ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО РАБОТЕ ОТДЕЛА
(ГРУППЫ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ
ТАМОЖНИ (ТАМОЖЕННОГО ПОСТА)
ПРИКАЗ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РФ
12 февраля 1996 г.
N 78
(Д*)
В связи с созданием в таможнях (на таможенных постах) отделов
документационного обеспечения и защиты информации и в целях
упорядочения их деятельности приказываю:
1. Утвердить:
- Типовое положение об отделе (группе) документационного
обеспечения и защиты информации таможни (таможенного поста)
(приложение 1);
- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии
таможни (приложение 2);
- Примерное положение об архиве таможни (приложение 3);
- примерные должностные инструкции сотрудников отдела
документационного обеспечения и защиты информации таможни (таможенного
поста) (приложения 4 - 13) и примерные должностные обязанности
инспектора, ответственного за ведение делопроизводства в структурном
подразделении таможни (на таможенном посту) (приложение 14).
2. Считать утратившими силу п.5 приказа ГТК России от 16.11.94 N
596 в части утверждения Типового положения об отделе документационного
обеспечения и защиты информации в таможенном органе и приложение 3 к
указанному приказу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять
начальнику Управления делами В.И.Борисову.
Председатель Комитета А.С.Круглов
Приложение 1
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе (группе) документационного
обеспечения и защиты информации таможни
(таможенного поста)
1. Общие положения
1.1. Отдел (группа) документационного обеспечения и защиты
информации (далее - отдел) осуществляет функции документационного
обеспечения в таможне (на таможенном посту)*.
__________________________
* Таможня (таможенный пост) - далее: таможенный орган.
1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного органа
и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.
1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим
законодательством Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской
Федерации, приказами и указаниями Государственного таможенного
комитета Российской Федерации, регионального таможенного управления,
Положением о таможне, правилами и методическими указаниями Росархива,
другими действующими нормативными и методическими документами в
области документационного обеспечения управления, делопроизводства и
архивного дела, Типовой инструкцией по делопроизодству и работе архива
в таможне (на таможенном посту) и настоящим положением.
1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника
таможенного органа по согласованию с Отделом документационного
обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления.
2. Задачи и функции
2.1. Основными задачами отдела являются:
- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в
соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможне (на таможенном посту);
- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с
документами и документной информацией на основе использования средств
организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение
состава документов, сокращение их количества и оптимизации
документопотоков;
- осуществление контроля за своевременным прохождением,
исполнением и качественным оформлением документов, анализ
исполнительской дисциплины;
- обеспечение отбора, учета и сохранности документов,
образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение,
а также организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК)
таможенного органа;
- организация методической помощи в работе с документами в
структурных подразделениях таможенного органа;
- обеспечение режима доступа и использования документной
информации.
2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами
осуществляет следующие функции:
- организует общее делопроизводство в таможенном органе;
- обеспечивает своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству таможенного органа;
- организует контроль за своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет,
анализирует состояние исполнительской дисциплины;
- проверяет качество оформления документов, представляемых на
подпись руководству таможенного органа;
- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и
использование информации, содержащейся в них;
- оформляет, выпускает и хранит подлинники
организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и
др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным
подразделениям и ознакомление с ними;
- осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию,
учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей,
исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным
средствам связи, ведет справочную работу по ней;
- организует и осуществляет машинописное (или с применением
средств вычислительной техники) изготовление, копирование и
оперативное размножение документов;
- разрабатывает и внедряет новые технологические процессы работы
с документами, способствующие повышению культуры работы с ними,
сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры
по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков и
документооборота в целом;
- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса
Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- организует работу с документами для служебного пользования
(ДСП) на основе соответствующих инструкций;
- разрабатывает и внедряет после согласования с экспертной
комиссией (ЭК) регионального таможенного управления инструкцию по
делопроизводству и работе архива в таможенном органе;
- принимает участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем, а также новейших
информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в
таможенном органе;
- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной
организацией документационного обеспечения в структурных
подразделениях таможенного органа;
- организует техническое обслуживание созываемых руководством
таможенного органа совещаний и заседаний;
- организует экспертизу научной и практической ценности
документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и
ЭК таможенного органа;
- осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив
таможенного органа;
- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации
сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности
таможенного органа.
3. Права и ответственность
3.1. Отдел имеет право:
- проводить проверку организации делопроизводства в структурных
подразделениях таможенного органа, о результатах проверок докладывать
руководству;
- запрашивать у начальников структурных подразделений информацию,
необходимую для выполнения функций контроля исполнения;
- вносить руководству таможенного органа предложения по
совершенствованию форм и методов работы с документами в таможенном
органе;
- участвовать в постановке задач и проектировании
автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;
- возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с
нарушением установленных действующими инструкциями требований;
- участвовать в заседаниях оперативных совещаний таможенного
органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.
3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед
начальником таможенного органа за осуществление задач и функций,
предусмотренных настоящим положением.
3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и
ответственность сотрудников отдела определяются должностными
инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями
4.1. Отдел находится в тесном взаимодействии:
- со всеми руководителями структурных подразделений таможенного
органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и
проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с
документами; подготовки и представления необходимых руководству
материалов; использования служебной информации;
- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и
других документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам
обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
- со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и
сопровождения автоматизированных информационных систем.
Приложение 2
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии таможни
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической, практической работы по
экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на
государственное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую
и другую специальную документацию, образующуюся в процессе
деятельности таможни.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при
начальнике таможни.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения
руководством таможни. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего
положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с соответствующим госархивом.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными
документами ГТК России, регионального таможенного управления, таможни,
нормативно-методическими документами соответствующего госархива,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,
настоящим положением.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможни,
ее секретарем является лицо, ответственное за архив.
Персональный состав ЭК назначается приказом начальника таможни из
числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных
подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и
защиты информации, представителя соответствующего госархива.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их
к архивному хранению.
2.3. Организация отбора и подготовки документов к передаче на
государственное хранение, в том числе научно-технической и другой
специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет
следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной
службой и архивом работу по ежегодному отбору документов таможни (в
том числе научно-технической и специальной документации) для
дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке
номенклатуры дел.
3.3. Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических
документов по названным вопросам.
3.4. Рассматривает и представляет:
- на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможни
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной
документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими
сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой
"ЭПК");
- на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на
утверждение руководства таможни - сводную номенклатуру дел таможни,
описи дел по личному составу, акты об утрате или о неисправимом
повреждении документов постоянного хранения;
- на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива - предложения об
изменении сроков хранения категорий документов, установленных
перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнем;
- на утверждение начальника таможни - акты о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме
утверждаемых ЭПК) и об утрате или о неисправимом повреждении
документов по личному составу.
3.5. Совместно с отделом документационного обеспечения и кадровой
службой проводит для сотрудников таможни консультации и обучение по
организации работы с документами.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям, отдельным сотрудникам таможни по вопросам разработки
номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы
ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока
хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления
документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения,
в том числе документов по личному составу; предложения и заключения,
необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных
подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
Российской Федерации, причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов специалистов отделов, представителей соответствующего
госархива и сторонних организаций.
4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки
некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство таможни по вопросам, относящимся к
компетенции комиссии.
4.7. В установленном порядке представлять таможню в архивных
органах.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК таможни работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего
госархива и ЭК регионального таможенного управления, получает от них
организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух
раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на
рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее
чем через 10 дней.
5.4. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются
правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют
только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право
совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих
на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают
председатель ЭК и руководство таможни (в необходимых случаях по
согласованию с соответствующим госархивом).
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 3
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ТАМОЖНИ*
___________________________
* Таможенного поста, имеющего статус юридического лица.
1. Общие положения
1.1. Документы таможни, имеющие историческое, научное,
социальное, экономическое и политическое значение, составляют
государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются
собственностью государства и подлежат постоянному хранению в
государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно
хранятся в таможне.
1.2. Таможня обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение
и использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами
обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное
хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей
архивных документов, проводятся силами и за счет таможни.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации
должностные лица таможни несут ответственность в соответствии с
действующим законодательством.
1.3. В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации и законченных делопроизводством документов практического
назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на
государственное хранение создается архив.
Таможня обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием,
кадрами.
1.4. Деятельностью архива руководит заведующий архивом, либо его
функции возлагаются на инспектора, ответственного за ведение архива.
1.5. В своей работе архив таможни руководствуется положением об
отделе документационного обеспечения и защиты информации, приказами,
указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного
управления, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в
таможне (на таможенном посту), методическими документами
соответствующего госархива и настоящим положением.
1.6. Архив таможни работает по планам, утверждаемым начальником
отдела документационного обеспечения и защиты информации, и
отчитывается перед ним в своей работе.
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива
таможни осуществляет соответствующий госархив.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы:
- постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных
подразделений таможни;
- временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в
практической деятельности;
- по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу
таможенного органа-предшественника.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу
ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных
таможне.
2.4. Личные фонды ведущих сотрудников таможни.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного
аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного
фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением
требований, устанавливаемых Государственной архивной службой России.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел
в делопроизводстве таможни.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив
осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает (не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов таможни.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом
графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК) соответствующего госархива и передачи документов
Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 2 года
после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел
постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной
комиссии (ЭК) таможни и ЭПК соответствующего госархива.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет, совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственность с НСА соответствующего государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует руководство и работников таможни о составе,
содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного или научного использования;
- исполняет запросы организаций, заявления граждан об
установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового
характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные
справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, участвует в работе ЭК таможни.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры
дел таможни, контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников архива, отдела документационного обеспечения и
защиты информации, ответственных за делопроизводство в структурных
подразделениях таможни.
3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный
архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного
фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях таможни.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений таможни сведения,
необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех
возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность заведующего архивом
Заведующий архивом (инспектор отдела документационного
обеспечения и защиты информации, ответственный за работу архива) несет
ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
Приложение 4
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальнику отдела документационного обеспечения
и защиты информации таможни
1. Общая часть
1.1. Начальник отдела документационного обеспечения и защиты
информации (далее - отдел) руководит работой отдела и отвечает за его
деятельность, обеспечивая организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами, осуществлении
различных мероприятий по ее усовершенствованию путем установления
рациональной организации, форм и методов работы с документами,
унификации документов, организует обучение сотрудников таможни основам
делопроизводства.
1.2. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется
действующим законодательством Российской Федерации, Таможенным
кодексом Российской Федерации, приказами и указаниями Государственного
таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного
управления, таможни, нормативно-методическими документами
Государственной архивной службы России по вопросам организации
делопроизводства и архивного хранения документов, Положением об
отделе, Положением об архиве таможни, Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей Инструкцией.
1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику
таможни.
1.4. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от
занимаемой должности в установленном порядке приказом начальника
таможни.
1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж
работы по делопроизводству не менее 5 лет.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение
организации делопроизводства в таможне в соответствии с требованиями
нормативно-методических документов в области документационного
обеспечения управления.
2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела:
- обязан знать требования Государственной системы
документационного обеспечения управления, стандартов унифицированной
системы организационно-распорядительной документации,
нормативно-методических документов в области делопроизводства
вышестоящих таможенных органов, Типовой инструкции по делопроизводству
и работе архива в таможне (на таможенном посту), положения об отделе
документационного обеспечения и защиты информации,
нормативно-методических документов Государственной архивной службы
России, основ трудового законодательства, основ научной организации
труда;
- обеспечивает подготовку нормативной базы делопроизводственной
службы таможни (инструкции по делопроизводству и работе архива,
положения об отделе, положения об архиве таможни, положения о
постоянно действующей экспертной комиссии таможни, должностных
инструкций сотрудникам отдела, сводной номенклатуры дел таможни,
методических документов по делопроизводству) и внедрение в практику
работы соответствующих нормативных и методических документов;
- организует общее делопроизводство в таможне;
- обеспечивает своевременное рассмотрение документов,
представляемых для доклада руководству таможни;
- организует контроль за своевременным исполнением документов в
соответствии с резолюциями руководства таможни и их учет, анализирует
состояние исполнительской дисциплины;
- проверяет качество оформления документов, представляемых на
подпись руководству таможни;
- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и
использование информации, содержащейся в них;
- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса
Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- организует работу с документами для служебного пользования
(ДСП) на основе соответствующих инструкций;
- принимает участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем, а также новейших
информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в
таможенных органах;
- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной
организацией документационного обеспечения в структурных
подразделениях таможни;
- организует техническое обслуживание созываемых руководством
таможни совещаний и заседаний;
- организует экспертизу научной и практической ценности
документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и
ЭК таможни;
- организует работу по подготовке документов отдела к сдаче в
архив таможни;
- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации
сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности
таможни.
2.3. Начальник отдела осуществляет предварительное рассмотрение и
визирование документов и на основе установленного в таможне
распределения обязанностей формирует почту начальника таможни и его
заместителей.
2.4. Начальник отдела обязан контролировать и требовать
выполнения установленных правил работы с документами в таможне и
подведомственной сети.
2.5. Начальник отдела периодически обобщает данные проверок
состояния делопроизводства, составляет информационные и аналитические
справки и вносит предложения по улучшению работы с документами.
2.6. Начальник отдела должен знать оргтехнику и другие средства
делопроизводственных процессов.
2.7. Начальник отдела должен выполнять правила внутреннего
трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Начальник отдела имеет право:
- знакомиться с корреспонденцией, поступающей в таможню, и
нормативно-распорядительными документами ГТК России, регионального
таможенного управления;
- запрашивать лично или по поручению руководства таможни от
структурных подразделений документы, необходимые для выполнения
возложенных на отдел функций и задач;
- вносить предложения по улучшению работы отдела руководству
таможни;
- действовать от имени отдела и представлять его интересы во
взаимоотношениях со структурными подразделениями таможни и другими
организациями в пределах своей компетенции;
- вносить на рассмотрение руководству таможни представления о
назначении, перемещении и увольнении сотрудников отдела
документационного обеспечения и защиты информации, предложения об их
поощрении или о наложении на них взысканий;
- привлекать специалистов структурных подразделений к подготовке
проектов документов по поручению руководства;
- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые
для совершенствования форм и методов работы с документами;
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением
избыточной документной информации в таможне;
- подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции;
- вносить предложения о наложении взысканий во всех случаях
нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил
работы с документами;
- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных требований;
- участвовать в заседаниях, совещаниях, проводимых руководством
таможни.
3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед
начальником таможни за:
- осуществление задач и функций, предусмотренных положением об
отделе документационного обеспечения и защиты информации;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией;
- обеспечение установленного порядка работы с документами в
таможне;
- выполнение указаний и поручений руководства, плана работы и
соблюдение необходимых условий труда сотрудников отдела;
- соблюдение трудовой и производственной дисциплины сотрудниками
отдела.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Начальник отдела в процессе работы взаимодействует:
- со всеми руководителями структурных подразделений таможни - по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами;
подготовки и представления необходимых руководству материалов;
использования служебной информации;
- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с
подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и
других документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения,
повышения квалификации и расстановки кадров отдела;
- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам
обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;
- со службами АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и
сопровождения автоматизированных информационных систем.
Приложение 5
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору участка входящей корреспонденции отдела
документационного обеспечения и защиты информации
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции,
поступившей в таможню из ГТК России, таможенного управления, а также
из других учреждений, организаций, государственных и иных предприятий,
банков, других структур.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
учета, своевременной регистрации (в т.ч. автоматизированной) и
передачи документов руководству и исполнителям.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования действующих нормативных и методических
документов в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- принимать корреспонденцию;
- осуществлять предварительное рассмотрение корреспонденции и ее
сортировку на регистрируемую и подлежащую учету;
- регистрировать документы на карточках или в автоматизированной
системе, заполнять регистрационные карточки после рассмотрения
документов руководством, формировать картотеки входящих документов;
- передавать корреспонденцию, требующую рассмотрения, начальнику
отдела документационного обеспечения и защиты информации;
- направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией
руководства;
- принимать документы, не требующие регистрации, вести их
реестровый учет и передавать ответственным за делопроизводство
структурных подразделений;
- осуществлять контроль за прохождением и своевременным
возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел
документационного обеспечения и защиты информации, со всеми
материалами по их исполнению;
- формировать документы в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой;
- осуществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление
описей), передачу законченных производством дел в архив таможни;
- осуществлять справочную работу по документам;
- принимать участие в проверках организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможни;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть
оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и
окончательном исполнении документов;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- состояние учета и регистрации документов;
- формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией;
- выполнение указаний и поручений руководства, плана работы.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор получает корреспонденцию, подлежащую регистрации и
учету от инспектора экспедиции и дежурной службы.
4.2. Инспектор передает контрольные документы инспектору отдела
документационного обеспечения и защиты информации, осуществляющему
контроль за исполнением документов.
4.3. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.
4.4. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 6
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору участка исходящей корреспонденции отдела
документационного обеспечения и защиты информации
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку
исходящих документов.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
учета, своевременной регистрации, оформления и обработки исходящих
документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования действующих нормативных и методических
документов в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- принимать исходящие документы, проверять правильность их
оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений;
- возвращать исполнителям на доработку неправильно оформленные
документы;
- регистрировать документы на карточках или в автоматизированной
системе;
- формировать копии зарегистрированных исходящих документов в
дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- формировать картотеки исходящих документов (валовую,
алфавитную, контрольную);
- осуществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление
описей), передачу законченных производством дел в архив таможни;
- осуществлять справочную работу по документам;
- принимать участие в проверках организации делопроизводства в
структурных подразделениях таможни;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть
оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- не принимать от исполнителей документы, оформленные с
нарушениями требований Типовой инструкции по делопроизводству и работе
архива в таможне (на таможенном посту);
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- состояние учета и регистрации исходящих документов;
- обеспечение установленного порядка работы с исходящими
документами в таможне;
- своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей
корреспонденции;
- формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
- выполнение указаний и поручений руководства, плана работы;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
- получает предназначенные к отправке и снятые с контроля
документы от инспектора отдела документационного обеспечения и защиты
информации, ведущего контроль исполнения документов;
- передает инспектору экспедиции отправляемую корреспонденцию;
- в пределах своей компетенции взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.
4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 7
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения
и защиты информации, осуществляющему регистрацию
приказов и других внутренних документов таможни
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию
организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений,
докладных записок на имя руководства) и других внутренних документов
таможни.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение
качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации
приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок на имя
руководства таможни, других внутренних документов.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования действующих нормативных и методических
документов в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- принимать внутренние документы, проверять правильность их
оформления, наличие виз, подписей и приложений;
- возвращать исполнителям на доработку неправильно оформленные
документы;
- регистрировать на карточках или в автоматизированной системе
подписанные руководством таможни документы;
- докладные записки после их регистрации передавать начальнику
отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможни;
- осуществлять размножение (через копировально-множительный
участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на
основании списка рассылки, подготовленным подразделением-составителем
документа;
- направлять исполнителям внутренние документы в соответствии с
поручениями и резолюциями руководства;
- формировать документы в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой;
- формировать картотеки внутренних документов и осуществлять
справочную работу по документам;
- осуществлять подготовку документов к последующему хранению и
использованию (оформление дел, составление описей), передачу
законченных производством дел в архив таможни;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть
оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- не принимать от исполнителей неправильно оформленные документы;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- состояние учета и регистрации внутренних документов таможни;
- формирование документов в дела, подготовку их к последующему
хранению и использованию;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор передает:
- приказы и распоряжения, предназначенные к размножению и
рассылке, в копировально-множительный участок и экспедицию;
- другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в
соответствии с поручениями и резолюциями руководства.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 8
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения
и защиты информации, осуществляющему контроль
за исполнением документов
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет контроль за своевременным и
качественным исполнением поручений, зафиксированных в документах.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является осуществление
систематического контроля за своевременным и качественным выполнением
отделами таможни приказов и указаний вышестоящих таможенных органов,
приказов и распоряжений начальника таможни, документов с конкретными
поручениями руководителей таможни и сроками исполнения.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования действующих нормативных и методических
документов в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);
- осуществлять постановку документа на контроль (проставление
необходимых отметок на документах и в контрольных карточках);
- формировать картотеки контрольных и исполненных документов;
- направлять документ с карточкой в структурное подразделение -
исполнитель;
- выяснять в структурных подразделениях фамилии и телефоны
исполнителей;
- проверять своевременность доведения документа до исполнителя;
- осуществлять предварительную проверку и регулирование хода
исполнения (в т.ч. напоминать подразделению - исполнителю о сроке
исполнения);
- получать информации о ходе и результатах исполнения;
- обобщать результаты контроля исполнения документов (составлять
отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о
состоянии исполнительской дисциплины);
- регулярно информировать начальника отдела документационного
обеспечения и защиты информации о состоянии и результатах исполнения;
- проверять обоснованность представляемых руководству таможни
предложений о снятии документов с контроля;
- снимать документ с контроля по указанию руководителя;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть
оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- требовать исполнения документов в установленные сроки;
- запрашивать необходимые сведения о ходе выполнения
контролируемых документов и решений;
- знакомиться в структурных подразделениях таможни со всеми
документами по проверяемым вопросам;
- участвовать в проверках постановки контроля исполнения в
структурных подразделениях таможни;
- принимать участие в разработке мероприятий по улучшению
контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов
решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения
решений;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела;
- участвовать в обсуждении вопросов о постановке контроля за
выполнением документов и поручений на заседаниях и совещаниях,
проводимых руководством таможни.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- состояние контроля исполнения документов;
- обеспечение установленного порядка работы с контрольными
документами в таможне;
- невыполнение проверок в установленные сроки;
- некачественную подготовку документов;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор в процессе работы по всем вопросам своей
компетенции:
- представляет начальнику отдела документационного обеспечения и
защиты информации отчеты, сводки, справки о ходе исполнения
контролируемых документов и результатах проверок структурных
подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления
исполнительской дисциплины;
- получает от инспектора участка входящей корреспонденции отдела
документационного обеспечения и защиты информации документы,
подлежащие контролю;
- получает от инспектора участка, осуществляющего регистрацию
внутренних документов таможни, документы, подлежащие контролю;
- передает ответственным за делопроизводство в структурных
подразделениях таможни контрольные документы и получает отработанные
документы с материалами по их выполнению.
4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 9
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения
и защиты информации таможни, ответственному за
ведение делопроизводства по обращениям граждан
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и контроль за
своевременным рассмотрением обращений (предложений, заявлений, жалоб)
граждан, поступивших в таможню (в т.ч. из ГТК России, регионального
таможенного управления и из других учреждений и организаций по
принадлежности).
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется Таможенным
кодексом Российской Федерации, приказами и указаниями Государственного
таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного
управления, таможни, Положением об отделе документационного
обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного
учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан
руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать положения нормативных актов Правительства Российской
Федерации по вопросам делопроизводства по обращениям граждан,
положения Таможенного кодекса Российской Федерации, действующих
нормативных и методических документов в области документационного
обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела, Типовой
инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на
таможенном посту);
- принимать и регистрировать (на карточках или в
автоматизированной системе) обращения граждан, передавать их на доклад
руководству;
- вносить в карточки дополнительную информацию после рассмотрения
обращения руководством, в ходе контроля исполнения и после снятия
обращения с контроля;
- направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с
резолюцией руководства;
- обращения, требующие исполнения и ответа в сроки, отличные от
типовых, ставить на особый контроль;
- осуществлять контроль за прохождением и своевременным
возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по
их исполнению;
- формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии
с утвержденной номенклатурой;
- осуществлять подготовку обращений граждан к последующему
хранению и использованию, передачу законченных производством дел в
архив;
- осуществлять справочную работу по обращениям граждан;
- принимать участие в проверках организации делопроизводства по
обращениям граждан в структурных подразделениях таможни;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений
граждан;
- требовать от исполнителей своевременного возврата обращений
граждан со всеми документами по их исполнению;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- состояние учета и регистрации обращений граждан;
- формирование обращений граждан в дела, подготовку их к
последующему хранению и использованию;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор представляет:
- зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела;
- получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.
4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 10
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения
и защиты информации таможни, ответственному
за архив
1. Общая часть
1.1. Инспектор является ответственным за организацию работы
архива таможни.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, -
упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в
архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов
практического назначения), создание научно-справочного аппарата (НСА)
к ним, подготовка и своевременная передача на государственное хранение
образующихся в деятельности таможни документов Архивного фонда
Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и
оформлением дел в делопроизводстве отделов таможни.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования действующих нормативных и методических
документов в области документационного обеспечения управления,
делопроизводства и архивного дела, Типовой инструкции по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту),
методических документов соответствующего госархива;
- принимать (не позднее, чем через 3 года после завершения
делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов таможни;
- разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом
графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда
Российской Федерации на государственное хранение;
- составлять и представлять (не позднее, чем через 2 года после
завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)
таможни и ЭПК соответствующего госархива;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на
хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещениях архива условий,
необходимых для обеспечения сохранности документов;
- создавать, пополнять, совершенствовать научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;
- организовывать использование документов (информировать
руководство и работников таможни о составе, содержании документов
архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии
документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления
граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам
социально-правового характера);
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
- участвовать в работе ЭК таможни;
- оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел
таможни;
- контролировать правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
- участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации
работников службы делопроизводства таможни, принимать участие в
разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в
таможне;
- ежегодно представлять в соответствующий государственный архив
сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
- подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение
в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда
Российской Федерации;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни и ее подразделений,
владеть оргтехникой и различными средствами делопроизводственных
процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в отделах таможни;
- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые
для работы архива.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- выполнение возложенных на архив задач;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор:
- принимает годовые разделы описей дел, документы и дела,
подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений таможни;
- представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и
по личному составу в ЭК таможни и ЭПК госархива;
- выдает дела и документы сотрудникам таможни.
4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует:
- с ответственными за делопроизводство в структурных
подразделениях;
- хозяйственной службой таможни;
- соответствующим государственным архивом.
Приложение 11
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору экспедиции отдела документационного
обеспечения и защиты информации таможни
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную
обработку поступающей в таможню корреспонденции и отправку исходящей
корреспонденции.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное
образование без предъявления требований к стажу работы либо общее
среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка
поступающей в таможню корреспонденции и отправка исходящей
корреспонденции.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможне (на таможенном посту), почтовых правил;
- принимать поступающую в таможню корреспонденцию;
- проверять целостность упаковки и правильность доставки
документов;
- пересылать по принадлежности ошибочно доставленную
корреспонденцию;
- вскрывать конверты (за исключением конвертов с надписью "лично"
и адресованных общественным организациям таможни);
- сверять исходящие номера документов с номерами, указанными на
конвертах;
- при недостаче или повреждении документов в конверте составлять
акт;
- определять необходимость сохранения конвертов;
- передавать в бухгалтерию конверты от поступившей доплатной
корреспонденции;
- сортировать документы в соответствии с перечнем документов, не
подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и защиты
информации, перечнем структурных подразделений таможни, номенклатурой
дел;
- получать исходящие документы с отметкой о виде почтового
отправления;
- проверять правильность оформления документа, наличие
приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
- возвращать исполнителю на доработку неоформленные или
неправильно оформленные документы;
- конвертовать, адресовать и маркировать отправляемую
корреспонденцию (печатать на конвертах адреса корреспондентов,
наносить на конверт знак особого вида почтового отправления);
- заполнять бланки реестров, описей, расписок на входящую,
заказную и простую корреспонденцию;
- передавать корреспонденцию службам связи (спецсвязь,
фельдсвязь, почтовые отделения связи);
- следить за техническим состоянием оборудования для обработки
корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;
- осуществлять доставку корреспонденции (в необходимых случаях) в
другие организации;
- осуществлять регистрацию работников, прибывших в командировку в
таможню;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть
оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.
2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового
распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- не принимать на отправку некомплектные документы;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- обеспечение установленного порядка работы с документами в
таможне;
- полную сохранность документов;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
4.1. Инспектор в процессе работы по всем вопросам своей
компетенции взаимодействует:
- с инспектором участка входящей корреспонденции по поступающим в
таможню документам;
- с инспектором участка исходящей корреспонденции по отправляемым
документам;
- с ответственными за делопроизводство в структурных
подразделениях таможни.
4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия
(болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).
Приложение 12
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения и
защиты информации, выполняющему машинописные работы
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет все виды машинописных работ на
пишущих машинах различных систем.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь общее среднее образование,
специальную подготовку по установленной программе, печатать со
скоростью не менее 200 ударов в минуту и иметь стаж работы по данной
специальности не менее 1 года.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является качественное выполнение
машинописных работ.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможне (на таможенном посту), порядок расположения
материала при печатании различных документов, правила орфографии и
пунктуации, правила эксплуатации пишущих машин и диктофонов;
- принимать материал для печати;
- выполнять машинописные работы с рукописных, машинописных и
печатных оригиналов на пишущих машинках различных систем;
- воспроизводить на пишущей машинке записи, сделанные на
магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или
печатать под диктовку;
- вести учет отпечатанных материалов;
- сдавать выполненную работу;
- обеспечивать контроль за сроками и качеством выполнения
машинописных работ;
- следить за сохранностью принимаемых документов и фонограмм;
- следить за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимать
меры по устранению их неисправностей.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- не принимать в печать документы, оформленные с нарушением
действующих инструкций;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- нарушение сроков и качество отпечатанных документов;
- сохранность принятых в работу документов;
- состояние оргтехники;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией;
- невыполнение правил внутреннего трудового распорядка;
- невыполнение правил и норм охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
- сохранность пишущих машинок, диктофонов и другой техники.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
- получения и выдачи напечатанных документов - со структурными
подразделениями таможни;
- обслуживания и ремонта оборудования - с хозяйственной службой
таможни.
Приложение 13
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектору отдела документационного обеспечения
и защиты информации, ответственному за
копировально-множительные работы
1. Общая часть
1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов
для структурных подразделений таможни.
1.2. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящей должностной инструкцией.
1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой
должности в установленном порядке по представлению начальника отдела
документационного обеспечения и защиты информации.
1.5. Инспектор должен иметь среднее специальное образование или
общее среднее образование и специальную подготовку по установленной
программе.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение
своевременного, качественного размножения и копирования документов для
всех структурных подразделений таможни.
2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:
- знать требования Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможне (на таможенном посту);
- осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на
размножение и копирование;
- устанавливать очередность выполнения копировально-множительных
работ;
- обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования
документов, сохранность принятых в работу документов;
- обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его
своевременный ремонт;
- соблюдать правила эксплуатации копировально-множительного
оборудования;
- принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при
выполнении копировально-множительных работ;
- выполнять отдельные поручения начальника отдела.
3. Права и ответственность
3.1. Инспектор имеет право:
- не принимать на размножение и копирование документы,
оформленные с нарушением действующих инструкций;
- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику
отдела.
3.2. Инспектор несет ответственность за:
- нарушение сроков и качество размножения и копирования
документов, сохранность принятых в работу документов;
- состояние копировально-множительного оборудования;
- невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных действующими правовыми актами и должностной
инструкцией.
4. Взаимоотношения по службе
Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:
- получения и выдачи документов, подлежащих размножению и
копированию, - со структурными подразделениями;
- ремонта копировально-множительного оборудования, обеспечения
материалами и т.п. - с хозяйственной службой таможни.
Приложение 14
к приказу ГТК России
от 12.02.96 N 78
ПРИМЕРНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
инспектора, ответственного за делопроизводство в
структурном подразделении таможни (на таможенном посту)
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство в структурном
подразделении таможни (в т.ч. на таможенном посту), назначается
приказом по таможне по представлению начальника структурного
подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство в структурном
подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и
указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе
документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а
также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного
подразделения, методически - начальнику отдела документационного
обеспечения и защиты информации.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является
обеспечение правильного учета, своевременной передачи документов
руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за
прохождением документов и возвратом их в отдел документационного
обеспечения и защиты информации.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за
делопроизводство обязан:
- знать требования Типовой инструкции по делопроизводству и
работе архива в таможне (на таможенном посту);
- получать в отделе документационного обеспечения и защиты
информации входящую корреспонденцию (нерегистрируемую - по реестрам,
регистрируемую - под расписку) с экземпляром
регистрационно-контрольной карточки;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения и
защиты информации документы, полученные сотрудниками подразделения
непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на
рассмотрение руководителю структурного подразделения или
непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя
таможни, с внесением необходимых отметок в регистрационно-контрольные
карточки или реестры;
- переносить резолюцию руководителя структурного подразделения на
регистрационно-контрольную карточку и передавать документ на
исполнение под расписку на карточке;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в
пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного
подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения и защиты
информации фамилии исполнителей по документам, поставленным на
контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения
документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных
документов или продления срока исполнения;
- проверять правильность оформления исполненных документов
(наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и
др.);
- переносить сведения об исполнении документа на карточку и
передавать ее вместе с документом инспектору отдела документационного
обеспечения, осуществляющему контроль;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с
номенклатурой дел структурного подразделения;
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного
подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению
документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел
структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел
документационного обеспечения и защиты информации. |