Страницы: 1 2
руководством и доставляются исполнителям.
Прием документов в электронном виде осуществляется работниками
отдела контроля ДОСД, регистрация - работниками отдела
делопроизводства ДОСД.
4.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
4.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются
почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя:
составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание,
регистрацию, тиражирование и отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование,
утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3
настоящей Инструкции по делопроизводству. До передачи документа на
подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность
оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых
он готовился.
4.4.4. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и
руководством Департаментов регистрируются в отделе делопроизводства
ДОСД.
Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД
в день подписания.
4.4.5. Документы, подписанные Министром или заместителями
Министра, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в трех
экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату,
второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства
ДОСД, третий - передается исполнителю.
Документы, исполняемые подведомственными организациями
Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД для
регистрации в 4 экземплярах. После регистрации один экземпляр
отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в
отделе делопроизводства ДОСД, третий и четвертый экземпляры
возвращаются в подведомственные организации.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений
Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в двух
экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату
работниками структурного подразделения Министерства, второй -
помещается исполнителем в соответствующе дело.
4.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер
и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.
4.4.7. Документы на отправку в другие организации должны
сдаваться лично работниками структурных подразделений Министерства,
ответственными за подготовку этих документов. Работники, ответственные
за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны
обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
4.4.8. Отправка документов за подписью Министра, заместителей
Министра осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
При самостоятельной доставке исполнителями документов Министра
или заместителей Министра на визовом экземпляре документа, остающегося
в отделе делопроизводства, проставляется отметка:
"Подлинник получен на руки"
Должность работника,
осуществляющего доставку документа Подпись Расшифровка подписи
Дата
Обработка документов Министра, заместителей Министра для отправки
почтовой связи осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД
в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Обработка документов структурных подразделений Министерства для
отправки почтовой связью осуществляется работниками, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел
делопроизводства ДОСД вместе с надписанными конвертами.
Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию
лица, подписавшего документ.
4.4.9.1. Средствами специальной связи документы отправляются
работниками отдела делопроизводства ДОСД один раз в день в 10:00.
4.4.9.2. Фельдъегерской связью документы отправляются работниками
отдела делопроизводства ДОСД три раза в день (10:00, 14:00, 16:00).
4.4.9.3. Средствами почтовой связи документы отправляются
работниками отдела делопроизводства ДОСД по мере накопления (не реже
двух раз в день).
4.4.10. С помощью средств электрической связи отдел
делопроизводства ДОСД осуществляет передачу телеграмм (телетайпограмм)
и электронных документов, структурные подразделения Министерства
осуществляют передачу факсограмм.
4.4.10.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в
соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной
связи.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.
Право подписи телеграмм принадлежит Министру, его заместителям и в
особых случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его
обязанности) - директорам Департаментов и заместителям директоров
Департаментов.
Телеграммы категории "правительственная" подписывают Министр или
его заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах и передается в отдел
делопроизводства ДОСД для регистрации в РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как
и другая исходящая корреспонденция.
4.4.10.2. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи текстов документов и служебных материалов от
структурных подразделений Министерства организациям и устанавливаются
в секретариатах структурных подразделений Министерства или приемных
руководителей структурных подразделений Министерства.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
структурных подразделениях Министерства, осуществляется руководителями
этих подразделений.
4.5. Порядок прохождения внутренних документов
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные
записки, письма, объяснительные записки) за подписью руководства
Департаментов создается и регистрируется в структурных подразделениях
Министерства.
Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки,
поручения, объяснительные записки) за подписью Министра или
заместителей Министра регистрируется в РКК и сканируется в отделе
делопроизводства ДОСД.
Сканируются только служебные записки и резолюции (поручения)
Министра и заместителей Министра, а также внутренняя переписка
(служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки)
на имя Министра или заместителей Министра. Сканирование производится в
отделе делопроизводства ДОСД после вынесения резолюции.
4.5.3. Передача документов между структурными подразделениями
Министерства осуществляется через секретарей структурных подразделений
Министерства или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы
передаются с соответствующей отметкой в РКК.
4.6. Учет количества документов
4.6.1. Учет количества документов за определенный период времени
(год, месяц) проводится по данным РКК в отделе делопроизводства ДОСД и
представляется директору ДОСД.
4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе
делопроизводства ДОСД на основе принятой системы регистрации и учета
документов.
Учет количества документов проводится по Министерству в целом или
по отдельным структурным подразделениям Министерства.
Входящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(Приложение N 24). По каждой группе учитывается количество документов
и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в
отдельных графах).
4.7. Работа исполнителей с документами
4.7.1. Руководители структурных подразделений Министерства
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопроса.
4.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
4.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, утверждение, представление на подписание Министру,
заместителям Министра или директорам Департаментов, подготовку к
пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование в отдел делопроизводства
ДОСД. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель
готовит указатель на рассылку.
4.7.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах
окончательного исполнения. Эти сведения отмечаются также в РКК
документа.
4.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в установленные
им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,
сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за
неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке
документа, нарушение сроков исполнения.
4.8. Работа с парламентскими запросами, запросами
и обращениями членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы
4.8.1. Министерство осуществляет подготовку проектов ответов на
парламентские запросы к Председателю Правительства Российской
Федерации, Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
по их поручению. Статс-секретарь - заместитель Министра организует
работу Министерства по рассмотрению парламентских запросов, запросов и
обращений комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской
Федерации, а так же запросов и обращений членов Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Проект ответа на
парламентский запрос с соответствующими обосновывающими материалами
предоставляется в Правительство Российской Федерации Министерством в
срок, указанный в поручении (пункт 6.30 Регламента Министерства).
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно
дать ответ не позднее чем через 15 дней со дня получения
парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей
палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен
быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский
запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, члена Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации с подписью и датой.
4.8.3. При обращении члена Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их
деятельностью, в Министерство или подведомственные Министерству
организации должностные лица Министерства или подведомственных
организаций безотлагательно (при необходимости получения
дополнительных материалов - не позднее 30 дней с даты получения
обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые
документы или сведения непосредственно заявителю.
4.8.4. В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения.
4.8.5. О результатах рассмотрения обращений комитетов, комиссий
Федерального Собрания, поступивших в Министерство из Аппарата
Правительства Российской Федерации, сообщается в соответствующие
комитеты и комиссии Федерального Собрания в согласованные с ними сроки
в письменной форме за подписью Министра, заместителей Министра. Копии
ответов направляются полномочному представителю Правительства
Российской Федерации в соответствующей палате Федерального Собрания
Российской Федерации.
4.8.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений и
запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации осуществляется отделом делопроизводства ДОСД в
соответствии с установленным порядком работы с входящими документами.
4.8.7. В структурных подразделениях Министерства по обращениям и
запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся
проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений
соответствующим подведомственным организациям.
4.8.8. Обращения, запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
4.8.9. В Министерстве отдел контроля ДОСД анализирует количество,
характер и содержание обращений и запросов депутатов Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации и информируют об этом
руководство Министерства.
V. Поисковая система по документам
5.1. Регистрация документов
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и исходящие.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день
поступления, создаваемые - в день утверждения и подписания. При
передаче документа из одного подразделения в другое новый
регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
5.1.5. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов
производится в отделе делопроизводства ДОСД.
В структурных подразделениях Министерства регистрируется только
внутренняя переписка за подписью директоров Департаментов на имя
Министра, заместителей Министра, директоров других Департаментов
Министерства.
5.1.6. Документы регистрируются в РКК САД.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который в зависимости от вида документа может дополняться
буквенным или цифровым индексом структурного подразделения
Министерства, индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части
регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире " - ".
5.2. Организация поисковой системы по документам
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в САД Министерства используется поисковая система по
документам.
5.2.2. Информация о документах, внесенная при их регистрации,
служит основанием для поиска.
5.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
использования классификационных справочников:
классификатор видов документов;
классификатор корреспондентов;
классификатор авторов документов;
классификатор исполнителей;
классификатор кратких заголовков;
классификатор особых отметок;
номенклатура дел.
Заполнение классификаторов осуществляют работники отдела
делопроизводства ДОСД.
5.2.4. В САД поиск конкретного документа или подборки материалов
осуществляется по реквизитам (корреспондент, автор документа, краткий
заголовок, дата, регистрационный номер документа и т.п.).
VI. Контроль исполнения документов
6.1. Организация контроля исполнения документов
6.1.1. Технология контроля исполнения документов в Министерстве
определяется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым
регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Министерства.
6.1.2. Организация, ведение и совершенствование системы контроля
исполнения документов по поручениям Министра и заместителей Министра в
подразделениях Министерства осуществляются отделом контроля
Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии
с Положением об отделе контроля ДОСД и настоящей Инструкцией по
делопроизводству, а также работниками департаментов, ответственными за
контроль исполнения документов в департаментах Министерства.
6.1.3. Контроль исполнения документов включает постановку
документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного
документа с контроля, направление исполненного документа в дело,
анализ результатов исполнения документов, информирование Министра и
директоров Департаментов о состоянии исполнения документов.
6.1.4. Решение о постановке документа на контроль принимается на
основании резолюции Министра, заместителей Министра, директоров
Департаментов с указанием срока исполнения документа.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится
штамп "Взято на контроль" с указанием срока исполнения документа,
датой проставления штампа и подписью заместителя директора
Департамента организационной и специальной деятельности; в правом
верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают
штампом "Контроль".
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на
документе также проставляется штамп "Контроль".
6.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
Контрольная картотека в Министерстве ведется в электронном виде.
6.1.6. Отдел контроля ДОСД на основании еженедельных отчетов
структурных подразделений Министерства и подведомственных Министерству
федеральных органов исполнительной власти готовит информацию о
состоянии исполнения документов для представления Министру.
6.2. Сроки исполнения документов
6.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
и определяются резолюциями Министра, заместителей Министра, директоров
Департаментов.
Сроки Исполнения документов исчисляются:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной власти,
организаций и обращений граждан - с даты их поступления в
Министерство.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно", "незамедлительно" (или аналогичную) - исполняются в
3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневнй срок;
остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам ответ должен быть дан не позднее чем
через 15 дней после получения запроса;
по депутатским запросам, обращениям членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней со дня
получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
Министерству по доработке проектов постановлений и распоряжений,
рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также
по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование -
до 10 дней;
подготовка проектов заключений, поправок и официальных отзывов
Правительства Российской Федерации на законопроекты осуществляется в
Министерстве с соблюдением требований, установленных Регламентом
Правительства Российской Федерации, как правило, в 20-дневный срок с
даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации.
Если Государственной Думой и Правительством Российской Федерации
определен меньший срок, в Министерстве организуется оперативная
подготовка соответствующих проектов в установленный срок;
по запросам правоохранительных органов - в указанный в запросе
срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации, без
согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с
согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть
рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан,
в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению
решении и мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации
уведомляется незамедлительно;
информация Министерства, необходимая при подготовке к слушанию в
Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению
полномочному представителю Правительства Российской Федерации в
Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в
поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской
Федерации - срок представления проекта ответа полномочному
представителю в Конституционном Суде для согласования - 10 дней со дня
получения запроса;
индивидуальные и коллективные обращения граждан - в течение 30
дней с даты поступления.
6.2.2. Если последний день срока исполнения документа приходится
на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в
резолюции Министра или в штампе "Контроль" и фиксируется в РКК.
6.2.3. При исполнении документа группой исполнителей
соисполнители предоставляют результаты своей работы ответственному
исполнителю в течение первой половины срока исполнения документа. При
необходимости изменения срока исполнения документа ответственный
исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение,
мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до
истечения этого срока.
Ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля
ДОСД о переносе срока исполнения документов. Отдел контроля ДОСД
вносит соответствующие изменения в РКК.
6.3. Регулирование хода исполнения документов
6.3.1. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае
болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за
контроль исполнения документов в Департаменте, обязан, по согласованию
с директором Департамента, передать другому работнику контрольные
учетные документы по исполнительской дисциплине в Департаменте и
своевременно проинформировать отдел контроля ДОСД о смене работника,
ответственного за контроль исполнения документов в Департаменте.
6.3.2. Промежуточный контроль хода исполнения документов
осуществляется со следующей периодичностью: задания последующих лет -
не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года -
не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - еженедельно.
6.4. Снятие исполненного документа с контроля
6.4.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляет
отдел контроля ДОСД.
6.4.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам.
В РКК проставляется отметка об исполнении.
VII. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет
собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел на
делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства (далее
именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными
нормативно-методическими документами по архивному делу и
делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других
федеральных органов исполнительной власти.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
Регламентом Министерства, Положением о Министерстве информационных
технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 26 июня 2004 г. N 311 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2774),
положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие
годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности
Министерства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных
подразделений Министерства (Приложение N 25) и сводная номенклатура
дел Министерства (Приложение N 26).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства
составляется работником, ответственным за делопроизводство,
согласовывается с архивом и отделом делопроизводства ДОСД,
подписывается руководителем подразделения Министерства и
представляется в отдел делопроизводства ДОСД.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел
делопроизводства ДОСД.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом
делопроизводства ДОСД на основе номенклатур дел структурных
подразделений Министерства при методической помощи архива
Министерства.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается
руководителем отдела делопроизводства ДОСД, согласовывается с
Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Министерства, с
Экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального
архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и
утверждается (не позднее конца текущего года) Министром.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного
раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре
Министерства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства ДОСД. Второй
используется в отделе делопроизводства ДОСД в качестве рабочего.
Третий - применяется в архиве Министерства. Четвертый - в федеральном
архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия структурных подразделений Министерства. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной
структурой Министерства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Министерстве буквенно-цифрового обозначения Департамента, цифрового
обозначения отдела внутри Департамента, порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения
Министерства. Индексы дел обозначаются заглавными буквами русского
алфавита и арабскими цифрами. Например: П11-02-23, где П11 -
обозначение Департамента, 02 - обозначения отдела внутри Департамента,
23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений
Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
Министерства или структурного подразделения Министерства (автор
документа); название организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа); краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Министерства информационных технологий и связи Российской
Федерации (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при
Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения.
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией
Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти.
7.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в отделе делопроизводства ДОСД и в
структурных подразделениях Министерства.
7.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны немедленно передаваться исполнителем в отдел делопроизводства
ДОСД или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в
соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
отделом делопроизводства ДОСД.
7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях; в дела
структурных подразделений Министерства не должны помещаться документы,
подлежащие возврату в отдел делопроизводства ДОСД, лишние экземпляры,
черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии
в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Коллегии Министерства группируются в два дела:
протоколы и решения Коллегии; документы к заседаниям Коллегии.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
7.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства
ДОСД и соответствующих структурных подразделений Министерства, в
обязанности которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива Министерства.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(75 лет). Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 27);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение
N 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (Приложение N 29); подшивку или переплет дела; внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной
форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование
Министерства (фондообразователя); наименование структурного
подразделения Министерства; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата
дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование Министерства указывается полностью в
именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного
наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования; наименование структурного подразделения - записывается
название структурного подразделения Министерства в соответствии с
утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок
дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с
ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к
делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации
основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При
этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения.
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Министерства и работники,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
Дела, хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет,
а затем сдаются в архив Министерства.
7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя отдела делопроизводства ДОСД. Выдача дел работникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное
подразделение Министерства, индекс дела, дата его выдачи, кому дело
выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
Дела выдаются на временное пользование работникам структурных
подразделений Министерства на срок не более одного месяца. После
истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения Министра с
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи
подлинника.
VIII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Министерства являются федеральной собственностью и
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на
постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда
Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации,
относящихся к государственной собственности, и документов временного
(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также
документов по личному составу, их учета, использования, отбора и
подготовки к передаче на государственное хранение Министерство
образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства
включает работу отдела делопроизводства ДОСД и работников,
ответственных в структурных подразделениях Министерства за ведение
делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов
к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная
экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии (далее
именуется ЭК) в структурных подразделениях Министерства.
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и
руководителем структурного подразделения Министерства (для ЭК).
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным
архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным
методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной
власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До
минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях Министерства; выделение к уничтожению дел за предыдущие
годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архива Министерства. По
этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями
Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел
Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой дела
сдаются на государственное хранение в соответствующий федеральный
архив.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений Министерства
составляются по установленной форме (Приложение N 30) и представляются
в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения
дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения
Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома,
части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,
части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе,
части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том
приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой
на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения Министерства
подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается
с руководителем отдела делопроизводства ДОСД и утверждается
руководителем структурного подразделения Министерства.
При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел
до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения Министерства
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с
делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в
структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в
трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для
рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для
уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение N 31) производится после составления сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно.
Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только
после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется
ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного
хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела,
включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого
структурного подразделения Министерства указывается перед группой
заголовков дел этого подразделения.
8.2. Подготовка и передача документов в архив
8.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем
через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в
структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем
отдела делопроизводства ДОСД.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением
Министерства к передаче в архив Министерства работником архива
предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения Министерства обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом
Министерства в присутствии работника структурного подразделения
Министерства. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
заведующего архивом Министерства и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются базы данных,
содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в
опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Министерства, работник, ответственный за ведение
делопроизводства в данном структурном подразделении Министерства, в
период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям
дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
16 июля 2007 года
Приложение N 1
к п. 3.1.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
Об архивном деле в Российской Федерации
Глава 1. Общие положения
...
Глава 8. Международное сотрудничество
Статья 28. Международное сотрудничество в области архивного дела
Органы государственной власти, органы местного самоуправления,
государственные и муниципальные...
Президент
Российской Федерации
Приложение N 2
к п. 3.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА
УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
УКАЗ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Об утверждении Положения об Управлении Президента
Российской Федерации по внутренней политике
1. Утвердить прилагаемое Положение ------------------------------
----------------------------------------------------------------------
2. Признать утратившим силу:
----------------------------------------------------------------------
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к п. 3.3.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА
ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от "--" --------------- г. N -----
МОСКВА
О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан
Российской Федерации имеющихся у них государственных
казначейских обязательств СССР и сертификатов
Сберегательного банка СССР, размещенных на территории
Российской Федерации до 1 января 1992 года
В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О Федеральном
бюджете на 2004 год" Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые:
1. Правила выкупа...
2. Размеры средств...
Председатель Правительства
Российской Федерации И.Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
к п. 3.7.1.6
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Мининформсвязи России)
ПРИКАЗ
----------------------------------------------------------------------
-------------------------- г. Москва N -----------------------------
Приложение N 5
к п. 3.7.2.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Министр информационных
технологий и связи
Российской Федерации
---------- Л.Д. Рейман
Дата
ПОЛОЖЕНИЕ
О -----------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
----------------------------------------------------------------------
II. Задачи
----------------------------------------------------------------------
III. Структура
----------------------------------------------------------------------
IV. Функции
----------------------------------------------------------------------
V. Права
----------------------------------------------------------------------
VI. Взаимоотношения и связи
с другим структурным подразделением
----------------------------------------------------------------------
VII. Ответственность
----------------------------------------------------------------------
Руководитель
структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 6
к п. 3.6.10
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ МИНИСТРА,
ФОРМАТЫ А4, А5, А6
МИНИСТР
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Л.Д. Рейман
"--" ------- 2007 г.
Приложение N 7
к п. 3.6.10
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ СТАТС-СЕКРЕТАРЯ -
ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА, ФОРМАТЫ А4, А5, А6
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
А.В. Маслов
"--" ------- 2007 г.
Приложение N 8
к п. 3.6.10
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА,
ФОРМАТЫ А4, А5, А6
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Б.Д. Антонюк
"--" ------- 2007 г.
Приложение N 9
к п. 3.6.10
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА,
ФОРМАТЫ А4, А5, А6
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Д.А. Милованцев
"--" ------- 2007 г.
Приложение N 10
к п. 4.3.1.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ ДИРЕКТОРА ДЕПАРТАМЕНТА,
ФОРМАТЫ А4, А5, А6
ДИРЕКТОР ДЕПАРТАМЕНТА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ
И СПЕЦИАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
И.Г. Касаткин
"--" ------- 2007 г.
Приложение N 11
к п. 3.7.3.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ У МИНИСТРА
ПРОТОКОЛ
совещания у Министра информационных технологий и связи
Российской Федерации
Л.Д. РЕЙМАНА
----------------------------------------------------------------------
------------------------------- N -------------------------
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении плана...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Министр информационных
технологий и связи
Российской Федерации Л.Д. Рейман
Приложение N 12
к п. 3.7.3.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
У СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА
ПРОТОКОЛ
совещания у статс-секретаря - заместителя Министра
информационных технологий и связи
Российской Федерации
А.В. Маслова
----------------------------------------------------------------------
------------------------------- N -------------------------
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении плана...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Статс-секретарь - заместитель Министра
информационных технологий и связи
Российской Федерации А.В. Маслов
Приложение N 13
к п. 3.7.3.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
У ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА
ПРОТОКОЛ
совещания у заместителя Министра информационных технологий
и связи Российской Федерации
Б.Д. Антонюка
----------------------------------------------------------------------
------------------------------- N -------------------------
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении плана...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Заместитель Министра
информационных технологий и связи
Российской Федерации Б.Д. Антонюк
Приложение N 14
к п. 3.7.3.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА
ПРОТОКОЛ
совещания у заместителя Министра информационных технологий
и связи Российской Федерации
Д.А. Милованцева
----------------------------------------------------------------------
------------------------------- N -------------------------
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении плана...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Заместитель Министра
информационных технологий и связи
Российской Федерации Д.А. Милованцев
Приложение N 15
к п. 3.7.3.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
СОВЕЩАНИЯ У ДИРЕКТОРА ДЕПАРТАМЕНТА
ПРОТОКОЛ
Департамент организационной и специальной деятельности
----------------------------------------------------------------------
------------------------------- N -------------------------
Присутствовали:
Наименование должности - Фамилия И.О.
Наименование должности - Фамилия И.О.
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении плана...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям структурных подразделений...
II. О введении мер по...
---------------------------------------------
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Директор Департамента
организационной и специальной деятельности И.О.Фамилия
Приложение N 16
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО --
ИНФОРМАЦИОННЫХ |
ТЕХНОЛОГИЙ
И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Мининформсвязи России)
ул. Тверская, 7, Москва, 125375.
Справочная: 771-8100
По документам: 771-81-21
Факс: 771-87-18
Телетайп: 114158 MSRF RU
E-mail: office@minsvyaz.ru
Сайт: www.minsvyaz.ru
--------------- N --------------
на N ---------------------------
--
|
Приложение N 17
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО БЛАНКА ПИСЬМА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
MINISTRY FOR IN FORMATION TECHNOLOGIES AND COMMUNICATIONS
OF THE RUSSIAN FEDERATION
ул. Тверская, 7, Москва, 125375 7, Tverskaya str., Moscow,
Факс:+7(495)771-8734 125375, Russian Federation
Fax: +7(495)771-8734
----------------------------------------------------------------------
N ----------------- "--" -----------------
Приложение N 18
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО --
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ |
И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Мининформсвязи России)
МИНИСТР
ул. Тверская, 7, Москва, 125375.
Справочная: 771-8100
по документам: 771-81-21
Факс: 771-87-18
Телетайп: 114158 MSRF RU
E-mail: office@minsvyaz.ru
Сайт: www.minsvyaz.ru
--------------- N --------------
на N ---------------------------
--
|
Приложение N 19
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО
БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТР
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
MINISTER
MINISTRY FOR IN FORMATION TECHNOLOGIES AND COMMUNICATIONS
OF THE RUSSIAN FEDERATION
ул. Тверская, 7, Москва, 125375 7, Tverskaya str., Moscow,
Факс:+7(495)771-8734 125375, Russian Federation
Fax: +7(495)771-8734
----------------------------------------------------------------------
N ----------------- "--" -----------------
Приложение N 20
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО --
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ |
И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Мининформсвязи России)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ -
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ул. Тверская, 7, Москва, 125375.
Справочная: 771-8100
по документам: 771-81-21
Факс: 771-87-18
Телетайп: 114158 MSRF RU
E-mail: office@minsvyaz.ru
Сайт: www.minsvyaz.ru
--------------- N --------------
на N ---------------------------
--
|
Приложение N 21
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО
БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
STATE SECRETARY - DEPUTY MINISTER
MINISTRY FOR INFORMATION TECHNOLOGIES AND COMMUNICATIONS
OF THE RUSSIAN FEDERATION
ул. Тверская, 7, Москва, 125375 7, Tverskaya str., Moscow,
Факс:+7(495)771-8734 125375, Russian Federation
Fax: +7(495)771-8734
----------------------------------------------------------------------
N ----------------- "--" -----------------
Приложение N 22
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО --
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ |
И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Мининформсвязи России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ул. Тверская, 7, Москва, 125375.
Справочная: 771-8100
по документам: 771-81-21
Факс: 771-87-18
Телетайп: 114158 MSRF RU
E-mail: office@minsvyaz.ru
Сайт: www.minsvyaz.ru
--------------- N --------------
на N ---------------------------
--
|
Приложение N 23
к п. 3.5.5
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО
БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА МИНИСТЕРСТВА
Герб РФ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
DEPUTY MINISTER
MINISTRY FOR IN FORMATION TECHNOLOGIES AND COMMUNICATIONS
OF THE RUSSIAN FEDERATION
ул. Тверская, 7, Москва, 125375 7, Tverskaya str., Moscow,
Факс:+7(495)771-8734 125375, Russian Federation
Fax: +7(495)771-8734
----------------------------------------------------------------------
N ----------------- "--" -----------------
Приложение N 24
к п. 4.6.2
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ----------- 200-
(месяц)
---------------------------------------------------------------------------
| Документы | Количество документов | Всего |
|----------------------|----------------------------------|---------------|
| | Подлинники | тираж | |
|----------------------|-----------------|----------------|---------------|
|поступающие | | | |
|----------------------|-----------------|----------------|---------------|
|отправляемые | | | |
|----------------------|-----------------|----------------|---------------|
|внутренние | | | |
|----------------------|-----------------|----------------|---------------|
|Итого | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Начальник отдела
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А5 (148 х 210 мм)
Приложение N 25
к п. 7.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА
МИНИСТЕРСТВО
ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНИНФОРМСВЯЗИ РОССИИ)
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000
Москва
На ------- год
---------------------------------------------------------------------------
|Индекс| Заголовок | Кол-во | Срок хранения дела | ПРИМЕЧАНИЕ |
| дела | дела (тома, | дел | (тома, части) и N | |
| | частей) | (томов, | статей по перечню | |
| | | частей) | | |
|------|----------------|----------|-----------------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
делопроизводства ДОСД Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка
ответственное за архив) подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ----------
--------------- году в структурном подразделении
---------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
|--------------------------------------|-----|----------------------------|
| | |переходящих|с отметкой "ЭПК"|
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Постоянного | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в отдел делопроизводства ДОСД
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 26
к п. 7.1.3
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА
МИНИСТЕРСТВО
ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНИНФОРМСВЯЗИ РОССИИ)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
Министр информационных
00.00.0000 технологий и связи
Российской Федерации
Москва
--------- Л.Д. Рейман
На ------- год Дата
---------------------------------------------------------------------------
|Индекс| Заголовок | Кол-во | Срок хранения дела | ПРИМЕЧАНИЕ |
| дела | дела (тома, | дел | (тома, части) и N | |
| | частей) | (томов, | статей по перечню | |
| | | частей) | | |
|------|----------------|----------|-----------------------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Начальник отдела делопроизводства ДОСД Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом (лица,
ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от --------- N ---------- от ------------- N -------------
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ----------
------------- году в Министерстве
---------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |----------------------------|
| | |переходящих|с отметкой "ЭПК"|
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Постоянного | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|--------------------------------------|-----|-----------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Начальник отдела делопроизводства ДОСД Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 27
к п. 7.2.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО
И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива -------
код Министерства информационных
технологий и связи
Российской Федерации ----------
--------------------------
|Ф. N ---------- |
---------------------------------- |Оп. N ---------- |
---------------------------------- |Д. N ---------- |
---------------------------------- --------------------------
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО N ---- ТОМ N ----
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
----------------------------------------------------------------------
(ДАТА)
На ------- листах
Хранить ---------
--------------------------
|Ф. N ---------- |
|Оп. N ---------- |
|Д. N ---------- |
--------------------------
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 28
к п. 7.2.8
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N ----
В деле подшито и пронумеровано ------------------------------- лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ---------- пропущенные номера --------------
+ листов внутренней описи ---------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | NN листов|
|--------------------------------------------------------------|----------|
| 1 | 2 |
|--------------------------------------------------------------|----------|
---------------------------------------------------------------------------
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 29
к п. 7.2.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N --------
---------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата | Заголовок документа |Номера листов| Примечание |
|пп |документа|документа| | дела | |
|---|---------|---------|----------------------|-------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|---------|---------|----------------------|-------------|------------|
---------------------------------------------------------------------------
Итого ------------------------------------------------------ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ------------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 30
к п. 8.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНИНФОРМСВЯЗИ РОССИИ)
-----------------------------------------
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N -------
---------------------------------------------------------------------------
| N |Индекс| Заголовок | Дата | Количество | Срок хранения |Примечание|
|пп | дела |дела (тома, | дела | листов в деле | дела (тома, | |
| |(тома,| части) |(тома,| (томе, части) | части) | |
| |части)| |части)| | | |
|---|------|------------|------|---------------|---------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
|---|------|------------|------|---------------|---------------|----------|
---------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено ------------------------ дел с N --------------
(цифрами и прописью)
по N -----------------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2>
Начальник отдела делопроизводства ДОСД Протокол ЭК
структурного подразделения от ---------- N -----
Подпись И.О. Фамилия
Передал --------------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и --------------------------- регистрационно-контрольных картотек <3>.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял --------------------------- дел и -----------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
сотрудника архива Министерства Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> При наличии ЭК структурного подразделения.
<3> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 31
к п. 8.1.18
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
МИНИСТЕРСТВО
ИНФОРМАЦИОННЫХ УТВЕРЖДАЮ
ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Министр информационных технологий и связи
(МИНИНФОРМСВЯЗИ РОССИИ) Российской Федерации
АКТ ------------------ Л.Д. Рейман
---------- N ---------
---------------------- Дата
(место составления)
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ----------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
----------------------------------------------------------------------
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
-------------------------------------------------------------------------------------------
|N |Заголовок|Дата |Номера описей|Индекс дела |Количество|Сроки хранения|Примечание|
|пп|дела или |дела или|(номенклатур)|(тома, части) по| дел |дела (тома, | |
| |групповой|крайние |за годы |номенклатуре или| (томов, |части и номера| |
| |заголовок|даты дел| |N дела по описи | частей) |статей по | |
| | дел | | | | |перечню | |
|--|---------|--------|-------------|----------------|----------|--------------|----------|
| 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|--|---------|--------|-------------|----------------|----------|--------------|----------|
| | | | | | | | |
|--|---------|--------|-------------|----------------|----------|--------------|----------|
| | | | | | | | |
-------------------------------------------------------------------------------------------
Итого ------------------------- дел за ------------------------- годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ------------- годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК -------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ---------------- N -----------------).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ------- N ---------
Документы в количестве ------------------------------------------ дел,
(цифрами и прописью)
весом -------------- кг сданы в --------------------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ----------------------
N -------------------------------------.
Наименование должности работника Подпись Расшифровка
Министерства, сдавшего документы подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (отдела делопроизводства),
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)Страницы: 1 2 |