение ответственно за
своевременное и качественное исполнение запроса и представление
правовому отделу в установленные им сроки (или в срок, не превышающий
10 календарных дней) необходимых материалов: заключений, документов,
сведений.
При обращении должностного лица правового отдела, уполномоченного
на проведение консультаций, с письменным запросом в структурное
подразделение таможни, в функции которого входит практическое
разрешение вопросов таможенного дела, требуемая информация должна быть
представлена в срок, не превышающий 5 рабочих дней.
4.4. Передача контрольных документов из одного подразделения в
другое производится только через отдел документационного обеспечения,
который вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и
передает документ в соответствующее структурное подразделение.
В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие)
таможенных органов и/или их должностных лиц в иное структурное
подразделение, минуя правовой отдел, она передается этим структурным
подразделением в правовой отдел в срок, не превышающий 2 рабочих дней.
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе
документационного обеспечения и функциональной группе по
организационно-аналитической работе, передаются в структурные
подразделения с отметкой о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном
подразделении на основе полученных документов формируют контрольную
картотеку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не
представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3
дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с
мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют
право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке
сообщается в отдел документационного обеспечения или функциональную
группу по организационно-аналитической работе (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) с представлением документа, подтверждающего
изменение сроков.
В случае согласования переноса срока исполнения инициатором
документа без документального подтверждения (по телефону или при
личной встрече) об этом в отдел документационного обеспечения
направляется служебная записка с резолюцией курирующего заместителя
начальника таможни.
4.8. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов
(поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня.
Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя
и руководства структурного подразделения.
4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль,
достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения
документов (поручений).
4.10. Должностные лица, ответственные за делопроизводство в
структурных подразделениях, передают на регистрацию в отдел
документационного обеспечения исходящие письма-ответы структурных
подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами
(основаниями) и дополнительной копией, а ответы на запросы таможенных
органов и организаций также и с экземпляром регистрационно-контрольной
карточки, полученным подразделением.
Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела
документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей
и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в
резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона
исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты
документа, на который дается ответ.
Письма, оформленные с нарушениями Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах, возвращаются в
структурное подразделение на доработку.
5. Снятие документов с контроля
5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство
Таможни или по его поручению отдел документационного обеспечения и
функциональная группа по организационно-аналитической работе. На
документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении
документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа
отражается в электронной карточке.
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с
контроля после выполнения поручений по существу, документированного
подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным
организациям или лицам.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу
(поручению), не может служить основанием для признания документа
(поручения) исполненным.
5.3. Для снятия с контроля исполнители представляют в отдел
документационного обеспечения или функциональную группу по
организационно-аналитической работе (в соответствии с п. 1.3
настоящего Положения) копию ответа или другие материалы,
свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки
и др.).
О ходе выполнения приказов и распоряжений Таможни структурным
подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок
вносится докладная записка на имя начальника таможни или должностного
лица, на которого возложен контроль за исполнением приказа,
распоряжения. Докладная записка должна содержать информацию о полноте
и своевременности выполнения документа, фактические данные,
характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с
контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства Таможни докладная записка
передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений
с контроля или продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то
должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в
подразделении", производится руководителями структурных подразделений
таможни.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
представляют в отдел документационного обеспечения
регистрационно-контрольные карточки со всеми необходимыми отметками об
исполнении и списании в дело документов, имеющих штамп "Контроль в
подразделении", по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.
Заместитель начальника отдела
документационного обеспечения
Н.Н. Яковенко
Приложение
к Положению
СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
-------------------------------------------------------------------------------------
|N | Наименование документов (поручений) | Сроки исполнения |
|п/п | | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|1. | Документы без указания конкретной даты | |
| | исполнения, имеющие в тексте (резолюции): | |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | пометку "Срочно" | 3 дня |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | пометку "Оперативно" | 10 дней |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | остальные | Не более месяца |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|2. | Обращения и запросы депутатов | Не позднее 30 дней со дня|
| | | получения |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|3. | Внутренние документы таможни (приказы, | 1 месяц, если срок не |
| | распоряжения, решения коллегии, протоколы | определен |
| | совещаний и др.) | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|4. | Письма таможенных органов, учреждений, | До 1 месяца |
| | организаций и предприятий с резолюцией | |
| | руководства таможни | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|5. | Обращения граждан: | |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | не требующие дополнительного изучения и проверки | Не позднее 15 дней |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | требующие дополнительного изучения и проверки | До 1 месяца |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | по запросам в соответствии со ст. 23 Таможенного | 10 дней |
| | кодекса Российской Федерации | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|6. | Телетайпограммы, телеграммы: | |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | с пометкой "Срочно" | В день поступления |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | остальные | До 5 дней |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|7. | Сообщения, опубликованные в средствах массовой | Не позднее 2 недель |
| | информации, теле- и радиопередачах | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|8. | Протест прокурора | 10 дней |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | Представление прокурора | 1 месяц |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | Частное определение суда | До 1 месяца |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|9. | Запросы таможенных служб государств - участников | |
| | СНГ: | |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | с пометкой "Срочно" | 3 недели |
| |--------------------------------------------------|--------------------------|
| | остальные | 2 месяца |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|10. | Запросы Федеральной налоговой службы | 10 рабочих дней |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|11. | Запросы Федеральной службы судебных приставов | В указанный ими срок |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|12. | Запросы о производстве следственных или | 10 дней |
| | розыскных действий в соответствии со ст. 152 УПК | |
|-----|--------------------------------------------------|--------------------------|
|13. | Заявления о предоставлении консультации в | 1 месяц |
| | соответствии со ст. 25 Таможенного кодекса | |
| | Российской Федерации | |
------------------------------------------------------------------------------------- |