ПИСЬМО
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
31 января 2007 г.
N 01-41/08-01
(Д)
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки
направляет для использования в работе Рекомендации по организации
приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и
документов по единому государственному экзамену.
Руководитель
В.А.БОЛОТОВ
31 января 2007 г.
N 01-41/08-01
Приложение
к письму Федеральной службы
по надзору в сфере
образования и науки
от 31 января 2007 года
N 01-41/08-01
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ
1. Область применения
1.1. Настоящие Рекомендации по организации приема, передачи,
учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому
государственному экзамену (далее - рекомендации) разработаны в целях
обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и
уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена
(далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности,
обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями
федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и
содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами
проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке
органами управления образованием субъектов Российской Федерации (далее
- ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и
документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с
организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте
Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и
ответственность при организации приема, передачи, хранения и
уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и
организационных структур:
муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);
государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской
Федерации (далее - ГЭК);
конфликтной комиссии субъекта Российской Федерации;
предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;
регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ);
первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);
пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).
2. Общие положения
2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:
2.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:
- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы
(далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный,
электронный носитель, аудионоситель);
- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов
участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель), звуковая запись
ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным
языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель).
2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы
проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или
документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ
полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое.
2.1.3. Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:
- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым
ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными
номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку
этих бланков;
- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с
развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными
локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по
иностранным языкам по разделу "Говорение".
2.1.4. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.
2.1.5. Апелляционные материалы:
- апелляции;
- журналы (листы) регистрации апелляций;
- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными
представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по
апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на
задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками
по ЕГЭ);
- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.
2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного
образца.
2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их
дубликатов.
2.1.8. Акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах
ЕГЭ.
2.1.9. Акты приемки-передачи различных материалов и документов.
2.2. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ
согласованы и/или утверждены Рособрнадзором инструкциями по вопросам
организационно-технологического обеспечения ЕГЭ (далее - инструкции) и
могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии
(Приложение 1).
Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями,
субъекты Российской Федерации разрабатывают и утверждают
самостоятельно.
2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными
документами ЕГЭ.
2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности
и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов
и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут
материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом
Российской Федерации за вверенные им ценности.
3. Приемка
3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской
Федерации из организации, осуществляющей на федеральном уровне
организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее -
Федеральный центр тестирования).
3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с
Федеральным центром тестирования.
3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект
Российской Федерации из организаций, осуществляющих по заказу
Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и
передачу их в субъекты Российской Федерации.
3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами
приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см.
также п. 4.3 и п. 4.4).
3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 2.1,
формируются в субъекте Российской Федерации в ходе подготовки и
проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.
4. Передача
4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из
одного органа/организационной структуры в другой регламентируются
инструкциями.
4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся
в соответствии с установленными правилами и с составлением акта
приемки-передачи.
4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень),
их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных
структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.
4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и
документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима
информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации,
ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
5. Учет
5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации
в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте
Российской Федерации все организационные структуры передают в
соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО
имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.
ОУО (МОУО) организует и проводит следующие виды работ по учету
материалов и документов ЕГЭ:
осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из
соответствующих организационных структур;
организует отбор и оценку материалов и документов строгой
отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;
организует размещение материалов и документов строгой отчетности
на хранение;
проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
5.2. ОУО субъекта Российской Федерации рекомендуется разработать
и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с
указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется
включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 настоящих
рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по
организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации.
Перечень документов строгой отчетности, образующихся при
проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом
27.10.2003).
5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и
документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня документов
материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной
комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.
5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных
комиссий могут определяться на основе Основных правил работы архивов
организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
5.5. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом,
утверждаемым руководителем ОУО.
В целях определения видов и значимости документов, подлежащих
передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом от
29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации".
5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор
сводную справку об использовании экзаменационных материалов
(Приложение 2).
6. Хранение
6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ
определяются инструкциями.
6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ
определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте Российской
Федерации (Приложение 3).
6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты
проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.
6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в
специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических
шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных
ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и
хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и
организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые
акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки
и другое - хранятся в соответствии с Перечнем типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков
хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров
СССР 15.08.1988).
7. Уничтожение
7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой
отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков
документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат
уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об
уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение
производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.
7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой
отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.
Приложение 1
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену
ФОРМЫ И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ
В РАЗНЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <1>
--------------------------------
<1> Субъекты Российской Федерации, работающие одновременно по
двум технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и, в
отдельных муниципалитетах, по технологии проведения ЕГЭ в
труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет
документов и материалов обеих технологий.
-----------------------------------------------------------------------------
|N | Материалы/ | Базовая технология | Технология проведения ЕГЭ с |
| | документы | проведения ЕГЭ | использованием АИС |
| | ЕГЭ | | "Экзамен" |
|--|------------------|-----------------------|-----------------------------|
|1.| Экзаменационные | В одном спецпакете: | Спецпакеты с КИМ, |
| | материалы | КИМ, | именные бланки ответов "AB" |
| | | бланк регистрации, | и "C" в спецпакетах с |
| | | бланк ответов N 1, | комплектом документации для |
| | | бланк ответов N 2. | аудитории ППЭ, |
| | | Дополнительно для | дополнительные (неименные) |
| | | проведения ЕГЭ по | бланки ответов "C" в |
| | | иностранным языкам: | спецпакете с комплектом |
| | | аудиокассеты с | документации для |
| | | записями текстов для | руководителя ППЭ. |
| | | раздела "Аудирование" | Дополнительно для |
| | | в спецпакетах на | проведения ЕГЭ по |
| | | письменную часть, | иностранным языкам: |
| | | чистые аудиокассеты | аудиокассеты с записями |
| | | для записи устных | текстов для раздела |
| | | ответов участников | "Аудирование" в спецпакетах |
| | | ЕГЭ в спецпакетах на | с КИМ на письменную часть, |
| | | устную часть, | спецпакеты с КИМ на устную |
| | | задания по устной | часть, |
| | | части в спецпакетах | чистые аудионосители |
| | | на устную часть | (аудиокассеты, диктофоны) в |
| | | | комплекте документации для |
| | | | руководителя ППЭ, |
| | | | бланки для устной части в |
| | | | комплекте документации для |
| | | | аудитории ППЭ |
|--|------------------|-----------------------|-----------------------------|
|2.| Протоколы | Протокол готовности | Протокол "Распределение |
| | проведения | ППЭ (форма 1-ППЭ), | вариантов КИМ по аудиториям |
| | ЕГЭ в ППЭ и | список распределения | пункта проведения экзамена" |
| | сопутствующие им | выпускников | (форма ПФ-4), |
| | материалы | (поступающих) по | протокол выдачи |
| | | аудиториям (форма | дополнительного бланка |
| | | 5-ППЭ), | ответов "C" (форма ПФ-7), |
| | | список выпускников по | протокол фиксирования |
| | | классам с указанием | отсутствия документа, |
| | | номеров аудиторий | удостоверяющего личность |
| | | (форма 6-ППЭ), | участника экзамена (форма |
| | | протокол | ПФ-8), |
| | | распределения | протокол контроля качества |
| | | организаторов по | КИМ в ППЭ (форма ПФ-20), |
| | | аудиториям ППЭ (форма | справка "Распределение |
| | | 7-ППЭ), | участников экзамена по |
| | | протокол | аудиториям пункта |
| | | идентификации | проведения экзамена" (форма |
| | | личности выпускника | СФ-8), |
| | | при отсутствии у него | ведомость распределения |
| | | паспорта (форма | участников экзамена по |
| | | 8-ППЭ), | аудиториям ППЭ (форма |
| | | протокол допуска | ВФ-6), |
| | | участника ЕГЭ, | ведомость входа участников |
| | | прибывшего на единый | экзамена в аудиторию ППЭ |
| | | государственный | (форма ВФ-7), |
| | | экзамен без пропуска | ведомость проведения |
| | | (форма 9-ППЭ), | экзамена (форма ВФ-8), |
| | | протокол проведения | ПФ-25 "Протокол исправления |
| | | ЕГЭ в ППЭ с | ошибки в регистрационных |
| | | приложением (форма | данных участника экзамена" |
| | | 13-ППЭ) | Дополнительно для |
| | | | проведения ЕГЭ по |
| | | | иностранным языкам: |
| | | | ВФ-11 "Ведомость проведения |
| | | | устной части экзамена", |
| | | | ВФ-12 "Ведомость учета |
| | | | бланков проверки и |
| | | | аудионосителей", |
| | | | ВФ-10 "Ведомость |
| | | | аудионосителя" |
|--|------------------|-----------------------|-----------------------------|
|3.| Материалы | Бланки-копии (форма | Бланки проверки ответов на |
| | предметных | 2РЦОИ), | задания типа "C", |
| | комиссий | бланки-протоколы | бланк проверки устной части |
| | | (формы 3РЦОИ и | |
| | | 4РЦОИ), | |
| | | бланки оценивания | |
| | | устных ответов | |
| | | участников ЕГЭ по | |
| | | иностранным языкам по | |
| | | разделу "Говорение" | |
|--|------------------|-----------------------|-----------------------------|
|4.| Материалы | Апелляция по | Апелляция по процедуре |
| | конфликтной | процедуре проведения | проведения ЕГЭ (форма |
| | комиссии | ЕГЭ (форма 2-ППЭ), | ПФ30), |
| | | апелляция по | апелляция по результатам |
| | | результатам ЕГЭ | ЕГЭ (форма ПФ15), |
| | | (форма 1-АП), | заключение о результатах |
| | | заключение о | служебного расследования по |
| | | результатах | апелляции по процедуре |
| | | служебного | (форма ПФ29), |
| | | расследования по | протоколы утверждения |
| | | апелляции по | результатов рассмотрения |
| | | процедуре (форма | апелляций (формы ПФ26, |
| | | 3-ППЭ), | ПФ27, ПФ28) |
| | | протоколы утверждения | |
| | | результатов | |
| | | рассмотрения | |
| | | апелляций (формы | |
| | | 2-АП, 3-АП) | |
|--|------------------|-----------------------|-----------------------------|
|5.| Акты | Акты приемки-передачи | Протокол приема/передачи |
| | приемки- | (форма 14-ППЭ) | комплектов документации на |
| | передачи | | экзамен (форма ПФ-19), |
| | | | протокол передачи бланков |
| | | | ответов из ППЭ на обработку |
| | | | в РЦОИ/ППОИ (форма ПФ-10), |
| | | | протокол передачи |
| | | | материалов из ППЭ на |
| | | | обработку в РЦОИ/устная |
| | | | часть (форма ПФ31) |
-----------------------------------------------------------------------------
Приложение 2
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену
Сводная справка
об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ
-----------------------------------------------------
(наименование субъекта Российской Федерации)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Наименование | Количество экзаменационных материалов, шт. | Примечание |
|п/п| общеобразовательного |-------------------------------------------------------------| |
| | предмета | полученных из |использованных| с дефектом |осталось | |
| | | организации, |при проведении| и/или |неиспользован- | |
| | | осуществляющей | ЕГЭ | испорченных |ных материалов | |
| | | на федеральном | | | | |
| | | уровне | | | | |
| | | организационно-| | | | |
| | | технологическое| | | | |
| | | обеспечение ЕГЭ| | | | |
| | |----------------|--------------|-------------|---------------| |
| | | для | для | на | на | на | на | после | после | |
| | | первого|второго|первом |втором|первом|втором|первого|второго| |
| | | этапа | этапа | этапе |этапе |этапе |этапе |этапа | этапа | |
| | | (май - |(июль) |(май - |(июль)|(май -|(июль)|(май - |(июль) | |
| | | июнь) | | июнь) | | июнь)| | июнь) | | |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
|1 | Контрольные | | | | | | | | | |
| | измерительные | | | | | | | | | |
| | материалы <1> | | | | | | | | | |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
|2 | Бланки регистрации | | | | | | | | | |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
|3 | Бланки ответов N 1 | | | | | | | | | |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
|4 | Бланки ответов N 2 | | | | | | | | | |
|---|----------------------|--------|-------|-------|------|------|------|-------|-------|------------|
|5 | Аудионосители <2> | | | | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Руководитель органа управления образованием -------------------
субъекта Российской Федерации (Ф.И.О.)
М.П.
--------------------------------
<1> Субъекты Российской Федерации, участвующие в ЕГЭ по
технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и
при необходимости пятую строку таблицы.
<2> Данная строка заполняется только субъектами Российской
Федерации, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.
Приложение 3
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения материалов
и документов по единому
государственному экзамену
СРОКИ ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ
-----------------------------------------------------------------------
| Материалы и документы ЕГЭ <1> | Срок хранения | Место |
| | | хранения |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 1. Использованные экзаменационные | до 01.04 | ОУО (МОУО |
| задания | следующего года | или РЦОИ) |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 2. Некомплектные, лишние, имеющие | до 01.04 | ОУО (МОУО |
| полиграфические дефекты или | следующего года | или РЦОИ) |
| испорченные экзаменационные | | |
| материалы | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 3. Документы из ППЭ о проведении | до 01.04 | ОУО (МОУО |
| экзамена | следующего года | или РЦОИ) |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 4. Апелляционные материалы | до 01.04 | ОУО (МОУО) |
| | следующего года | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 5. Использованные материалы для | с 01.09 | ОУО (МОУО) |
| оформления ответов участников ЕГЭ | текущего года | |
| | до 01.04 | |
| | следующего года | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 6. Использованные материалы проверки | с 01.09 | ОУО (МОУО) |
| ответов участников ЕГЭ | текущего года | |
| | до 01.04 | |
| | следующего года | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 7. Имеющие полиграфические дефекты | до 01.08 | ОУО (МОУО) |
| или испорченные бланки свидетельств | текущего года | |
| о результатах ЕГЭ | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 8. Неиспользованные бланки | Подлежат | ОУО (МОУО) |
| свидетельств о результатах ЕГЭ | использованию | |
| | при проведении | |
| | ЕГЭ в следующем | |
| | году | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 9. Заполненные бланки свидетельств, | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| не востребованные выпускниками | | |
| (поступающими) | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 10. Ведомости учета выдачи | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| свидетельств о результатах ЕГЭ | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 11. Акты приемки-передачи материалов | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| и документов | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 12. Акты об уничтожении свидетельств | 5 лет | ОУО (МОУО) |
| о результатах ЕГЭ | | |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 13. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ | 5 лет | ОУО |
|--------------------------------------|-----------------|------------|
| 14. Внешние носители с электронными | 5 лет | РЦОИ (ОУО) |
| файлами обработки | | |
-----------------------------------------------------------------------
--------------------------------
<1> В соответствии с классификацией, приведенной в п. 2.1
настоящих рекомендаций. |