тиражированных документов под роспись (должность, фамилия, роспись).
5.11.4. Ответственность за тиражирование документов несут
заведующий отделом планирования и организации деятельности ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, инициатор
тиражирования (соответствующий руководитель структурного
подразделения) и оператор копировально-множительных машин.
5.12. Порядок оформления и выдачи копий документов.
5.12.1. Копии документов (выписки) по запросам сторонних
организаций выдаются с разрешения главного врача или его заместителей.
5.12.2. Запросы на выдачу копий документов регистрируются в
канцелярии Центра установленным порядком и представляются главному
врачу (его заместителям) для оформления резолюции. После получения
положительной резолюции запросы на выдачу копий документов передаются
исполнителю.
5.12.3. Копии документов, хранящихся в архиве, делает заведующий
архивом. Копии санитарно-эпидемиологических заключений на виды
деятельности и продукцию оформляются специалистами отдела организации
санитарно-эпидемиологических экспертиз и регистраций.
5.12.4. При оформлении копии (выписки) документа ставится
отметка: "Копия" или "Выписка из...".
Центр может заверять подлинность копий только тех документов,
которые создавались его структурными подразделениями. При заверении
соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" (без
кавычек) проставляют отметку о заверении, которая состоит из
заверительной надписи "Верно" (без кавычек), должности лица,
заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы,
фамилия) и даты заверения.
5.12.5. Должностное лицо, выполнившее копирование документа,
заверяет его подписью главного врача или его заместителя с приложением
первого экземпляра документа. Заверение копии документа заключается в
признании его соответствия подлиннику и оформляется по форме "Верно"
(без кавычек), наименование должности, личная подпись заверившего
копию, его инициалы и фамилия, дата заверения копии и печать.
5.12.6. Подготовленные архивные копии и выписки направляются в
адрес заинтересованной организации или лицу с сопроводительным письмом
за подписью главного врача Центра (заместителя).
5.12.7. Заверенные копии документов вместе с сопроводительными
письмами передаются в канцелярию Центра для направления их адресатам
установленным порядком.
5.13. Заверение документов печатью.
5.13.1. ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва (филиалы) имеет круглую печать с изображением Государственного
герба Российской Федерации. На документах, требующих особого
удостоверения их подлинности, ставится печать.
Все документы, предусматривающие наличие подписи главного врача
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва или
его заместителей (главных врачей филиалов), заверяются печатью Центра
(филиала). Кроме этого к документам, заверяемым печатью Центра
(филиала), относятся: все документы, подписанные главным врачом или
его заместителями; доверенности; извещения о кредитных операциях;
инструкции; исполнительные листы; командировочные удостоверения;
контракты и изменения к ним; образцы оттисков печатей и подписи
работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции;
договоры; представления к награждению и присвоению почетных званий;
Положения и уставы; приказы; гигиенические заключения; сметы расходов;
трудовые книжки; служебные удостоверения; характеристики и справки;
штатное расписание и изменения к нему.
5.13.2. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть подписи должности лица, подписавшего документ.
5.13.3. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее
хранение, определяются главным врачом приказом по Центру (филиалу).
5.13.4. Печати должны храниться в металлических шкафах. Ключи от
указанных шкафов должны находиться у должностных лиц, на которых
возложена ответственность за их правильное использование и надлежащее
хранение согласно приказу главного врача.
5.14. Порядок работы с документами "Для служебного пользования".
5.14.1. На документах, делах и изданиях (брошюра, книга,
методическое пособие), содержащих несекретные сведения ограниченного
распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования"
(далее - "ДСП"), а на документах и изданиях, кроме того, - номера
экземпляров.
5.14.2. Гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе издания и на первой странице
сопроводительного письма.
5.14.3. Определение необходимости проставления грифа "ДСП"
производится на основании инструкции о порядке учета, обращения и
хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения
ограниченного распространения: на документе - исполнителем и лицом,
подписывающим документ, а на издании - автором и руководителем,
утверждающим издание к печати.
5.14.4. Ответственность за организацию правильного ведения,
учета, хранения, размножения и использования документов и дел с грифом
"Для служебного пользования" несет главный врач Центра.
Ответственность за непосредственную работу с данными документами несет
заведующий канцелярией и руководители структурных подразделений,
работающие с ними.
Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и
использования таких документов, а также за неразглашением сведений,
содержащихся в них, возлагается на специальную часть отдела
организации мероприятий ГО и в условиях ЧС.
5.14.5. Сотрудники, имеющие отношение к работе с документами
"ДСП", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с данными
требованиями.
Всем исполнителям запрещается сообщать устно или письменно кому
бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах.
5.14.6. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "Для
служебного пользования" осуществляются делопроизводителем канцелярии
отдела планирования и организации деятельности Центра, ответственным
за данную работу.
5.14.7. При поступлении в Центр или его филиалы корреспонденции
"ДСП" проверяется количество листов и экземпляров документов, а также
наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в пакетах документов "ДСП" или приложений к
ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается
отправителю.
5.14.8. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние
документы "ДСП", которые должны учитываться по количеству листов, а
издания с грифом "ДСП" - поэкземплярно.
Документы с грифом "ДСП" после исполнения группируются в
отдельные дела.
5.14.9. Учет документов "ДСП" ведется в специальном журнале
отдельно от учета другой несекретной документации. Листы журналов
нумеруются, прошиваются и опечатываются.
5.14.10. На каждом зарегистрированном документе, а также на
сопроводительном письме проставляется штамп, в котором указываются
наименование организации, регистрационный номер и дата поступления
документа.
5.14.11. Размножение и рассылка документов и изданий с грифом
"ДСП" в Центре и его филиалах осуществляются только после письменного
разрешения главного врача специалистом специальной части отдела
организации мероприятий ГО и в условиях ЧС.
5.14.12. К работе с делами "ДСП" допускается ограниченный круг
должностных лиц в соответствии со списками, составленными специальной
частью и утвержденными главным врачом Центра.
5.14.13. Издания "Для служебного пользования", хранящиеся в
кабинете научно-технической информации могут выдаваться по
межбиблиотечному абонементу с разрешения главного врача (заместителя)
на основании письменных запросов руководителей структурных
подразделений, которым эти материалы требуются.
5.14.14. Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом
"ДСП" ежегодно проверяются с целью контроля наличия, возможности
передачи в архив, уничтожения или снятия грифа.
5.14.15. Проверка документов "ДСП" осуществляется специально
назначенной главным врачом Центра комиссией, возглавляемой
специалистом по защите информации специальной части. Результаты
проверки оформляются актом.
5.14.16. Документы, дела и издания "ДСП" должны храниться в
канцелярии и в кабинете научно-технической информации Центра в
отдельных шкафах.
Выданные для работы дела "ДСП" подлежат возврату в канцелярию или
в кабинет научно-технической информации в тот же день.
Передача документов "ДСП" другим сотрудникам запрещена.
5.14.17. Запрещается выносить документы, дела и издания "ДСП" из
служебных помещений Центра для работы на дому или в других местах.
Передача дел и должности при смене сотрудников, ответственных за
учет и хранение документов "ДСП", осуществляется через акт
приема-передачи, утверждаемый главным врачом.
5.15. Подготовка и передача дел в архив.
5.15.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и дела по личному составу через год после их окончания.
5.15.2. Передача дел структурных подразделений Центра
осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство, по
описям после проверки правильности их оформления в соответствии с
количеством дел, включенных в опись. Методическое руководство по
составлению описи осуществляет сотрудник архива.
5.15.3. Отсутствие дел, числящихся по номенклатуре, объясняется
справкой, которая подписывается руководителем структурного
подразделения и передается в архив вместе с описью. Опись и справка об
отсутствии дел составляются в двух экземплярах: один передается в
архив вместе с делами, другой остается в подразделении.
5.15.4. Дела, подлежащие сдаче в архив, оформляются с соблюдением
следующих правил:
- из дел изымаются лишние экземпляры и черновики документов, а
также документы временного хранения;
- дела прошиваются на 3-4 прокола через твердую обложку с учетом
возможности прочтения документов;
- в начале каждого дела подшивается титульный лист;
- все листы дела нумеруются арабскими цифрами.
5.15.5. Ответственность за своевременную сдачу дел в архив и
качественное составление описи несет руководитель структурного
подразделения.
5.15.6. Выдача документов и дел во временное пользование, а также
справок, копий документов и выписок из документов производится только
с разрешения главного врача Центра по письменным запросам.
Выдача документов из архива регистрируется в специальном журнале,
заведенном в архиве Центра.
5.15.7. Выдача документов из архива сторонним организациям на
основании письменного разрешения главного врача или его заместителей
оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах: один остается
в архиве, другой выдается получателю. Указанный акт подписывается
главным врачом или его заместителем. Подпись скрепляется гербовой
печатью.
5.15.8. Перед выдачей документов заведующий архивом проводит
проверку его названия на соответствие запросу, полноты документа, его
состояния и нумерации листов.
Архивные документы выдаются в структурные подразделения Центра на
срок, не превышающий 10 дней, в сторонние организации - 1 месяц.
5.15.9. Состояние возвращаемых документов проверяется в
присутствии сдающего. При выявлении недостачи листов или
неудовлетворительного состояния документа заведующий архивом
составляет акт в двух экземплярах, один из которых направляется в
адрес руководителя организации, временно пользовавшейся документом,
для привлечения виновных к ответственности.
После возвращения документов в акте, хранящемся в архиве,
делается соответствующая отметка.
6. Составление и оформление документов
6.1. Приказы и распоряжения.
6.1.1. В соответствии с постановлением Правительства РФ от
30.06.2004 N 322 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека"
Центр вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в
установленной для него сфере деятельности.
К документам нормативно-правового регулирования сферы
деятельности Центра относятся: приказы, распоряжения, положения и
инструкции.
6.1.2. Проекты приказов (распоряжений, инструкций, положений)
готовятся согласно указанию главного врача Центра или его заместителей
руководителями одного или нескольких структурных подразделений Центра.
При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за
подготовку проекта нормативно-правового документа, с учетом их функций
и компетенции и срок его подготовки. К подготовке нормативно-правовых
документов в обязательном порядке привлекается начальник юридического
отдела Центра.
Распоряжения, как правило, готовятся по текущим, оперативным
административно-хозяйственным вопросам (в соответствии с Перечнем
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, 2000 г. - срок хранения
приказов, распоряжений по основной деятельности - постоянно, по
административно-хозяйственным вопросам - 5 лет).
6.1.3. Проекты приказов (распоряжений, инструкций, положений)
должны иметь заголовки к тексту, которые формулируются в предложном
падеже и отвечают на вопрос: "О чем?". Заголовки пишутся в левой части
бланка над текстом документа.
6.1.4. Приказ должен содержать достоверную и аргументированную
информацию, соответствовать действующим законодательным и другим
нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно
отредактированным, конкретным и реальным.
6.1.5. Тексты приказов (распоряжений, инструкций, положений) и
приложений к ним печатаются в редакторе Word полужирным шрифтом Times
New Roman, размер шрифта N 13 или 14, на соответствующем бланке без
помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать
качественное воспроизведение средствами копировально-множительной
техники.
Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 13 или 14.
Точка в конце заголовка не ставится.
Не допускаются разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и
инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и
месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год -
четырьмя арабскими цифрами (без точки в конце даты). Например:
15.08.2006 N 47
Текст приказов (распоряжений, инструкций, положений) отделяется
от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом
размером N 13 или 14 через 1,5 (при большом объеме текста - через 1)
интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и
правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При частом повторении названий учреждений допускается после
однократного (первого) использования полного названия после ссылки
"Далее..." использовать однотипное сокращенное наименование.
6.1.6. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений,
инструкций, положений) на них делаются ссылки. На приложениях в правом
верхнем углу первого листа размером шрифта N 12 проставляется
следующая отметка:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу главного врача...
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится после текста
документа (на последнем листе приложения).
6.1.7. Текст проекта приказа (распоряжения) должен состоять из
двух частей: констатирующей (вводной) и распорядительной.
Констатирующая часть приказа (распоряжения) должна быть предельно
краткой и содержать только цель издания документа.
В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых
действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается
устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во
исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на
основании другого документа, то в констатирующей части указываются
наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и
заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений)
завершается словом (без кавычек): "приказываю:" (в приказах) или
"предлагаю:" и "обязываю:" (в распоряжениях), которые печатаются на
отдельной строке от нулевого положения курсора строчными буквами без
кавычек с двоеточием.
В констатирующей части приказа (распоряжения) допускается
приведение текста отдельных разделов документов вышестоящих органов.
6.1.8. Распорядительная часть приказа имеет повелительную форму
изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются
должностные лица, ответственные за их выполнение и устанавливаются
сроки исполнения.
Содержание распорядительной части приказа при необходимости
разделяется на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими
цифрами. Одному пункту или подпункту должно соответствовать одно
задание или поручение по конкретному вопросу со сроком исполнения.
6.1.9. Если поручение возлагается на структурное подразделение в
целом, то его наименование указывается в дательном падеже. Если на
конкретного руководителя, то соответствующий пункт приказа должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы
ставятся после фамилии) в дательном падеже.
В тех случаях, когда одному ответственному исполнителю необходимо
дать несколько разных заданий (поручений), подлежащих исполнению в
один и тот же срок, то исполнитель и срок исполнения указываются один
раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
6.1.10. Если распорядительный документ издается в дополнение к
ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или
отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана
соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с
указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа
(пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт
(предпоследний), который начинается словами "Признать утратившим
силу..." (без кавычек).
6.1.11. При оформлении совместного распорядительного письма
наименования учреждений располагаются на одном уровне, наименование
вида документа - центрованно, подписи руководителей федеральных
органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном
уровне.
Текст совместного распорядительного документа излагается от
первого лица множественного числа: "приказываем:" (без кавычек).
Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным
листом согласования.
Издавать совместные приказы, распоряжения и письма Управления и
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
запрещено.
6.1.12. В последнем пункте приказа (распоряжения) указывается
должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа или распоряжения в целом.
6.1.13. Перед подписанием проект приказа (распоряжения, письма,
инструкции, положения) визируется с целью согласования его содержания
с заинтересованными должностными лицами. При визировании кроме личной
подписи следует указывать ее расшифровку и наименование должности,
дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа
документа.
6.1.14. Приказы (распоряжения, распорядительные письма,
инструкции) визируются: руководителем структурного подразделения,
подготовившего их проект, начальником отдела планирования и
организации деятельности, заместителем главного врача, юристом,
руководителями заинтересованных структурных подразделений Центра
(деятельность которых затрагивается в проекте распорядительного
документа), а при необходимости - главным бухгалтером и начальником
планово-экономического отдела.
6.1.15. Контроль правильности оформления проектов приказов
осуществляет заведующий отделом планирования и организации
деятельности Центра.
Для организации данного контроля наличие визы заведующего отделом
планирования и организации деятельности следует считать обязательным
реквизитом любого проекта распорядительного документа Центра.
6.1.16. Отказ от визирования не допускается. Если согласующий
(визирующий) не согласен с текстом проекта приказа (распоряжения,
инструкции), то он делает запись: "Замечания прилагаются" и излагает
свои замечания на отдельном листе.
6.1.17. Оформленный таким образом проект приказа (распоряжения,
инструкции, положения) сдается автором для утверждения (подписания)
главным врачом Центра.
Утвержденный (подписанный) главным врачом Центра приказ
(распоряжение, инструкция, положение) сдается в канцелярию для
регистрации, подшивки в соответствующее дело, тиражирования и раздачи
(рассылки) заинтересованным должностным лицам.
Без визы заведующего отделом планирования и организации
деятельности приказы в канцелярии Центра не регистрируются.
6.1.18. Приказ (распоряжение, инструкция, положение) вступает в
силу с момента его утверждения (подписания), если в тексте документа
не указан другой срок.
Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ
(распоряжение, инструкцию, положение) после подписания.
6.2. Повестки и протоколы совещаний руководящего состава ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
6.2.1. Повестка оформляется на бланке организации (бланк
конкретного документа) и содержит следующие реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа, дата регистрации,
регистрационный номер, текст, подпись, визы ознакомления.
6.2.2. Решения, принимаемые на совещаниях главного врача Центра,
оформляются протоколами.
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во
время совещания, представленных докладчиками (выступающими) тезисов
докладов и выступлений.
Текст протокола совещания должен состоять из трех частей:
"слушали", "выступили", "постановили". При рассмотрении на совещании
нескольких вопросов в констатирующую часть протокола включается
повестка дня. При краткой форме записи протокола констатирующая часть
может начинаться со слов "Совещание, рассмотрев вопрос...".
Постановляющая часть протокола должна начинаться со слова
"постановили", которое пишется прописными буквами с новой строки от
нулевого положения курсора без кавычек.
6.2.3. Должностные лица Центра, привлекаемые к подготовке
докладов и выступлений на совещаниях согласно утвержденной повестке,
за 10 дней до совещания согласовывают тезисы доклада с заведующим
отделом планирования и организации деятельности; не позднее чем за 3
дня до даты проведения совещания представляют тезисы докладов
(выступлений). Проекты докладов подписываются заведующими структурных
подразделений (начальниками непосредственных исполнителей).
6.2.4. Протоколы совещаний руководящего состава ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва оформляются
заведующим отделом планирования и организации деятельности Центра,
исполняющим функции секретаря.
Основное содержание докладов и выступлений стенографируется в
специальном журнале или прилагается к нему. В последнем случае в
тексте протокола делается сноска: "Текст доклада прилагается".
На основании записей в вышеуказанном журнале, проведенных во
время совещания, в печатном варианте по установленной форме
оформляется протокол совещания. Текст протокола совещания строится по
образцу текста приказа.
6.2.5. Протокол подписывается председательствующим на совещании и
секретарем. Протоколы представляются председателю на подпись в течение
2 дней.
6.2.6. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать
дню проведения совещания. Протоколы должны иметь номера, которые
присваиваются в пределах календарного года.
6.2.7. Протокол совещания направляется исполнителям на следующий
день после его подписания:
- главным врачам филиалов Центра по факсу, электронной почте или
через ячейку в канцелярии Центра;
- руководителям структурных подразделений ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва через локальную сеть Центра
по адресу: W:/!!!obmen/ФГУЗ/Протоколы совещаний.
6.2.8. Принятые на совещании решения могут доводиться до
исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на
бланке приказа. На указанном бланке центрованным способом прописными
буквами пишут: "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА" (без кавычек), далее - название,
дата и номер совещания, повестка, решения, подпись, печать.
6.2.9. Подлинник протокола совещания подшивается в
соответствующее дело отдела планирования и организации деятельности.
6.2.10. Контроль исполнения поручений, изложенных в протоколах
совещаний руководящего состава Центра, возлагается на заместителей
главного врача, заведующего отделом планирования и организации
деятельности и главных врачей филиалов.
Порядок организации контроля исполнения аналогичен
вышеизложенному в пункте 5.8 данного Регламента.
6.3. Письма.
6.3.1. Письмо составляется в случае, если не существует других
способов решения вопроса, кроме письменного.
Служебные письма готовятся как:
- ответы о выполнении поручений;
- сопроводительные письма;
- отзывы и заключения на официальные документы;
- ответы на запросы организаций и частных лиц;
- инициативные письма по вопросам компетенции ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
6.3.2. Текст письма должен определять действия, выраженные
деловым языком, и содержать достоверную информацию. Содержание письма
должно быть увязано с официально изданными по данному вопросу
руководящими документами.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагаются причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции главного врача (его заместителей). При
подготовке ответа в его тексте обязательно указываются дата и номер
того письма, на которое дается ответ. В письмах, подготовленных на
основании документов других организаций или ранее изданных документов,
указываются их реквизиты: наименование документа и организаций, авторы
документов, регистрационные номера и заголовки.
Если письмо является составной частью переписки по одному или
группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер ранее
полученного документа, ответом на который настоящее письмо является.
Указанная ссылка печатается в начале текста документа: "В соответствии
с вашим поручением от 19.09.2001 N 175/6...", "Рассмотрев ваше письмо
от 19.09.2001 N 175/6...".
К тексту письма, оформленного в формате А5, заголовок не
проставляется.
6.3.3. Если письмо адресуется в организацию или управление, то их
наименования указываются в именительном падеже.
Если письмо адресуется руководителю организации или его
заместителям, то наименование организации должно входить в состав
должности адресата.
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала
следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый
адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, слово
"Копия" перед адресатом не проставляется. При направлении письма в
более чем четыре адресата подписывается первый экземпляр, который
размножается нужным тиражом, и на каждом экземпляре проставляется
адресат в соответствии с рассылкой.
Если письмо адресуется в несколько однородных организаций, то
адресование делается обобщенно ("Главным врачам филиалов ФГУЗ...").
Почтовый адрес не проставляется на письмах, отправляемых нарочным
в правительственные или вышестоящие организации.
6.3.4. Если текст письма содержит несколько решений и выводов, то
его следует разбивать на разделы и подразделы, пункты которых
нумеруются арабскими цифрами.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
"Уважаемый!..".
В письмах могут использоваться только официально принятые
сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений,
организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические
названия должны точно соответствовать официальным названиям.
При частом повторении названий учреждений допускается после
однократного (первого) использования полного названия после ссылки
"Далее..." использовать однотипное сокращенное наименование.
6.3.5. Для изложения оценки фактов и выводов следует использовать
форму изложения текста от первого лица единственного числа ("считаю
необходимым...", "предлагаю...", "прошу выделить..."), от первого лица
множественного числа ("просим направить...", "направляем на
рассмотрение..."), третьего лица единственного или множественного
числа ("считаем возможным...", "отдел осуществляет функции...", "в
состав Центра входят...", "комиссия установила...", "просим
направить...", "направляем на рассмотрение...").
6.3.6. Отметку об исполнителе следует оформлять в нижней части
лицевой стороны последнего (подписного) листа письма (Ф.И.О.
исполнителя, номер его телефона).
6.3.7. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование
должности лица, подписавшего документ (полное, если документ написан
не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках),
личная подпись и ее расшифровка.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами.
Датой письма является дата его подписания.
При подписании письма несколькими должностными лицами одной
организации их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне в левой и правой границах
текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под
наименованиями должностей через 1,5 межстрочного интервала, под
фамилиями указываются даты.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
письма, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Недопустимо подписывать документы с предлогом "За" или
проставленной косой чертой перед наименованием должности.
6.3.8. Письмо, подготовленное за подписью главного врача Центра
или его заместителей, оформляется на соответствующем бланке.
Если письмо оформлено на бланке главного врача ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, то его текст
излагается от первого лица единственного числа ("прошу...",
"направляю...").
При использовании должностного бланка должность не указывается.
Письма или другие документы, направляемые в адрес вышестоящих
организаций, подписываются главным врачом Центра или его
заместителями. Документы, направляемые в адрес Министра социального
развития и здравоохранения России, подписываются только главным врачом
Центра.
6.3.9. Письма информационного характера, направляемые в филиалы
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, могут
подписываться руководителями структурных подразделений Центра.
При этом руководители структурных подразделений Центра не могут
подписывать приказывающих, указывающих и нормативных документов.
6.3.10. При подписании письма и других документов, подготовленных
комиссией, указываются не должности лиц, их составивших, а
распределение обязанностей в комиссии.
6.3.11. Письма, подготовленные за подписью главного врача или его
заместителей, визируются аналогично изложенному в пунктах
6.1.13-6.1.15 данного Регламента.
6.3.12. Отметка о наличии приложений делается под текстом
документа. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то в
отметке указывается количество листов и экземпляров, например:
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Каждое приложение должно начинаться с нового листа. Текст
приложения при необходимости делится на пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. Текст приложения, имеющий цифровые
материалы, может оформляться в виде таблиц.
6.3.13. Перед представлением проекта письма на подпись
исполнитель обязан проверить правильность содержания, наличие
указанных приложений, необходимых виз и количество экземпляров.
6.3.14. Ответственность за правильность оформления писем и
соответствие текста реальному положению дел несет руководитель
структурного подразделения Центра, представивший проект письма на
подпись главному врачу или его заместителям.
6.4. Оформление служебных (докладных) записок.
6.4.1. Служебная (докладная) записка подается вышестоящему
руководителю по вопросам, требующим документального оформления, в
случае необходимости сообщения о проделанной работе или о состоянии
какого-либо вида работ. Существо вопроса излагается кратко с
аргументированным обоснованием (при необходимости с приложением
справочных или аналитических материалов).
Служебная записка используется также для переписки между
руководителями структурных подразделений.
6.4.2. Служебная записка оформляется на специальном бланке
(приложение N 10) и должна иметь следующие реквизиты: наименование
организации, наименование структурного подразделения, номер, дата,
подпись, фамилия и инициалы лица, которому она представляется, в
дательном падеже. Служебная (докладная) записка должна иметь
заголовок, отвечающий на вопрос: "О чем?".
6.4.3. Текст служебной (докладной) записки должен состоять из
двух частей. Первая часть повествовательная, может начинаться со слов
"Настоящим сообщаю...". Вторая часть характеризуется наличием выводов
и предложений и может начинаться со слова "Предлагаю...". При
необходимости вторая часть докладной записки может быть разделена на
пункты и подпункты.
6.4.4. Служебная (докладная) записка подписывается ее автором. В
подписи указываются наименование должности, личная подпись и
расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
6.5. Служебные телеграммы.
6.5.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам. Текст
передаваемых телеграмм должен быть предельно кратким. Предлоги, союзы,
местоимения и знаки препинания в тексте телеграммы не пишутся, если их
отсутствие не искажает смысла. Цифры в тексте следует писать словами.
6.5.2. В состав исходящей служебной телеграммы входят следующие
реквизиты: отметка о категории и виде телеграммы; адресат; рассылочный
номер, если телеграмма ответная; текст; исходящий номер; подпись.
Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с населенного
пункта.
Текст ответной телеграммы начинается с номера или индекса того
документа, на который дается телеграфный ответ, без добавления слов
"номер", "на ваш".
6.5.3. Ниже под чертой указываются: почтовый адрес и полное
наименование организации отправителя; должность, инициалы и фамилия
лица, подписавшего телеграмму; дата подачи телеграммы на телеграф.
Адресат телеграммы состоит из наименования пункта назначения,
телеграфного индекса и наименования получателя.
Текст телеграммы отделяется от адреса тремя интервалами.
Исходящий номер телеграммы ставится после текста или в одной
строке с подписью.
6.5.4. Телеграмма должна быть подписана и заверена печатью.
Подпись ставится в отдельной строке через 2 интервала от текста.
Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:
Руководитель
Поляков
6.5.5. При подаче многоадресной телеграммы подписывается первый
экземпляр, остальные экземпляры заверяются подписью "Верно" и печатью.
Визы ответственных исполнителей ставятся на экземпляре копии,
подшиваемой в дело. При передаче телеграммы более чем в четыре адреса
к телеграмме должен быть приложен текст рассылки, подписанный
исполнителем, с указанием адресов. Отправитель многоадресной
телеграммы должен сдать в отделение связи столько экземпляров
телеграмм, сколько адресов в ней указано.
6.5.6. Телеграммы, присланные в ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, в рабочее время принимаются
канцелярией отдела планирования и организации деятельности, в
нерабочее время - дежурным врачом-эпидемиологом.
Принятые дежурным врачом-эпидемиологом телеграммы передаются им в
канцелярию Центра при сдаче дежурства.
Принятые телеграммы регистрируются в канцелярии порядком,
установленным для входящих документов, и представляются главному врачу
Центра для рассмотрения и оформления резолюции.
После оформления резолюции делопроизводители канцелярии
ксерокопируют телеграмму и передают ее исполнителю согласно резолюции
главного врача.
6.6. Телефонограммы, служебные телефонные переговоры.
6.6.1. Телефонограмма передается для оперативного решения
служебных вопросов. Текст телефонограммы передается устно по каналам
телефонной связи. Текст телефонограммы не должен превышать 10 строк
(30 слов). В тексте следует избегать использования труднопроизносимых
слов, сложных предложений, словосочетаний и речевых оборотов.
6.6.2. Получатель телефонограммы записывает полученный текст в
специальный журнал с обязательным указанием фамилии передавшего,
перепечатывает его на бумагу в одном экземпляре и передает на
рассмотрение адресату.
6.6.3. Передаваемая по телефону телефонограмма составляется в
одном экземпляре, подписывается руководителем структурного
подразделения или руководством Центра в зависимости от адресата и
содержащейся в ней информации и после передачи подшивается в
соответствующее дело. Телефонограмма включает реквизиты: название
документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время
приема-передачи, должность и номера телефонов передающего и принявшего
телефонограмму.
Телефонограммы, подписываемые руководителями структурных
подразделений, могут оформляться и подписываться в специальном журнале
учета отправленных (принятых) телефонограмм.
6.6.4. Текст принимаемой телефонограммы, адресованной руководству
Центра, принимается по телефону N 687-40-35 секретарем главного врача
в рабочее время и дежурным врачом - в нерабочее.
Текст телефонограммы записывается в специальном журнале учета
телефонограмм, печатается в одном экземпляре и передается на
рассмотрение главному врачу, а в его отсутствие - его заместителям.
После рассмотрения и наложения резолюции телефонограмма передается
исполнителю.
6.6.5. После выполнения распоряжения, указанного в резолюции и
тексте телефонограммы, исполнитель делает на ней отметку о выполнении,
которая переносится в журнал учета приема (отправления) телефонограмм,
после чего телефонограмма подшивается в соответствующее дело.
6.6.6. Сотрудники Центра имеют право вести междугородние
служебные телефонные переговоры с городских телефонов Центра или в
служебных целях производить звонки на мобильные телефоны. Обязательна
регистрация телефона адресата и цели звонка в журналах регистрации
служебных телефонных переговоров. Журнал регистрации междугородних
переговоров находится у секретаря главного врача Центра (507 комната).
Журнал регистрации звонков на мобильные телефоны находится в
канцелярии отдела планирования и организации деятельности Центра (109
комната).
Незарегистрированные переговоры подлежат оплате в кассе Центра
как разговоры частного характера.
6.7. Положения, правила и инструкции.
6.7.1. Положения, правила и инструкции оформляются в том случае,
если в них устанавливается системно связанный между собой порядок
решения вопросов, отнесенных к компетенции Центра или его филиалов.
Положения, правила и инструкции утверждаются либо путем издания
распорядительного документа, либо грифом "Утверждаю". Приказ издается
в том случае, если нужно оговорить срок введения, перечислить
необходимые организационные мероприятия, указать ответственных
исполнителей.
6.7.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции,
в том числе визирование, подписание главным врачом и регистрация,
соответствуют вышеописанному порядку подготовки проектов иных
организационно-распорядительных документов.
6.7.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от
третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к
тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос: "О чем?" или
"Чего? (Кого?)", например:
"Должностная инструкция главного специалиста".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность
за нарушение установленных правил и процедур.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
6.8. Оформление и регистрация договоров (контрактов, соглашений)
на проведение возмездных работ и услуг.
6.8.1. Договорная деятельность ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва по проведению возмездных
работ и услуг осуществляется в соответствии с приказом Министра
здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 27
сентября 2004 года N 136 и приказом главного врача ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва от 23.06.2006 N 146.
6.8.2. Оформление проекта договора (контракта, соглашения) по
проведению возмездных работ и услуг осуществляет профильное
подразделение ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва, на которое возложена реализация функций и задач предмета
договора, в соответствии с требованиями законодательства Российской
Федерации (Регламент внутренней организации Роспотребнадзора, п. 10).
6.8.3. Проект договора (контракта, соглашения) оформляется,
визируется и подписывается в двух экземплярах.
6.8.4. Руководитель профильного подразделения является основным
исполнителем, персонально ответственным за подготовку проекта договора
(контракта, соглашения), проведение его специальной экспертизы, а
также организацию экономической и правовой экспертиз. Два последних
вида экспертиз осуществляются начальниками планово-экономического и
юридического отделов при представлении проекта договора (контракта,
соглашения) руководителем профильного структурного подразделения.
Проведение указанных экспертиз подтверждается наличием виз.
При наличии неурегулированных разногласий правового характера
начальник юридического отдела Центра докладывает о них главному врачу
или его заместителям.
6.8.5. Специальная экспертиза проекта договора по проведению
возмездных работ и услуг проводится непосредственно заведующим
профильным для предмета договора структурным подразделением. Виза
заведующего структурным подразделением подтверждает, что предмет
договора соответствует задачам, стоящим перед ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, условия договора отвечают
его интересам, а порядок и сроки исполнения соответствуют реальным
потребностям и возможностям.
6.8.6. Виза начальника планово-экономического отдела
подтверждает, что объемы бюджетного финансирования позволяют выполнить
финансовые обязательства в соответствии с представленным проектом
договора и не содержат неприемлемых условий по сроку и порядку
расчетов.
6.8.7. Виза начальника юридического отдела подтверждает, что
проект договора не противоречит действующему законодательству
Российской Федерации, не содержит двойного толкования и может быть
представлен на подпись главному врачу ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва или его заместителям.
6.8.8. В ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва правом подписи договоров обладают главный врач и его первый
заместитель. Главный врач (первый заместитель) подписывает два
экземпляра договора.
После подписания подлинника договора подпись главного врача
Центра заверяется гербовой печатью.
6.8.9. Договоры (контракты, соглашения) подготовленные сторонними
организациями, юридическими и физическими лицами, передаются для
организации проведения правовой, экономической и специальной
экспертизы в соответствующие профильные структурные подразделения
Центра, а затем оформляются, визируются и подписываются в
вышеизложенном порядке.
6.8.10. Два подлинных экземпляра договора (соглашения) с подписью
руководителя сторонней организации, заверенной печатью, исполнитель
(заведующий профильным отделом) представляет в отделение
научно-методической и договорной деятельности отдела планирования и
организации деятельности ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва для регистрации в специальном журнале учета с
присвоением номера и проставлением даты на каждом.
Минимальными реквизитами журнала регистрации договоров являются:
регистрационный номер, дата регистрации, заказчик, предмет договора
(виды выполняемых работ), стоимость договорных работ, срок действия
договора, исполнитель.
Один экземпляр утвержденного и зарегистрированного договора
отдается в профильное структурное подразделение Центра. Один экземпляр
- в организацию, с которой заключен договор. Ксерокопия экземпляра
договора хранится в отделе планирования и организации деятельности
Центра.
Договоры (контракты, соглашения), предусматривающие какие-либо
финансовые затраты, обязательно визируются главным бухгалтером Центра.
6.8.11. Контроль соблюдения сторонами договорных обязательств по
проведению возмездных работ и услуг возлагается на руководителя
структурного подразделения, профильного предмету договоры, и
заведующего бухгалтерией.
6.8.12. Руководитель структурного подразделения Центра ежегодно
не позднее 25 января, следующего за отчетным годом, представляет в
отдел планирования и организации деятельности ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва отчеты по установленной
форме (приложение N 11) о выполнении сторонами договорных обязательств
по ранее заключенным договорам.
Заведующий отделом планирования и организации деятельности Центра
обобщает представленную руководителями структурных подразделений
информацию и представляет до 10 февраля, следующего за отчетным годом,
итоговую справку на имя главного врача о выполнении договорных работ
за год.
6.9. Порядок подготовки договоров при закупке оборудования
(проведения услуг и работ) на конкурсной основе.
6.9.1. Руководители структурных подразделений Центра (филиала)
согласовывают вопрос закупки необходимого оборудования (проведения
работ и услуг) с главным врачом ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва (филиала) и подают в отдел организации
размещения государственных заказов заявки на приобретение товаров,
работ и услуг на сумму, превышающую максимально установленную
Центробанком по одной сделке (заявка филиала подается установленным
порядком за подписью главного врача филиала).
6.9.2. Отдел организации размещения государственных заказов
направляет заявки на экспертизу по принадлежности в отдел метрологии,
службу главного инженера или отдел компьютерных технологий и после
положительного заключения экспертизы осуществляет координацию по
размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание
услуг для нужд ФГУЗ и его филиалов на официальном сайте Министерства
экономического развития и (или) в информационно-аналитическом
бюллетене "Конкурсные торги".
6.9.3. Отдел организации размещения государственных заказов
обеспечивает деятельность Единой конкурсной комиссии, созданной в
целях реализации Федерального закона от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О
размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание
услуг для государственных и муниципальных нужд", путем проведения
торгов в форме конкурса и аукциона, а также без проведения торгов
путем запроса котировок.
6.9.4. Единая конкурсная комиссия выявляет победителя,
обеспечивающего лучшие условия исполнения государственного контракта
(по критериям минимальной цены и приемлемого для ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва уровня качества поставляемой
продукции, выполняемой работы, оказываемой услуги).
6.9.5. Начальник отдела организации размещения государственных
заказов ведет учет протоколов работы Комиссии и информирует служебной
(докладной) запиской с рекомендациями на заключение договора
руководителя структурного подразделения (главного врача филиала),
подавшего заявку на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг.
6.9.6. Подготовку проекта договора осуществляет подразделение
Центра (филиала), на которое возложена реализация функций и задач,
соответствующих предмету договора. Проект договора составляется в
соответствии с инструкцией "О порядке согласования, заключения и
контроля исполнения договоров на поставку (закупку) товаров, работ и
услуг для нужд ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва и его филиалов на конкурсной основе", утвержденной приказом
главного врача Центра от 30.06.2006 N 152.
6.9.7. Содержание проекта договора должно соответствовать общим
нормам гражданского законодательства и нормам специальных нормативных
правовых актов, регулирующих деятельность Центра.
6.9.8. Проект договора представляется на подпись главному врачу
(первому заместителю главного врача в пределах своей компетенции,
главному врачу филиала в пределах своей компетенции) после подписания
договора контрагентом.
6.9.9. Подписанные экземпляры договора исполнитель представляет в
юридический отдел для регистрации в журнале, который должен быть
прошит и пронумерован (приложение N 2), с проставлением номера и даты
на каждом экземпляре договора.
6.9.10. Оригинал договора, содержащий финансовые обязательства,
исполнитель представляет в бухгалтерию для исполнения обязательств по
оплате и хранению.
Оригинал договора, не содержащий финансовых обязательств,
хранится в структурном подразделении Центра, работником которого
является исполнитель.
6.9.11. Текущий контроль исполнения договорных обязательств
осуществляют исполнитель (в части реализации предмета, условий
договора и выполнения обязательств сторон) и бухгалтерия (в части
соблюдения размеров оплаты, сроков и порядка расчетов).
6.9.12. Последующий контроль исполнения договорных обязательств
осуществляет юридический отдел, который при выявлении фактов
неисполнения обязательств сторонами по договору представляет докладную
записку на имя главного врача или его заместителей для принятия
соответствующего решения.
7. Порядок проведения совещаний главного врача ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
с заместителями, руководителями структурных подразделений
и главными врачами филиалов
7.1. Проведение совещаний в ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва и его филиалах регламентируется планом
совещаний на месяц, утверждаемым главным врачом Центра (филиала).
7.2. Ответственность за организацию проведения совещаний с
руководящим составом ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва и его филиалов возлагается на заведующего отделом
планирования и организации деятельности.
7.3. Руководители структурных подразделений ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва и главные врачи филиалов,
отвечающие за подготовку рассматриваемых на совещании вопросов,
обязаны за 2 дня до совещания представлять в отдел планирования и
организации деятельности копии докладов (выступлений) по
рассматриваемым вопросам.
7.4. Заведующий отделом планирования и организации деятельности
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва имеет
право запрашивать у руководителей структурных подразделений Центра и
главных врачей его филиалов информацию, необходимую для организации
совещаний с руководящим составом.
7.5. Повестка совещания формируется заведующим отделом
планирования и организации деятельности Центра с учетом указаний
главного врача, его заместителей, предложений руководителей
структурных подразделений и главных врачей филиалов. Предложения по
повестке совещания формируются также на основании годового плана
деятельности Центра с учетом предложений Управления и складывающейся в
городе санитарно-эпидемиологической ситуации.
7.6. Повестка совещания может быть дополнена или изменена в
процессе подготовки совещания по представленной на имя
председательствующего служебной записке.
7.7. Подготовку помещений для проведения совещаний и их
техническое обслуживание обеспечивает главный инженер ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
7.8. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами.
8. Порядок подготовки и оформления решений и поручений
главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии
в городе Москве", г. Москва и его заместителей
8.1. При проведении совещаний под председательством главного
врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(его заместителей) принятые решения оформляются протоколом.
8.2. Проект протокола готовится заведующим отделом планирования и
организации деятельности, подписывается главным врачом (заместителем)
и передается участникам совещания.
Протоколы совещаний нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
8.3. Основная часть протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится
по схеме:
слушали-выступили-постановили (решили).
8.4. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, должны
формулироваться четко и конкретно: "Подготовить приказ...",
"Разработать рекомендации..." и т.п.
В поручении должен быть заложен механизм контроля его исполнения.
Срок исполнения указывается конкретной датой, состоящей из числа,
месяца и года. При этом поручения должны формулироваться так, чтобы не
нарушать принципа структурной подчиненности.
8.5. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным,
не допускающим двоякого толкования и оформляться как распорядительные
документы (приказы, распоряжения). Пункты и подпункты этой части
нумеруются арабскими цифрами 1.1; 1.2; 2.1; 2.2 и т.д.
8.6. После подписания главным врачом ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, протокол совещания
размножается в необходимом количестве и рассылается руководителям
заинтересованных структурных подразделений Центра и главным врачам его
филиалов.
8.7. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах
полномочий должностных лиц, их подписавших, являются обязательными для
исполнения всеми должностными лицами и сотрудниками ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва и его филиалов.
8.8. Контроль хода выполнения принятых на совещании решений
возлагается на заведующего отделом планирования и организации
деятельности и заместителей главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
9. Порядок подготовки и оформления плана проведения
совещаний ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва на месяц
9.1. Подготовка проекта плана совещаний на месяц осуществляется
заведующим отделом планирования и организации деятельности ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
9.2. Руководители структурных подразделений Центра представляют
свои заявки на проведение мероприятий не позднее 25 числа предыдущего
месяца.
9.3. Заведующий отделом планирования и организации деятельности
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
представляет план на утверждение главному врачу Центра не позднее 28
числа каждого месяца.
9.4. При планировании мероприятий следует учитывать:
- совещание руководителя Управления Роспотребнадзора по городу
Москве с заместителями, начальниками отделов, начальниками
территориальных отделов и главным врачом ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва проводится каждый второй
понедельник месяца в 14.00 (Графский переулок, д. 4/9);
- совещание руководителя Управления Роспотребнадзора по городу
Москве и главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва с заместителями, начальниками территориальных
отделов Управления Роспотребнадзора по городу Москве и главными
врачами филиалов Центра проводится каждый четвертый понедельник в
14.00 (Графский переулок, д. 4/9);
- совещание главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва с заместителями, заведующими отделами,
главными врачами филиалов проводится ежемесячно во второй и четвертый
вторники месяца в 10.00 (Графский переулок, д. 4/9);
- заседание Аттестационной комиссии Управления Роспотребнадзора
по городу Москве по аттестации специалистов со средним образованием на
присвоение квалификационных категорий проводится в третий четверг
месяца в зале 9 этажа в 14.00;
- заседание Аттестационной комиссии Управления Роспотребнадзора
по городу Москве по аттестации специалистов с высшим образованием на
присвоение квалификационных категорий проводится в четвертый четверг
месяца в зале 9 этажа в 14.00.
9.5. План совещаний ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва на месяц может быть дополнен или изменен по
представленной на имя первого заместителя главного врача Центра
служебной записке.
Служебная записка после визирования сдается в отдел планирования
и организации деятельности для внесения изменений в план проведения
совещаний и информирования о необходимости дополнительной подготовки
залов заведующим отделом ремонта и эксплуатации Центра.
9.6. Заведующий отделом планирования и организации деятельности
должен контролировать, чтобы дополнительно разрешенные совещания не
проводились одновременно в одних и тех же помещениях с ранее
назначенными, в том числе и структурными подразделениями Управления
Роспотребнадзора по городу Москве.
10. Порядок исполнения поручений
10.1. Главный врач ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва (его заместители) и главные врачи филиалов
направляют в структурные подразделения Центра (филиала) поручения по
вопросам, относящимся к их полномочиям.
10.2. Главный врач ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва (его заместители) и главные врачи филиалов
определяют круг исполнителей. Исполнитель, указанный в резолюции
первым, является ответственным исполнителем.
10.3. Ответственный исполнитель определяет порядок подготовки и
утверждения (согласования) материалов.
10.4. В целях организации исполнения поручения ответственный
исполнитель может образовывать рабочие группы в составе уполномоченных
представителей как Управления (территориального отдела), так и ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва или его
филиалов (по согласованию с главным врачом Центра или его филиала) и
проводить совещания с указанными представителями с распределением
функциональных задач.
10.5. В случае если основным исполнителем не обеспечено
исполнение поручения в установленный срок, он представляет главному
врачу ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(руководителю филиала) объяснения с обоснованием причин неисполнения
поручения.
10.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях
начиная с даты поступления документа в Центр или подписания документа
(приказа, распоряжения, протокола) руководством. Сроки исполнения
документов могут быть установлены в сопроводительном документе либо
устанавливаются руководителем в резолюции.
10.7. Сроки исполнения документов определяются главным врачом
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(филиала), его заместителями или руководителем Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (территориального отдела) исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством.
10.8. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный в документе срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "Срочно", - в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "Оперативно", - в 10-дневный срок;
- по поручениям Правительства Москвы по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства
Москвы, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства
Москвы, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, -
до 10 дней;
- остальные - в срок не более 30 дней.
Телеграммы и факсы, требующие срочного решения, рассматриваются
безотлагательно.
10.9. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим
этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем.
Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения
срока исполнения документа обратиться к лицу, установившему срок, с
просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока
должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если
срок установлен в документе.
10.10. Продление срока исполнения поручения Федеральной службы по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека,
Правительства Москвы допускается в исключительных случаях, когда
исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по
объективным причинам. В этом случае автору поручения представляется
мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой
даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в
10-дневный срок с даты подписания поручения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Запрещается устанавливать срок исполнения поручения, определяя
его с момента поступления документа в отделы.
10.11. Изменение срока документируется: проставляются новый срок,
дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы -
регистрационную карточку и электронную базу в компьютере.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет
право только вышестоящая организация, организация - автор документа.
10.12. Отсутствие своевременной информации о необходимости
переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального
хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный
срок.
10.13. Контроль исполнения поручений осуществляется отделом
планирования и организации деятельности ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
11. Порядок проведения научно-исследовательских работ
и подготовки аналитических данных по заданиям Управления
Роспотребнадзора по городу Москве
11.1. В соответствии с уставом Федерального государственного
учреждения здравоохранения "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва письмом Федеральной службы по надзору в сфере
защиты прав потребителей и благополучия человека от 14.03.2005 N
0100/1784-105-32 "О порядке взаимодействия" и Временным положением о
порядке взаимодействия Управления и Центра, утвержденным от
16.05.2005, Центр во исполнение решений Управления организует
проведение необходимых научных исследований по вопросам осуществления
надзора и контроля в установленной сфере деятельности. Кроме этого
Центр (его филиалы) по заданию Управления (его территориальных
отделов) для информирования государственных учреждений, органов
местной власти, населения, а также юридических лиц и предпринимателей
готовит аналитические данные и передает их в Управление
(территориальные отделы).
11.2. Организация научно-исследовательских работ в Центре
осуществляется в соответствии с основными направлениями, утвержденными
приказом главного врача Центра от 17.08.2005 N 86 "Об организации
научно-исследовательских работ".
11.3. Задание по подготовке аналитических данных, как и других
поручений, Центр (его филиалы) получает от руководителя Управления
(территориального отдела).
11.4. Поручение заведующим отделами Центра (его филиалов) для
подготовки аналитических данных выдается руководителями Центра
(главный врач, его заместители). В срочных случаях допускается
оперативный прием поручений от начальников отделов Управления
(территориального отдела) при условии одновременного оформления в
дальнейшем соответствующего поручения, подтверждающего данное задание
руководством Центра (филиала).
11.5. После получения поручения отделом Центра готовится план
подготовки аналитических данных, который согласовывается с начальником
соответствующего отдела Управления (территориального отдела).
11.6. При отсутствии необходимых сведений, в том числе данных
официальной статистики, результатов экспертиз и материалов контрольных
мероприятий, проведенных в рамках надзора, следует организовать
своевременное оформление запроса в соответствующие органы и
учреждения.
Проект запроса на получение недостающей информации оформляется от
имени руководителя Управления (территориального отдела) и передается
начальнику соответствующего отдела.
11.7. Подготовленные аналитические данные передаются руководителю
Управления (территориального отдела) с сопроводительным письмом за
подписью главного врача Центра (филиала).
12. Порядок работы с письмами (обращениями, заявлениями,
жалобами) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей
и граждан
12.1. Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения писем (обращений) граждан осуществляются
отделом организации надзора Управления (территориального отдела).
12.2. Участие в работе ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва (по поручению Управления) с письмами
(обращениями, заявлениями, жалобами) юридических лиц, индивидуальных
предпринимателей и граждан осуществляется в соответствии с Положением
о порядке взаимодействия Управления и Центра.
12.3. Все письма (обращения, заявления, жалобы) юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей и граждан по вопросам обеспечения
санитарно-эпидемиологического благополучия в городе Москве
принимаются, регистрируются и расследуются Управлением и его
территориальными отделами. Учет полученных писем (обращения,
заявления, жалобы), контроль сроков исполнения и анализ проведенной
работы также возлагаются на Управление (его территориальные отделы).
12.4. Непосредственно ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва и его филиалами принимаются письма
(обращения, заявления, жалобы) юридических лиц, индивидуальных
предпринимателей и граждан, касающиеся недостатков работы,
осуществляемой специалистами Центра и его филиалов в проведении
санитарно-эпидемиологических экспертиз, лабораторных и
инструментальных исследований и измерений.
12.5. Контрольные мероприятия с целью проверки фактов, изложенных
в письмах (обращениях, заявлениях, жалобах) юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей и граждан, осуществляются Управлением
Роспотребнадзора и его территориальными отделами. При этом Управлением
Роспотребнадзора (его территориальными отделами) принимается решение о
необходимости проведения лабораторных и инструментальных исследований
и измерений и направляется соответствующее поручение в ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва или его филиалы.
12.6. Специалисты ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва (филиалов) привлекаются к проведению мероприятий по
расследованию писем (жалоб, обращений, заявлений) юридических лиц,
индивидуальных предпринимателей и граждан (проведению экспертиз,
измерений, лабораторных и инструментальных исследований) на основании
распоряжения руководителя Управления Роспотребнадзора.
12.7. По результатам проведенных мероприятий ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (его филиалы) своевременно
представляет в Управление (территориальный отдел) материалы
экспертизы, протоколы исследований и измерений, испытаний,
токсикологических, гигиенических и иных видов оценок.
12.8. Управление Роспотребнадзора на основании проведенных
контрольных мероприятий, а также полученных от ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (его филиалов) результатов
санитарно-эпидемиологических экспертиз, лабораторных исследований и
измерений оформляет ответ заявителю и при необходимости направляет
предписания в адрес соответствующих должностных лиц по устранению
выявленных нарушений санитарных норм, контролирует их выполнение в
соответствии с действующим законодательством.
12.9. В ходе вышеуказанных мероприятий ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (его филиалы) в соответствии
с информационным письмом руководителя Управления Роспотребнадзора и
главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва от 11.07.2005 N 1-16-212 "О проведении экспертиз,
обследований, исследований, испытаний и токсикологических,
гигиенических и иных видов оценок" осуществляет проведение
санитарно-эпидемиологических экспертиз, лабораторных исследований и
измерений, испытаний, токсикологических, гигиенических и иных видов
оценок на безвозмездной основе.
12.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением
письменных обращений юридических и физических лиц, поступивших на
исполнение в структурные подразделения ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (его филиалы), осуществляют
заведующие соответствующими отделами и ответственный исполнитель.
12.11. Письменные обращения юридических и физических лиц,
поступившие в ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва (его филиалы), непосредственно связанные с деятельностью
Центра, подлежат обязательной регистрации в канцелярии отдела
планирования и организации деятельности (научно-методическом отделе
филиала или должностными лицами, исполняющими эти функции) с
использованием специального журнала независимо от того, поступили они
от заявителей по почте или на личном приеме граждан.
Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных писем
не допускаются.
12.12. Пересылка обращений юридических и физических лиц (жалоб)
на рассмотрение в отделы и лицам Центра, на действия которых поданы
заявления или жалобы, категорически запрещается.
12.13. Прием граждан главным врачом ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, его филиалов или их
заместителями ведется в установленные ими дни недели. Запись на прием
и организация приема обеспечиваются секретарем главного врача.
12.14. Организация исполнения решений по результатам приема
возлагается на отделы ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва, в компетенцию которых входят рассматриваемые
вопросы. Контроль исполнения решений по результатам приема
осуществляется отделом планирования и организации деятельности Центра.
12.15. Письма, содержащие вопросы, решение которых входит в
компетенцию Управления (территориального отдела), поступившие в ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва или его
филиалы (зарегистрированные в канцелярии Центра), направляются главным
врачом или его заместителями (главным врачом филиала) на рассмотрение
в Управление (территориальный отдел). Передача писем осуществляется
через канцелярию Центра.
В случае выявления (при первичной сортировке входящих писем)
документов, адресованных руководителю Управления (начальнику
территориального отдела), заведующий канцелярией Центра должен
передать их адресату без регистрации в своих журналах учета.
12.16. В канцелярии ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва контролируются сроки исполнения писем. Передача
писем из одного отдела в другой производится также через канцелярию
Центра.
Повторными считаются письма, поступившие от одного или разных лиц
по одному и тому же вопросу, а также жалобы на несвоевременное
рассмотрение писем. На каждое повторное письмо заполняется новая
регистрационная карточка.
12.17. Делопроизводство в ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва (его филиалах) по письмам юридических и
физических лиц ведется отдельно от служебных документов. Сроки
рассмотрения писем исчисляются со дня регистрации в канцелярии Центра
(филиала).
Письма юридических и физических лиц исполняются в следующие
сроки:
- письма, направляемые для окончательного разрешения в другие
органы, учреждения, предприятия, организации, - 5 рабочих дней;
- письма, которые можно разрешить непосредственно в отделах ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (его
филиалов), направив разъяснения, отказав или удовлетворив просьбу
заявителя, - до 15 дней;
- письма, требующие для их разрешения комиссионной проверки с
выездом на место, запроса документов, сведений, консультации
специалистов или других дополнительных действий, - до 30 дней.
В особо сложных случаях с разрешения заместителя главного врача
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(филиала) срок рассмотрения писем может быть продлен, но не более чем
на один месяц, с сообщением об этом адресату, лицу, подавшему
заявление или жалобу.
12.18. Заведующий отделом планирования и организации деятельности
Центра (научно-методического отдела филиала) осуществляет ежемесячный
анализ движения документов через канцелярию по их видам (и
ежеквартально представляет главному врачу ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (филиала) сведения о
результатах данного анализа).
12.19. Письма юридических и физических лиц считаются для
специалистов ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва (филиалов) исполненными при направлении материалов для
написания ответа по существу обращения в соответствующий отдел
Управления (территориального отдела).
12.20. Документы, связанные с рассмотрением письменных обращений
юридических и физических лиц, в отделах формируются в дела в
соответствии с их номенклатурой.
13. Порядок осуществления контроля исполнения документов
13.1. Централизованному (с использованием автоматизированных
систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат
служебные документы, поставленные на контроль руководством ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
13.2. Документы, подлежащие контролю, поступают в структурные
подразделения Центра, как правило, в день их регистрации или наложения
резолюции.
13.3. Контроль исполнения может осуществляться как оперативными
методами (выход на место, использование средств связи, организация
проверок и т.д.), так и традиционными методами (обеспечение информации
от исполнителя в виде справок, заключений и т.д.).
13.4. Канцелярия отдела планирования и организации деятельности
Центра периодически до истечения установленного срока исполнения
направляет исполнителям уведомления, перечень поручений, сроки
выполнения которых истекают в предстоящий период.
В порядке упреждающего контроля допускается запрашивать
информацию о ходе исполнения распорядительного документа или поручения
до истечения срока его исполнения.
13.5. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении
распорядительных документов (поручений) должностных лиц в канцелярию
|