ПИСЬМО
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
8 августа 2006 г.
N 18-0-09/000272
(Д)
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и сообщает
следующее.
В настоящее время, из-за нехватки площадей и отсутствия
дополнительной численности в инспекциях ФНС России, остро стоит вопрос
хранения документов.
В первую очередь речь идет о следующих видах документов:
регистрационные дела, учетные дела, налоговые декларации и
бухгалтерская отчетность, а также так называемые "досье
налогоплательщиков" (решения по результатам налоговых проверок, акты
выездных налоговых проверок, письма и запросы налогоплательщиков и
копии ответов на них, судебные дела).
При этом следует иметь в виду, что согласно нормативным правовым
актам Российской Федерации дела передаются в архив только через 3
года. Однако, например, потребность в доступе к налоговым декларациям
и бухгалтерской отчетности возникает в первые три года. Следовательно,
в данном случае, речь идет об оперативном ведении дел
налогоплательщиков.
Перечисленные виды документов можно хранить как непосредственно в
инспекциях, так и в объединенных архивохранилищах - едином месте, в
котором хранятся документы из нескольких инспекций.
Примером такого хранения может служить архивохранилище, созданное
Управлением ФНС России по Санкт-Петербургу. В Санкт-Петербурге создано
несколько объединенных архивохранилищ для хранения налоговых
деклараций, бухгалтерской отчетности и регистрационных дел. При
необходимости, сотрудники инспекций, в соответствии с разработанным
регламентом, имеют возможность оперативно получить необходимые
документы.
Однако данный способ не всегда подходит для больших по территории
регионов. В данном случае актуально использование сканирования
документов и обеспечение доступа к их электронным образам. В этом
случае потребность получения бумажных документов из объединенного
архивохранилища резко сокращается. На примере Санкт-Петербурга в 2006
году начнутся работы по автоматизации объединенных архивохранилищ
(включая сканирование документов). В настоящее время готовится
конкурсная документация.
Аутсорсинг, т.е. обработка и хранение документов в других
организациях, в том числе частных, возможен, однако в настоящее время
данная технология органами государственной власти не используется.
В связи с принятием Федерального закона Российской Федерации от
27.07.2006 N 137-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть
вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные
законодательные акты Российской Федерации в связи с осуществлением мер
по совершенствованию налогового администрирования" ряду управлений по
субъектам Российской Федерации поручено подготовить предложения по
организации архивных хранилищ.
Начальник Управления делами
В.Н.ГРАЧЕВ
8 августа 2006 г.
N 18-0-09/000272 |